Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Inkopen voor de Dienst Justitiële Inrichtingen

Medische laboratoriumonderzoeken. Toegangscontroleapparatuur. Urinecontroles ten behoeve van drugscontrole. Maaltijden voor ingeslotenen. Maar ook flexibele arbeidskrachten en beveiligingsdiensten voor zowel de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) als de Rijksoverheid. Mahena van Vliet, senior adviseur Europees aanbesteden, Esther van der Waals, senior adviseur inkoop, en Kevin Oosterbaan, contractmanager, vertellen op de website van DJI wat hun rollen zijn bij de inkoop en aanbestedingen van deze zaken. Hier volgt een samenvatting van hun weblogberichten. Deze weblogberichten zijn geschreven vóór de coronamaatregelen.

Diversiteit in aanbesteden en inkopen

Sinds 2008 werkt Mahena van Vliet als adviseur Europees aanbesteden bij het Inkoopuitvoeringscentrum (IUC) van het Shared Service Center (SSC) van DJI. 'En nog steeds is elke dag opnieuw een interessante uitdaging. Waarom? Kijk alleen al naar de diversiteit van onderwerpen die we aanbesteden en inkopen. Die vind je alleen bij DJI en bij een organisatie als Defensie. Waar anders heb je te maken met Europese aanbestedingen voor bijvoorbeeld elektronische enkelbanden en elektronische monitoring? Grondstoffen voor de bakkerij, tandartsbussen en geestelijke verzorgers voor alle inrichtingen van DJI?'

Juridisch correct

Mahena: ‘Het is mijn rol om onze complexe Europese aanbestedingen van begin tot eind in goede banen te leiden. Ik adviseer en begeleid het projectteam om te zorgen dat de aanbestedingen goed en volgens de wet- en regelgeving worden voorbereid, gepubliceerd en beoordeeld. Het gaat erom dat het programma van wensen en eisen, de uitsluitingsgronden en gunningscriteria goed en juridisch correct worden geformuleerd, dit in nauwe samenwerking met de IUC jurist. Ook bij de publicatie van de tender speel ik een rol, net als bij de beoordeling van de inschrijvingen. Ik beoordeel niet inhoudelijk mee, maar zorg dat alles volgens de regels van onder andere de Europese aanbestedingswet verloopt.’

Veiligheid in penitentiaire inrichtingen

‘Werken bij DJI blijft boeiend’, vertelt Mahena. ‘Ik werk veel op kantoor in Den Haag, maar reis ook geregeld het land door om de penitentiaire inrichtingen te bezoeken. Worden er bijvoorbeeld medische laboratoriumonderzoeken aanbesteed? Dan zit ik aan tafel met de mensen van de medische dienst om de specifieke klantbehoefte helder te krijgen. Het voelt goed om voor de Rijksoverheid te werken. Mijn werk doet ertoe. We dragen bijvoorbeeld bij aan de veiligheid in de penitentiaire inrichtingen en aan het welzijn en een succesvolle re-integratie van gedetineerden.’

Tekst gaat onder de foto verder

Esther van der Waals
Esther van der Waals

Inkoopproces

Esther van der Waals verzorgt voor het IUC van DJI de inkoop van uiteenlopende onderwerpen en enorme volumes. ‘We kopen per jaar voor ruim € 350 miljoen euro in. Ik adviseer iedereen die betrokken is bij het inkoopproces; zowel de afnemers binnen DJI, bijvoorbeeld facilitair managers en businesscontrollers, als mijn collega’s, de inkoopadviseurs facilitair en arbeid. Daarnaast begeleid ik ook de medewerkers van contractbeheer. Dat is precies wat mijn werk zo afwisselend maakt: ik ben zowel intern als extern het aanspreekpunt. Als senior adviseur ben ik de sparringpartner op de achtergrond om te zorgen dat de processen goed en rechtmatig verlopen.'

