Razendsnel drones in huis dankzij dronecatalogus

Ging een militair voorheen vooral met een verrekijker op pad, tegenwoordig laat hij of zij een drone opstijgen om het veld te verkennen. Drones zijn onmisbaar geworden in het werk van het ministerie van Defensie. Maar hoe zorg je ervoor dat je altijd met de nieuwste modellen werkt? Contractmanager Simone van den Akker en haar team bedachten de oplossing: de dronecatalogus. Onderdelen binnen Defensie kiezen uit de nieuwste modellen zonder dat er voor elk exemplaar een lang inkooptraject nodig is.

3.0-versie

Simone: ‘Drones worden voor allerlei taken ingezet: om het veld te verkennen, een doelwit in de gaten te houden, een object te beveiligen. Belangrijk is dat onze drones state-of-the-art zijn en veilig te gebruiken.’ De vraag vanuit het ministerie van Defensie nam toe, terwijl het aanbod snel ontwikkelde. Een uitdaging voor inkoop. Simone: ‘Inkooptrajecten kunnen lang duren. Terwijl de technologische ontwikkelingen in de jonge dronemarkt razendsnel gaan. Dat kan betekenen dat je een model 1.0 krijgt, terwijl leveranciers in de tussentijd al een 3.0-versie hebben ontwikkeld. Zonde, want zo koop je drones in die al zijn ingehaald door betere versies.’

Bekijk de video met Simone

Bekijk de video en meld je aan voor updates zodat we je kunnen informeren over werken als inkoopprofessional bij de Rijksoverheid en vacatures kunnen toesturen.

Ik ben André Weimar. Ik ben op reis door het hele land bij alle inkopers van de rijksinkoop om interessante inkooptrajecten te gaan ervaren. Deze aflevering gaat over de inkoop waarbij digitalisering dominant is. Tijdens de coronacrisis hebben we met zijn allen gemerkt wat een enorme versnelling dat heeft opgeleverd als het gaat om het digitale verkeer. Die hefboom moeten we echt blijven benutten de komende jaren. Dus de kans die we krijgen uit deze crisis is om die digitalisering ook weer als hefboom te laten functioneren. En nu ben ik op weg naar een heel interessant digitaliseringsproject. En vandaag op bezoek bij jouw inkoopproject: het zoek en vind systeem. Het lijkt me een hele klus. Ik was heel benieuwd wat er allemaal aan vast zit. Wat er hier straks gaat gebeuren is dat iedere rijksmedewerker, die heeft een telefoon en daar staat een app op en met die app kun je een werkplek reserveren. Op zo’n manier op een werkplek kunnen landen betekent dat we onze kantoren echt heel slim kunnen gaan gebruiken. Dat klopt. Medewerkers van de Rijksoverheid kunnen straks gewoon thuis bedenken waar ze willen gaan werken. Is dat het kantoor om de hoek, in Den Haag? Is mijn team er ook? Wat zit er nou voor jou als inkoopadviseur aan vast, als het gaat om de advisering van dit inkooptraject? De complexiteit, het feit dat het best wel uitdagend is qua IT, maar ook het stakeholder netwerk. Het aantal partijen wat als opdrachtgever meedraait, dat is ook groot. En daarnaast, we hebben ook haast. Want in september moet dit project naar de markt toe. Wat maakt het nou voor jou zo leuk? Het is de tastbaarheid. Dus het feit dat je het kunt zien dat er op iedere werkplek zo’n sensor komt. Maar ook gewoon de omvang. De overheid heeft 5 procent van de Nederlandse kantorenmarkt in handen. Het is reusachtig groot. Op het moment dat straks honderdduizend rijksmedewerkers een app hebben die door toedoen van mijn aanbesteding is aangekocht. Dat is super. De potentie die er in zit is natuurlijk giga. Vergaderfacilitieten kunnen gereserveerd worden, er zit natuurijk nog veel meer slimme technologie achter. Ook als het gaat om het gebruik van je kantoren. Wat is de intensiteit ervan, onderhoud, schoonmaak. Kortom, mega interessant project. We zijn nu op weg naar Den Helder naar een inkoopproject met drones als onderwerp. Ook weer een interessant digitaal inkoopproject. We gaan op pad om te bekijken hoe dit project ook weer het centrum kan zijn van een digitale ontwikkeling. We zijn hier op de Marinebasis in Den Helder. De Marine is een van de partijen die is aangesloten bij het raamcontract voor drones wat wij hebben afgesloten. Ik ben bezig geweest met een contract voor het inkopen van drones. Wat we eigenlijk merkten bij DMO is dat we continu achter de feiten aanliepen met het aankopen van drones. Het is natuurlijk best wel een technologie die snel gaat. Als wij een aanbesteding op de markt hadden gezet, nou ja, zodra de aanbesteding was afgelopen hadden we versie 3.0 en wij als Defensie kregen versie 1.0. Dus we hadden zoiets: hier moeten we iets mee. Dus toen hebben we eigenlijk met een projectteam binnen DMO de catalogus ontwikkeld. Dat is eigenlijk een raamcontract met daarin alleen maar drones. Die we twee keer per jaar vernieuwen zodat we eigenlijk altijd de mogelijkheden hebben over de laatste technologische ontwikkelingen. Het is echt een heel intensief traject geweest. En als ik dan kijk hoe we dat met elkaar uiteindelijk hebben kunnen doen en wat het resultaat is dan ben ik daar het meest trots op. En zelf vind ik het vooral heel erg belangrijk om inkoop binnen Defensie te doen. Ik vind Defensie gewoon een hele mooie organisatie. Je weet waar je mee bezig bent. Uiteindelijk beschermen wat ons dierbaar is en dat je daar een bijdrage aan kan leveren in het inkoopdomein is heel mooi. Als je meer van ons wilt weten, ga naar onze website. Dan kun je zien wat voor inkoopavonturen wij beleven in de rijksinkoop. Zeer de moeite waard.

Catalogus

Om altijd verzekerd te zijn van de nieuwste type drones, moest er dus een andere manier van inkopen worden bedacht. Simone: ‘De oplossing werd een dronecatalogus. In deze catalogus staat een selectie van de nieuwste type drones. Doel is dat we snel de beschikking hebben over drones die precies aansluiten bij onze operationele inzet. Het aanbod wisselt dus voortdurend. Operationele eenheden kiezen nu zelf welke drone zij willen en kunnen met een klik op de knop binnen 3 maanden beschikken over de drone die aan hun eisen voldoet.’

Simone van den Akker

‘Operationele eenheden gaan nu geen lang inkooptraject met ons aan, maar beschikken binnen 3 maanden over de drone die aan hun eisen voldoet’

Bemiddelaar

In september 2020 werd een contract afgesloten met een bedrijf dat de dronecatalogus verzorgt. Simone: ‘Zij kijken voor ons naar de mogelijkheden in de markt, houden de ontwikkelingen bij en sturen de droneleveranciers aan. Signaleren zij bijvoorbeeld dat er binnen Defensie veel behoefte is aan drones met een bepaald soort camera, dan stimuleren zij de markt op die wens in te spelen. Ze doen zaken met verschillende leveranciers, ook met kleine partijen. Die hebben vaak maar 1 of 2 drones in hun portefeuille. Zo krijgt ook het MKB een kans. Voor ons is het belangrijk om uit allerlei type drones te kunnen kiezen.’

Eisen

De drones moeten uiteraard aan strikte eisen voldoen. Simone: ‘We hebben een plan van eisen opgesteld voor 5 verschillende categorieën drones. Valt een drone binnen 1 van de categorieën én voldoet die aan alle eisen, dan komt de drone in de catalogus terecht.’ De catalogus is sinds eind september in de lucht en wordt goed gebruikt. Simone: ‘We begeleiden operationele eenheden actief: wat willen ze met de drone bereiken? Objecten beveiligen of juist research doen? Vervolgens kan onze afdeling Onbemande Systemen helpen bij de selectie. Soms klinkt een drone als speelgoed in de oren. Maar dat is het natuurlijk niet. Uiteindelijk draait het om de functionaliteit.’

Doorzetten

Wat waren de uitdagingen in dit project? Simone: ‘Normaal komt de inkoopbehoefte uit de organisatie. Op een bepaald moment was er zoveel vraag naar drones met verschillende functionaliteiten dat inkoop samen met de afdeling Onbemande Systemen een andere oplossing bedacht: de catalogus. Dit idee moest nog wel ‘verkocht’ worden aan de operationele eenheden: wilden zij wel aansluiten? Uiteindelijk moeten zij ermee gaan werken en er voordeel van ondervinden. We moesten best wat gebaande paden verlaten en we liepen ook tegen bestaande regelgeving aan. Gelukkig zag iedereen de toegevoegde waarde en was er enorm veel energie en doorzettingsvermogen in het projectteam. We hebben er samen voor gezorgd dat de catalogus er kwam.’

Uniek

De naam van de functie van Simone is contractmanager, maar feitelijk is ze een inkoper van grotere, langlopende projecten. Simone werkt bij de afdeling Inkoop Projecten sectie Luchtvaart Systemen van de Defensie Materieel Organisatie. Simone: ‘Bij Defensie werk je aan unieke inkoopprojecten die je bij andere ministerie niet snel tegenkomt. Defensie staat voor het beschermen van wat ons dierbaar is. Deze drones worden gebruikt door mannen en vrouwen in het veld op missies of op trainingen. Met inkoop dragen we eraan bij dat onze collega’s met het juiste materieel op pad kunnen. Dat geeft me een goed gevoel.’

Doorgroeien

Er zijn veel mogelijkheden voor Simone om zich verder te ontwikkelen bij Defensie. ‘Ik werk er nu 4 jaar en ben begonnen als starter. Daarna ben ik doorgegroeid naar de functie projectinkoper. Wat me aanspreekt is dat ik binnen Defensie ook nog heel andere kanten op kan. Het is zo’n grote, brede organisatie. Alleen al bij inkoop werken 400 collega’s. Nu vind ik inkoop hartstikke leuk, maar als ik iets anders wil in de toekomst, dan zijn er veel mogelijkheden om mezelf verder te ontwikkelen bij Defensie.’

Meer over de organisatie

Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon