4 managers ondersteunen, hoe doe je dat?

Dorien van der Togt is onmisbaar op de afdeling Huisvesting & Facilitair Management bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) . Ze ondersteunt 1 afdelingshoofd en 3 managers, en daarmee 4 agenda’s. Een hectische job, maar managementondersteuner Dorien houdt haar hoofd koel. Hoe ze dat doet, vertelt ze hier.

‘Nog voor ze het vragen, heb ik het al geregeld’

Een gezonde dosis assertiviteit

‘Ik startte in de coronaperiode, dus ik heb mezelf veel aan moeten leren. Als ik iets niet weet, zoek het zelf uit. Zo zit ik in elkaar. Veel dingen staan op intranet of op de werkwijzer en anders bel ik een collega. Je moet wel assertief zijn in dit werk.’

4 agenda’s beheren, hoe dan?

‘Overzicht houden over al je werk. Dat is een vereiste. Dat doe ik met excel checklijsten, die ik zelf heb gemaakt. Iedereen doet dat overigens weer anders. Op de afsprakenlijst van het afdelingshoofd dat ik ondersteun, kan ik afvinken wat er al gedaan is rond een afspraak. Uitnodiging al verstuurd, parkeerplek gereserveerd, locatie al geregeld, agendapunten opgevraagd, zorgen dat presentatiestukken aanwezig zijn. Dat doe ik ook bij de manager P&O,  die een heel drukke agenda heeft.’

Hoe ziet jouw werkdag eruit?

‘Bellen, mailen en appen. In de praktijk zit ik veel achter mensen aan. Als ik een rustige dag heb, begin ik met het lezen van mijn eigen e-mails en de mailboxen van de managers. Kijken of er belangrijke dingen tussen zitten, mails opruimen en zorgen dat afspraken goed in de agenda staan. Meestal komt er dan van alles tussendoor. Zoals een nieuw account voor een medewerker regelen of het ‘voorbereiden’ van een sollicitatiegesprek. Ik zorg dan dat de juiste personen aan tafel komen, dat de sollicitant de uitnodiging krijgt en als die wordt aangenomen, dat alles voor diegene wordt aangevraagd. Ook daarvoor heb ik een checklist.’ 4 leidinggevenden ondersteunen kost tijd. Ik werk van 9 tot 3, maar buiten die tijden kunnen mijn managers mij altijd bellen. Zo flexibel moet je wel zijn.’

Als jij er niet bent….

‘…is er een probleem. Dan wordt het een chaos. Als ik ‘s ochtends wakker wordt, weet ik dat er op mij gerekend wordt. Dat vind ik fijn, ik kan iets betekenen voor mensen.’

Waar kunnen ze jou voor wakker maken?

‘Projectmatig werken. Dat zijn de krenten uit de pap. Ik organiseer bijvoorbeeld een training LinkedIn voor mijn collega’s. Dat betekent inventariseren, overleggen, veel bellen met degene die de training geeft, de locatie regelen en de fotograaf briefen. Ontzettend leuk. Maar ook als er iets mis gaat, er een spoedafspraak is en snel geschakeld moet worden, sta ik vooraan. Daar hou ik van, een beetje leven in de brouwerij.’

Onmisbare eigenschappen als managementondersteuner?

‘Assertiviteit, een hands on mentaliteit en discipline. Ook moet je vooruit kunnen plannen. Je moet dingen eigenlijk al geregeld hebben voordat men ernaar vraagt.’

Als je bij de NVWA komt werken...

...krijg je heel leuke collega’s. De sfeer is heel goed. Iedereen staat hier altijd voor elkaar klaar, en dat is niet vanzelfsprekend, weet ik uit ervaring. Hier hebben we een gezamenlijk belang, dat merk je.’  

Korte biografie Dorien

  • Deed de Rietveldacademie in Amsterdam en de Koninklijke Academie voor Beeldende Kunsten in Den Haag, richting fotografie
  • Werkte kort als fotograaf en daarna als stewardess
  • Woonde en werkte in Londen, verhuisde vervolgens naar Los Angeles
  • Terug in Nederland werkte ze in de makelaardij
  • Kwam medio 2021 bij de NVWA
  • Heeft een puberdochter, drie katten en een fret
  • Fotografeert nog steeds als hobby (analoog!) en bezoekt graag musea.

 

Meer over de organisatie

Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon