Het Nederlands Forensisch Instituut (NFI) in Den Haag levert kwalitatief hoogwaardige forensische diensten. Als proactieve en flexibele managementassistent zorg jij ervoor dat de divisie Chemische en Fysische Sporen (CFS) zich kan richten op de primaire taken. Hiermee draag jij bij aan een veiliger Nederland.
Samen met een collega bied je secretariële en administratieve ondersteuning aan de leden van het managementteam en de medewerkers van divisie CFS. Je maakt afspraken en stemt deze in goed overleg af, waarbij je de juiste prioriteiten stelt en daardoor bijdraagt aan een efficiënte tijdsplanning. Je organiseert uiteenlopende vergaderingen, je bewaakt de naleving van de gemaakte afspraken en routing en de termijnen hiervan. Omgaan met vertrouwelijke informatie, dossiers en documenten behoort tot je takenpakket.
In deze veelzijdige rol ben je verantwoordelijk voor het afhandelen van mail met betrekking tot sollicitatieprocedures. Hieronder vallen onder andere het versturen van ontvangstbevestigingen en het opstellen van afwijzingsbrieven. Daarnaast speel je een belangrijke rol bij het ontvangen en begeleiden van bezoekers. Je zorgt ervoor dat zij zich welkom voelen en de benodigde begeleiding ontvangen.
Een ander aspect van jouw functie omvat het regelen van vergaderzaal- en hotelreserveringen. Je bent verantwoordelijk voor een vlotte planning en coördinatie op dit gebied. Bovendien ben je betrokken bij het organiseren en plannen van evenementen binnen de divisie, ook in samenwerking met ketenpartners. Deze taken vereisen zorgvuldige planning en coördinatie om succesvolle evenementen te garanderen.
Ook bij het plannen van hercertificeringen zorg je voor een soepel verloop van deze belangrijke processen. Tot slot ondersteun je een deel van het bestelproces voor diverse diensten en goederen. Kortom, jouw functie omvat een breed scala aan taken, waarbij organisatorische vaardigheden en een proactieve houding essentieel zijn voor een succesvolle uitvoering.