Het registreren van alle Nederlandse ondernemingen, voorlichting geven en ondersteuning bieden aan (startende) ondernemers. Dat zijn de belangrijkste taken van de Kamer van Koophandel (KvK). ICT’ers Tine Selhorst en Ringo Cheung vertellen over de ambitieuze plannen van de KvK om ondernemers op digitale wijze nog beter te helpen.
Digitaal ondernemen door de Kamer van Koophandel
Tine Selhorst
ICT-architect - Kamer van Koophandel
Ringo Cheung
Ontwikkelaar / software developer - Kamer van Koophandel
Online ondernemen
Als organisatie heeft de Kamer van Koophandel (KvK) een grote optimalisatieslag achter de rug. In 2014 gingen 14 zelfstandige organisaties op in 1 landelijke KvK. ‘De behoefte aan fysieke contactpunten nam af, de meeste ondernemers zijn digitaal georiënteerd’, vertelt ICT-architect Tine. ‘Nog steeds is een bezoek aan de KvK nodig als ondernemers een bedrijf willen starten. Maar een aantal mutaties in het Handelsregister, het aanvragen van een uittreksel of het deponeren van jaarstukken: dat kan online.’ Ontwikkelaar Ringo: ‘Deze digitaliseringstrend dendert voort. Dat vraagt veel van onze ICT-organisatie. We zijn constant aan het vernieuwen en doorontwikkelen.’
Handelsregister
Inschrijven in het Handelsregister is een wettelijke verplichting voor ondernemingen. Meer dan 240.000 nieuwe ondernemingen werden in 2016 geregistreerd. In het Handelsregistersysteem wordt alle informatie verwerkt. Van nieuwe inschrijvingen tot mutaties. Daar komt heel wat bij kijken. Ringo: ‘We controleren of de opgegeven informatie juist is, of mensen die het opvoeren ook gerechtigd zijn om dat te doen.’ De organisatie controleert ook of er daadwerkelijk sprake is van bedrijfsactiviteiten bij vestigingen die bij de KvK geregistreerd staan. Zo niet, dan wordt het bedrijf uitgeschreven. Door een koppeling tussen het handelsregistersysteem en de systemen van de Belastingdienst hoeven ondernemers zich daar niet apart in te schrijven en ontvangen ze automatisch een btw-nummer. ‘
Dagelijkse wijzigingen van data
‘Door de complexiteit van het ICT-landschap gaan aanpassingen aan het Handelsregistersysteem nu nog moeizaam en niet zo snel als we willen, daarom werken we hard om slagvaardiger te worden. Een aanpassing gaat nu door een OTAP-straat: ontwikkeling, test, acceptatie, productie. Het kan enkele dagen duren voordat een aanpassing is doorgevoerd’, vertelt Ringo. ‘Dat is een risico’. In het Handelsregister kun je nagaan of een bedrijf volgens de wet staat ingeschreven. En of de personen die een bedrijf vertegenwoordigen, echt bevoegd zijn. ‘Het wijzigen van die data gebeurt dagelijks en op het moment dat een KvK-medewerker een wijziging aan de data doorvoert in het Handelsregistersysteem dan is de wijziging nagenoeg direct verwerkt in het systeem’, aldus Tine.
Nieuwe applicaties ontwikkelen
Naast doorontwikkeling van het Handelsregistersysteem staat de bouw van nieuwe applicaties en systemen hoog op het prioriteitenlijstje van de organisatie. ‘Op dit moment ontwikkelen we Ciber: een systeem om te controleren of iemand die zich inschrijft, geen bestuursverbod heeft’, aldus Ringo. Tine legt uit: ‘Wanneer iemand allerlei bedrijfjes opricht en mensen geld afhandig maakt, dan kan de rechter bepalen dat hij geen bedrijven meer mag oprichten. Als die persoon de volgende dag bij de KvK staat, dan kan onze collega bij de balie dankzij Ciber meteen zien dat hij zich niet mag inschrijven.’
Internationale samenwerking
Een ander team houdt zich bezig met de bouw van het Business Register Interconnection System (BRIS). ‘Hiermee wordt het Handelsregistersysteem gekoppeld aan de systemen van andere Europese Kamers van Koophandel’, vertelt Ringo. Zo is het mogelijk om bij je eigen Kamer van Koophandel informatie op te vragen over buitenlandse ondernemingen. Tine vult aan: ‘En met ons nieuwe Docker-platform kunnen we nog beter applicaties ontwikkelen en sneller testen hoe specifieke software werkt. Dit is een heel interessant vernieuwingstraject; je kunt veel soepeler werken.’
Startersdagen en events
De KvK helpt ondernemers ook bij het ondernemen. ‘Onze website is zowel een toegang tot het Handelsregister als een platform waar ondernemers informatie vandaan halen. Bijvoorbeeld over het starten van een bedrijf, exporteren naar het buitenland, of regelgeving’, licht Tine toe. ‘Ook promoten we hier onze events.’ Zo organiseert de KvK startersdagen en diverse zzp-events. Ondersteuning vanuit de ICT is hierbij hard nodig – onder andere door het realiseren van webinars of speciale websites. Voor bijeenkomsten kunnen mensen zich online aanmelden. Deelnemers hoeven geen toegangskaartjes te printen maar kunnen via een QR-code op hun mobile device hun aanmelding laten zien.
Ruim baan voor een nieuwe generatie
Tine en Ringo voelen zich thuis bij de KvK. Niet alleen vanwege de innovatiedrang, de focus op verbetering en doorontwikkeling en het gebruik van nieuwe systemen en technologieën. ‘Er wordt waarde gehecht aan de denkwijze van een nieuwe generatie. Je krijgt daardoor de kans om je met dingen te bemoeien waarvan je dacht dat je daar eerst wel 10 jaar werkervaring nodig voor zou hebben. Al die jonge mensen brengen ook leven in de brouwerij. Collega’s – jong en oud – zien elkaar ook buiten het werk en gaan bijvoorbeeld met elkaar wielrennen’, vertelt Tine. ‘Ik kan me niet voorstellen dat ik hier snel uitgekeken raak’, besluit Ringo.