Razendsnel drones in huis dankzij dronecatalogus

Ging een militair voorheen vooral met een verrekijker op pad, tegenwoordig laat hij of zij een drone opstijgen om het veld te verkennen. Drones zijn onmisbaar geworden in het werk van het ministerie van Defensie. Maar hoe zorg je ervoor dat je altijd met de nieuwste modellen werkt? Contractmanager Simone van den Akker en haar team bedachten de oplossing: de dronecatalogus. Onderdelen binnen Defensie kiezen uit de nieuwste modellen zonder dat er voor elk exemplaar een lang inkooptraject nodig is.

3.0-versie

Simone: ‘Drones worden voor allerlei taken ingezet: om het veld te verkennen, een doelwit in de gaten te houden, een object te beveiligen. Belangrijk is dat onze drones state-of-the-art zijn en veilig te gebruiken.’ De vraag vanuit het ministerie van Defensie nam toe, terwijl het aanbod snel ontwikkelde. Een uitdaging voor inkoop. Simone: ‘Inkooptrajecten kunnen lang duren. Terwijl de technologische ontwikkelingen in de jonge dronemarkt razendsnel gaan. Dat kan betekenen dat je een model 1.0 krijgt, terwijl leveranciers in de tussentijd al een 3.0-versie hebben ontwikkeld. Zonde, want zo koop je drones in die al zijn ingehaald door betere versies.’

Bekijk de video met Simone

Bekijk de video en meld je aan voor updates zodat we je kunnen informeren over werken als inkoopprofessional bij de Rijksoverheid en vacatures kunnen toesturen.

Catalogus

Om altijd verzekerd te zijn van de nieuwste type drones, moest er dus een andere manier van inkopen worden bedacht. Simone: ‘De oplossing werd een dronecatalogus. In deze catalogus staat een selectie van de nieuwste type drones. Doel is dat we snel de beschikking hebben over drones die precies aansluiten bij onze operationele inzet. Het aanbod wisselt dus voortdurend. Operationele eenheden kiezen nu zelf welke drone zij willen en kunnen met een klik op de knop binnen 3 maanden beschikken over de drone die aan hun eisen voldoet.’

Simone van den Akker

‘Operationele eenheden gaan nu geen lang inkooptraject met ons aan, maar beschikken binnen 3 maanden over de drone die aan hun eisen voldoet’

Bemiddelaar

In september 2020 werd een contract afgesloten met een bedrijf dat de dronecatalogus verzorgt. Simone: ‘Zij kijken voor ons naar de mogelijkheden in de markt, houden de ontwikkelingen bij en sturen de droneleveranciers aan. Signaleren zij bijvoorbeeld dat er binnen Defensie veel behoefte is aan drones met een bepaald soort camera, dan stimuleren zij de markt op die wens in te spelen. Ze doen zaken met verschillende leveranciers, ook met kleine partijen. Die hebben vaak maar 1 of 2 drones in hun portefeuille. Zo krijgt ook het MKB een kans. Voor ons is het belangrijk om uit allerlei type drones te kunnen kiezen.’

Eisen

De drones moeten uiteraard aan strikte eisen voldoen. Simone: ‘We hebben een plan van eisen opgesteld voor 5 verschillende categorieën drones. Valt een drone binnen 1 van de categorieën én voldoet die aan alle eisen, dan komt de drone in de catalogus terecht.’ De catalogus is sinds eind september in de lucht en wordt goed gebruikt. Simone: ‘We begeleiden operationele eenheden actief: wat willen ze met de drone bereiken? Objecten beveiligen of juist research doen? Vervolgens kan onze afdeling Onbemande Systemen helpen bij de selectie. Soms klinkt een drone als speelgoed in de oren. Maar dat is het natuurlijk niet. Uiteindelijk draait het om de functionaliteit.’

Doorzetten

Wat waren de uitdagingen in dit project? Simone: ‘Normaal komt de inkoopbehoefte uit de organisatie. Op een bepaald moment was er zoveel vraag naar drones met verschillende functionaliteiten dat inkoop samen met de afdeling Onbemande Systemen een andere oplossing bedacht: de catalogus. Dit idee moest nog wel ‘verkocht’ worden aan de operationele eenheden: wilden zij wel aansluiten? Uiteindelijk moeten zij ermee gaan werken en er voordeel van ondervinden. We moesten best wat gebaande paden verlaten en we liepen ook tegen bestaande regelgeving aan. Gelukkig zag iedereen de toegevoegde waarde en was er enorm veel energie en doorzettingsvermogen in het projectteam. We hebben er samen voor gezorgd dat de catalogus er kwam.’

Uniek

De naam van de functie van Simone is contractmanager, maar feitelijk is ze een inkoper van grotere, langlopende projecten. Simone werkt bij de afdeling Inkoop Projecten sectie Luchtvaart Systemen van de Defensie Materieel Organisatie. Simone: ‘Bij Defensie werk je aan unieke inkoopprojecten die je bij andere ministerie niet snel tegenkomt. Defensie staat voor het beschermen van wat ons dierbaar is. Deze drones worden gebruikt door mannen en vrouwen in het veld op missies of op trainingen. Met inkoop dragen we eraan bij dat onze collega’s met het juiste materieel op pad kunnen. Dat geeft me een goed gevoel.’

Doorgroeien

Er zijn veel mogelijkheden voor Simone om zich verder te ontwikkelen bij Defensie. ‘Ik werk er nu 4 jaar en ben begonnen als starter. Daarna ben ik doorgegroeid naar de functie projectinkoper. Wat me aanspreekt is dat ik binnen Defensie ook nog heel andere kanten op kan. Het is zo’n grote, brede organisatie. Alleen al bij inkoop werken 400 collega’s. Nu vind ik inkoop hartstikke leuk, maar als ik iets anders wil in de toekomst, dan zijn er veel mogelijkheden om mezelf verder te ontwikkelen bij Defensie.’

Meer over de organisatie

Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon