De weg naar één Auditdienst Rijk

In het regeerakkoord van het kabinet Rutte in 2010 stond één zin die een grote impact zou hebben op de auditfunctie bij de Rijksoverheid: er moest één compacte rijksbrede en efficiënte auditorganisatie komen. Om dit doel te bereiken is in april 2011 een project gestart voor de samenvoeging van de auditdiensten van alle ministeries tot één dienst binnen het ministerie van Financiën. Dit heeft geleid tot de oprichting van de Auditdienst Rijk op 1 mei 2012.

Als trainee kreeg ik de kans om van dichtbij mee te maken wat er allemaal komt kijken bij zo´n rijksbrede fusie. Het projectbureau, waar ik deel van uitmaakte, was een spil in het project en vervulde diverse functies ter ondersteuning van de projectmanager. Mijn taak had vooral betrekking op de communicatie over het project. Dat is een hele interessante taak omdat je als lid van de werkgroep communicatie steeds vroegtijdig op de hoogte bent van nieuwe ontwikkelingen. Het is ook een moeilijke positie, omdat sommige onderwerpen gevoelig liggen en het niet altijd gemakkelijk is om de juiste toon aan te slaan. Daarbij komt ook dat dit traject gevolgen had voor een grote groep (zo´n 600) medewerkers die allemaal met hun eigen bril naar dit verandertraject kijken. Het is moeilijk om iedereen even goed te kunnen bereiken.

Om de betrokkenheid van de medewerkers te vergroten en meer te leren over wat er leeft, hebben we medewerkerbijeenkomsten georganiseerd. Op deze bijeenkomsten konden medewerkers vragen stellen aan de projectmanager en discussiëren over de kansen en bedreigingen in deze centralisatie. Deze discussies werden gevoerd in de vorm van een superbrainstorm, waarbij de medewerker steeds in nieuwe tweetallen werden samen gezet om te sparren over een nieuwe stelling of vraag. Uitkomsten werden plenair teruggekoppeld en alles wat gezegd werd ter plekke vastgelegd door een live-mindmapper. De medewerkerbijeenkomsten waren een succes. Het waren leuke bijeenkomsten waarbij men de kans kreeg om kennis te maken met nieuwe collega’s en ervaringen te delen. Daarnaast leverde de input en de vragen van medewerkers veel nieuwe informatie (en ideeën) die aangepakt konden worden in het project.

Het project is nu afgerond en de nieuwe dienst staat. Het is een grote dienst, dus heel zichtbaar. Dat biedt kansen om te laten zien op welke manier wij als auditors kunnen bijdragen aan een goed functionerende overheid.

Reageren op dit blogbericht? Log dan in in je Persoonlijk Dossier. Heb je nog geen Persoonlijk Dossier? Meld je dan aan.