Afwisseling ten top

Esther is sparringpartner van 5 inkoopadviseurs en 6 contractbeheerders en adviseert hen bij vraagstukken. ‘Dit gaat echt over van alles. De keuze van de juiste inkoopprocedure, het opstellen van de offerteaanvraag of discussies met de leveranciers over facturatie. De ene dag ben ik ergens in het land bij een penitentiaire inrichting om de vestigingsdirecteur te adviseren over een specifieke inkoopvraag en de andere dag bespreek de inkooprapportage met de facilitair manager, businesscontroller en aanvragers. Weer een andere keer adviseer ik op basis van rapportages het management van DJI over het (meerjaren)inkoopbeleid of geef ik een presentatie over inkoop aan het facilitair bedrijf of het middenkader. Mijn dagen zijn nooit hetzelfde.’

De organisatie staat nooit stil

Esther: ‘Het mooie van werken voor DJI? Je werk doet ertoe! Het is een uitdagende organisatie en je draagt bij aan de maatschappij. Hoe kunnen we bijdragen aan het welzijn van gedetineerden en hoe zorgen we ervoor dat de inkoopprocessen goed verlopen? Bijzonder toch om daar een rol in te spelen? Bovendien staat de organisatie nooit stil. Wij willen klantgerichter worden en onszelf steeds verbeteren. In verschillende projectgroepen dragen wij daar actief aan bij. Bijvoorbeeld door het maken van een opleidingsplan voor de verschillende afdelingen en om te komen tot één portaal voor alle inkoopinformatie en -aanvragen.’

Tekst gaat onder de foto verder

Kevin Oosterbaan
Kevin Oosterbaan

Informatiemakelaar

Kevin Oosterbaan is als contractmanager de schakel tussen de interne organisatie, de leverancier en de klant, en managet alle fasen binnen de contractlevenscyclus. ‘Je zou me ook wel informatiemakelaar kunnen noemen. Ik onderhoud intensief contact met alle betrokkenen: mijn collega’s van het team Europees aanbesteden en contractmanagement, de afdeling Operationele inkoop en het financieel dienstencentrum, de leveranciers en onze klanten, bijvoorbeeld productmanagers, vestigingsdirecteuren en facilitair managers. Ik zorg dat ik op de hoogte ben van alle informatie die ik nodig heb om binnen de (Europese) aanbestedingstrajecten essentiële input te leveren en om tijdens de contractuitvoering alles in goede banen te leiden.’

Voedselverstrekking voor justitiabelen

Hij richt zich als contractmanager op het aspect voeding. ‘Ontzettend boeiend. Want daar gaat de komende jaren veel in veranderen. Zo onderzoeken we de mogelijkheden voor een nieuwe aanbestedingsmethodiek voor voedselverstrekking aan justitiabelen. Maken we de slag naar een duurzame en circulair verantwoorde warme- en koude-drankenvoorziening met een eerlijke bak kwaliteitskoffie voor alle medewerkers. En kijken we hoe we de disposables binnen DJI kunnen verduurzamen én – nog belangrijker – hoe we samen met de leverancier het gebruik van wegwerpproducten in detentie kunnen verminderen. Daar komen interessante en innovatieve aanbestedingen bij kijken.'

Verspreid over het land

Kevin: ‘Mijn standplaats is Den Haag, maar het is ook belangrijk om te weten wat er speelt bij de klant. Hiervoor reis ik regelmatig naar de verschillende locaties van DJI verspreid over het land. Bijvoorbeeld om te horen of de facilitair manager tevreden is over de afgesloten overeenkomst, en welke verbeterpunten er zijn. Om te controleren of de producten en diensten volgens de vigerende afspraken worden geleverd. Of om aan bijvoorbeeld onze klanten op locatie uit te leggen hoe de Europese aanbestedingswet of een contract in elkaar steekt en waarom we bepaalde besluiten nemen.’

Lees het weblogbericht van Mahena, het weblogbericht van Esther  en het weblogbericht van Kevin op de website van DJI.

Beeld: Dienst Justitiële Inrichtingen

Meer over de organisatie

Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon