Vanwege de groei in werkzaamheden binnen KOOP is behoefte aan een clustersecretaris voor de waardestromen “Officiële Publicaties” en “Shared Services”. De focus zal in eerste instantie liggen op het afhandelen van inkoop- en inhuurbehoeften, samen met inkopers van de centrale inkoopafdeling van Logius. Dit zal 80% van je tijd in beslag nemen. Daarnaast is behoefte aan ondersteuning op het gebied van contractzaken, financiële zaken en het opstellen van voortgangs- en verantwoordingsrapportages. Bovendien behoren secretariële werkzaamheden tot je taken.
Ten slotte sta je de manager bedrijfsvoering pro-actief bij in het uitvoeren van alle voorkomende taken op het gebied van personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, facilitaire diensten, communicatie en huisvesting.
Je neemt deel aan KOOP-brede bedrijfsvoeringsoverleggen, waar onder leiding van de manager bedrijfsvoering de kaders, processen en procedures op het gebied van de bedrijfsvoering binnen KOOP worden vastgesteld, bijgesteld en verbeterd. De clustersecretaris wordt voor deze taken aangestuurd door de manager bedrijfsvoering.
Taken
- Het vertalen van de inkoopbehoefte naar concrete offerteaanvragen en het begeleiden van het inkoopproces;
- Het ondersteunen bij contractzaken, procesafstemming en archivering;
- Het ondersteunen van de waardestromen op inhoudelijk, procesmatig en bedrijfsvoeringterrein, inclusief (financieel)beheer/monitoring, inkoopproces, contractzaken en managementinformatie;
- Het opstellen van planningen, voortgangs- en verantwoordingsrapportages;
- Het desgevraagd organiseren, verslagleggen en bewaken van actiepunten van overleggen en events;
- Algemene managementondersteuning, denk aan secretariële taken zoals agendaplanning e.d.