Niet de enige talenexpert
Binnen het BZ-klasje was ik de enige sinoloog, maar niet de enige talenexpert. Er zaten ook 1 slavist en 2 arabisten bij. BZ zoekt voor het klasje mensen die Engels plus een 2e taal spreken, bijvoorbeeld Duits, Frans en Spaans, maar ook Russisch, Chinees en Arabisch. Het zijn vooral talen van landen die permanent zitting hebben in de VN-veiligheidsraad. Dat je als diplomaat goed hebt gestudeerd op zo’n natie is echt een pre. Niet dat ik de komende jaren zal worden uitgezonden naar China. Maar ook als je in Afrika wordt geplaatst kan je kennis van het Mandarijn van pas komen. Bijvoorbeeld in het zakenleven, of bij internationale ontwikkelingsprojecten.
Centraal belpunt Den Haag
Ik ben gestart op de directie Consulaire Zaken en Visumbeleid (DCV) in Den Haag. Daar ben je echt bezig met mensen en hun eventuele problemen in het buitenland. Je krijgt als beginnend beleidsmedewerker veel vrijheid om zelf mee te denken over hoe processen kunnen worden verbeterd. Ik ondersteun als programmasecretaris het managementteam met verschillende veranderprojecten. Een voorbeeld van zo’n project is om alle hulpvragen van Nederlanders in het buitenland op 1 centraal belpunt in Den Haag te laten binnenkomen: +31247247247. Normaal komen die eerst bij de ambassade binnen.
De meeste vragen zijn algemeen en kunnen nu direct worden afgehandeld. Voor specifieke vragen wordt de beller direct doorverbonden naar de juiste plek op het juiste ministerie. Dat scheelt de ambassade enorm veel werk. De vragen variëren van visum- en paspoortaanvragen tot consulaire hulpvragen van mensen die in het buitenland vastzitten tot ‘waar kan ik stroopwafels kopen’.
Versnelde visumaanvraag
Een ander project is de vereenvoudiging van het proces van visumaanvragen. Een gemachtigde externe dienstverlener (een commercieel bedrijf) neemt de ambassade veel werk uit handen. Je dient je aanvraag in bij het kantoor van de externe dienstverlener in het buitenland, die zorgt vervolgens dat de aanvraag bij de ambassade wordt goedgekeurd en stuurt het visum uiteindelijk op. In China en Rusland bijvoorbeeld is de snelheid van het proces hierdoor al sterk verbeterd. Maar ook in andere landen gaan we dit doorvoeren. Toen ik in China werkte als lokaal medewerker kon ik bij de opening van een van die externe dienstverleners met eigen ogen het verschil zien. Waar voorheen elke ochtend lange rijen stonden bij de ambassade, waren deze nu verdwenen. De aanvraagtijd was van 2 weken naar 2 dagen gegaan.’
