Inkopen voor 162 ambassades wereldwijd

Aanbesteden

‘We moeten ophangen, want ik heb zo een contractbespreking met Chicago.’ Miraida heeft het hartstikke druk. Net als haar collega Angelique is ze senior inkoopadviseur bij het ministerie van BZ. Dit ministerie heeft een eigen inkoopafdeling met 12 inkoopadviseurs en 6 contractbeheerders. Angelique: ‘Onze focus ligt op meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures maar met de karakteristieken van een Europese aanbesteding. Wat dat betreft zijn we een vreemde eend in de bijt, maar we werken natuurlijk wel zoveel mogelijk in lijn met het rijksbeleid. Zo staat ook bij ons Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) centraal. We passen de Europese wet- en regelgeving samen met de MVI-criteria, Internationale Sociale Voorwaarden (ISV) en duurzaamheid toe in de internationale context.’

Lokale partijen

Voor aanbestedingen buiten de Europese Unie (EU) hoeft de inkoopafdeling van het ministerie van BZ namelijk niet altijd aan de publicatieplicht te voldoen, zoals dat wel geldt voor opdrachten binnen de EU. Angelique: ‘Reden is dat we voor een opdracht die ver buiten de EU moet worden uitgevoerd, lokale partijen nodig hebben. Lokale partijen zijn op de hoogte van lokale standaarden en wet- en regelgeving, bijvoorbeeld om een correcte vergunning te kunnen krijgen bij bouwprojecten.’

‘De lokale omstandigheden zijn bepalend voor de mate van complexiteit en de risico’s bij het aanbesteden. Dat maakt elke opdracht anders’

Angelique van Aarden

Maatschappelijk verantwoord Inkopen

Voor veel aanbestedingen worden dus van tevoren enkele partijen geselecteerd die bekend staan als betrouwbaar. Inkoop selecteert vervolgens samen met de interne opdrachtgever de beste partij. Angelique: ‘Een MVI-procedure kan wel een jaar duren, want je wilt een solide partij contracteren. Gevoelige informatie over onze ambassade in een oorlogsgebied overleg je natuurlijk niet aan de eerste de beste aannemer.’

Internationale Sociale Voorwaarden

Naast betrouwbaarheid is duurzaamheid een zwaarwegend criterium. Miraida: ‘Duurzaamheid is belangrijk voor ons. Buitenlandse leveranciers moeten aan de internationale sociale voorwaarden voldoen, maar dat is lastig in sommige landen. Als wij bepalen dat een bewaker maar 8 uur per dag mag werken, klust hij nog 3 uur bij de buurman bij. Want hij moet inkomsten hebben. Dus wat spreek je af? Dat maakt internationaal inkopen complex en tegelijkertijd zo interessant.’

Ambassades en dienstwoningen

Angelique doet voornamelijk bouw- en verbouwwerken van ambassades en dienstwoningen. ‘De lokale omstandigheden zijn bepalend voor de mate van complexiteit en de risico’s bij het aanbesteden. Dat maakt elke opdracht anders. Er zijn landen die in economisch en politiek opzicht instabiel zijn of in burgeroorlog verkeren, of zelfs stateloos zijn. Dan moet je er bijvoorbeeld zorg voor dragen dat lokaal ingezette kruiers van de aannemer een leefbaar loon ontvangen en ze zo nodig dagelijks krijgen uitbetaald.’

Spinazie tussen de tanden

De inkoopafdeling bedient 162 Nederlandse ambassades wereldwijd en het ministerie in Nederland zelf. Miraida is gespecialiseerd in leveringen en diensten, zoals schoonmaak en beveiliging. ‘Zo heb ik voor meerdere ministeries de aanbesteding verzorgd van hoogwaardige catering voor buitenlands hooggeplaatst bezoek. Bij de selectie van een cateraar mocht ik een proeverij begeleiden. Serveert de cateraar spinazie? Een minpunt, want dat blijft tussen tanden zitten. Kan de gast het hapje in één keer in de mond doen? Dat is weer een pluspunt. Dat soort projecten zijn erg leuk.’

‘Werken bij Buitenlandse Zaken heeft mij geleerd om open en zonder oordeel te luisteren naar anderen. Ook als hun wereldbeeld totaal anders is dan dat van mij’

Miraida Lourens

Wereldbeeld

Speciale vereiste voor deze baan is een talenknobbel. Iedere inkoopadviseur spreekt minstens 1 vreemde taal. Daarnaast is een groot gevoel voor culturele verschillen onmisbaar. Miraida: ‘Dat gevoel ontwikkel je ook met de tijd. Ik heb ervaren dat Britten netjes en serieus zijn. Na al die jaren noemen ze me nog steeds Mrs. Lourens. Terwijl Italianen tijdens een zakelijk gesprek zomaar over je mooie ogen kunnen beginnen. Werken bij Buitenlandse Zaken heeft mij geleerd om open en zonder oordeel te luisteren naar anderen. Ook als hun wereldbeeld totaal anders is dan dat van mij.’

Balans

Het werk vraagt vaak om een andere kijk op zaken die in Nederland vanzelfsprekend zijn. Miraida: ‘Voor elk land moet je eigenlijk elke keer weer een andere bril opzetten. Als wij schoonmaakpersoneel in een Afrikaans land betalen naar Nederlandse normen, dan verstoor je de balans in de samenleving. Als het contract afloopt, moet de schoonmaker weer terug naar de ‘oude’ levensstandaard. Dit werk vergt enorm veel zorgvuldigheid en gevoeligheid.’

Collega’s overal

Angelique: ‘Natuurlijk zijn er meer internationaal georiënteerde ministeries. Maar als inkoper bij Buitenlandse Zaken is je speelveld letterlijk de hele wereld.’ Ook waardevol: de twee inkoopadviseurs bouwen een wereldwijd netwerk op. Miraida: ‘Ambassademedewerkers rouleren in de regel om de zoveel jaar van land. Dus soms kom ik een collega met wie ik eerst in India samenwerkte een paar jaar later in Washington tegen. Zij ‘reizen’ over de hele wereld.’

Warm bad

Komt het op sparren aan dan zijn de collega’s van hun eigen afdeling altijd dichtbij. ‘Hier werken voelt als een warm bad’, zegt Miraida. ‘Regelmatig zoeken we elkaar online op en we doen allerlei challenges via de app nu we thuis moeten werken. Er is veel vrijheid: iedereen denkt mee over het afdelingsbeleid. Werken buiten de kaders van je functie geeft extra glans aan je ontwikkeling. En daarnaast geeft het een impuls aan de verdere professionalisering van onze afdeling. Als inkoper bij BZ ben je echt nooit uitgeleerd.’