Als ervaren organisatietalent versterk je het team van het secretariaat Concerndirectie Informatievoorziening en Openbaarmaking (CdIO) van het ministerie van Financiën in Den Haag. Houdt jij alle ballen gemakkelijk tegelijk in de lucht en vind je ontzorgen het leukste van jouw werk als managementassistent? Dan maken we graag kennis met je.
De dagelijkse ondersteuning van het managementteam: daar draait het in jouw functie om. Samen met drie andere managementassistenten vorm jij het secretariaat van de Concerndirectie Informatievoorziening en Openbaarmaking. Je helpt elkaar waar nodig, zorgt voor goede afstemming en vervangt elkaar bij afwezigheid. Je houdt elkaar goed op de hoogte van alles wat speelt zodat continuïteit verzekerd is. Binnen ons secretariaat hebben we de verschillende afdelingen van de directie onderling verdeeld. De exacte verdeling bepalen we graag in overleg met jou.
Geen werkdag is hetzelfde en één ding is zeker: jij hoeft je geen seconde te vervelen. Je ondersteunt het management in alle praktische zaken die komen kijken bij de start van een nieuwe collega binnen de directie tot aan het ondersteunen bij ziek- en betermeldingen. Wat deze functie extra leuk maakt, is dat je naast administratieve en coördinerende werkzaamheden, ook verschillende overleggen notuleert van het managementteam, afdelingsoverleggen en kleine projecten. Heldere en duidelijke notulen maken, daar krijg jij energie van.
Een greep uit jouw belangrijkste werkzaamheden:
- Je beheert de agenda’s en je stelt prioriteiten bij het maken afspraken. Zo plan je vergaderingen in en zorg je dat alles tot in de puntjes is geregeld voor afspraken of bijeenkomsten, van de catering tot het boeken van zalen en modereren van digitale bijeenkomsten.
- Je bent verantwoordelijk voor alle correspondentie en het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Denk hierbij aan telefoon- en e-mailverkeer en het behandelen van de post.
- Je ondersteunt afdelingshoofden bij de afhandeling van stukken. Ook het afstemmen en bewaken van deadlines hoort daarbij.
- Bij het secretariaat van de directie komen veel informatiestromen bij elkaar. Je speelt een belangrijke rol in de coördinatie van de stukkenstroom tussen Bedrijfsvoering, andere directies binnen de organisatie, de politieke en ambtelijke top en externe partijen zoals andere ministeries.