Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent
werkenvoornederland.nl

Met de praktijk binnen handbereik: beleid voor bedrijfsvoering

De dienstverlening verbeteren, efficiënter omspringen met vastgoed en verduurzamen. En tegelijkertijd besparen op kosten. Het zijn niet de kleinste uitdagingen waar het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) voor staat. Silvia Schikhof en Ivo Bonajo vertalen politieke wensen op dit gebied naar rijksbrede beleidskaders voor huisvesting, inkoop en facilitaire dienstverlening
Beleid voor bedrijfsvoering

De dienstverlening van de Rijksoverheid wordt meer en meer digitaal. Kennis en informatie wordt ICT: belastingaangifte doen met je telefoon, inloggen op je iPad met je DigiD en afspraken met de gemeente online afhandelen. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) staat voor democratie en goed openbaar bestuur. Zij verkennen de digitale ontwikkelingen en trends met als doel: een goed werkende digitale Rijksoverheid. Silvia Schikhof en Ivo Bonajo werken bij de directie Chief Information Officer (CIO) en Informatiemanagement van BZK. Zij kennen de laatste technologie en ICT-ontwikkelingen en zorgen dat techniek en beleid elkaar daarin vinden.

Meer kwaliteit tegen lagere kosten

Silvia Schikhof en Ivo Bonajo werken bij de directie Inkoop-, Facilitair en Huisvestingsbeleid Rijk (IFHR). Deze directie valt onder het directoraat generaal Overheidsorganisatie (DGOO) van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Een ministerie waar alles draait om goed openbaar bestuur. Silvia en Ivo ontwikkelen beleid om een moderne en efficiënte overheid te creëren en Nederland zo geld te besparen. Silvia als afdelingshoofd faciliteiten- en huisvestingbeleid en Ivo als manager duurzame bedrijfsvoering Rijksoverheid.

Rijksbreed effect sorteren

IFHR maakt het beleid voor de bedrijfsvoering van de hele Rijksoverheid. Van de beleidsorganisaties tot de uitvoerende diensten en inspecties. Dat zijn ruim 100.000 werknemers. Silvia: 'Onze beleidswereld is complexer en gevarieerder dan je op het eerste gezicht zou denken. ICT, personeel, faciliteiten, huisvesting. Ons einddoel is een betere dienstverlening door een compacte en flexibele overheid. Daar profiteert iedereen in Nederland van. We werken met publiek geld.’

Direct toetsen of het werkt

'Buitenstaanders denken vaak dat wij ons alleen bezighouden met praktische zaken, zoals waar de whiteboards moeten komen te hangen, of dat wij uitsluitend papier producerende beleidsambtenaren zijn. Dat is onjuist. We hebben een beleidsmatige rol en zijn opdrachtgever voor veel uitvoerende organisaties. Van het Rijksvastgoedbedrijf tot de Haagse Inkoop Samenwerking. Met de praktijk binnen handbereik kunnen we direct toetsen of wat wij hebben bedacht ook echt goed werkt. Het beleid is zichtbaar en tastbaar'. Aldus Silvia. 'Door onze omvang hebben we veel invloed op de markt. Denk maar aan alle gebouwen en terreinen die de Rijksoverheid beheert, de enorme hoeveelheid producten en diensten die we inkopen en hoeveel werkgelegenheid we creëren. Vanuit dat volume kun je echt een verschil maken', vertelt Ivo. 'Door kennis te delen met andere overheden wordt dat effect nóg groter.'

'Onze bedrijfsvoering moet goed en efficiënt zijn, want we werken met publiek geld'

Silvia Schikhof
Silvia

Silvia Schikhof

Afdelingshoofd Faciliteiten- en Huisvestingbeleid bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Meer over Silvia

Tweede Kamer kijkt mee

Bedrijfsvoering bij de Rijksoverheid is ook politiek. De Tweede Kamer kijkt – namens de Nederlandse bevolking – mee over de schouders van Silvia en Ivo. Het gevolg? Kamerleden stellen vragen, komen met verschillende eisen en spreken elkaar of zichzelf soms tegen. 'Ik ben verrassend vaak bij de minister', vertelt Silvia.
Ivo vult aan: 'Als Rijksoverheid hebben we een voorbeeldrol. Het kabinet heeft allerlei verwachtingen van het bedrijfsleven en andere overheden. Van het gebruik van groene stroom, besparingen op grondstoffen tot de inzet van arbeidsgehandicapten. Dan moet je intern zelf zaken op orde hebben. Hoe kun je het anders van een ander verlangen? Dit politieke aspect maakt werken bij IFHR erg dynamisch. Zeker in combinatie met de grootschaligheid van de bedrijfsvoering – zowel qua volume als impact – en de maatschappelijke belangen.'

Verantwoordelijkheid voor alle rijkskantoren van Nederland

Wat is nu een van de grootste uitdagingen waar IFHR voor staat? Silvia: 'De overheid krimpt, de behoefte aan huisvesting neemt af. De Rijksoverheid heeft de grootste vastgoedportefeuille van heel Nederland. Kantoren, gevangenissen, kazernes, rechtbanken. Het kabinet wil dat de Rijksoverheid de komende jaren landelijk 30 procent minder oppervlakte gaat gebruiken. 'Wij vertalen dat door in beleid voor de gehele Rijksoverheid. Uit dit beleid volgen heel veel verschillende concrete zaken. Zo richten we werkplekken flexibel in, huisvesten we ministeries en diensten bij elkaar in 1 gebouw en laten we hen voorzieningen delen. In totaal heeft dat een besparingspotentieel van 136 miljoen euro.' IFHR doet dat niet alleen: het beleid wordt uitgevoerd samen met verschillende (rijks)concerndienstverleners, zoals FMHaaglanden en de Belastingdienst. 'Je hebt elkaar heel hard nodig', meent Silvia.

'Met ons bedrijfsvoeringsbeleid hebben we dankzij de omvang van de Rijksoverheid echt impact'

Ivo Bonajo
Ivo

Ivo Bonajo

Manager duurzame bedrijfsvoering Rijksoverheid bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Meer over Ivo

Tegenstrijdige belangen

Regelmatig doemen er onverwachte obstakels op. Neem de vluchtelingencrisis. Die legde acuut een hoge druk op overheidsorganisaties als het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA) en de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Organisaties die – tijdelijk – meer mensen moesten aannemen in plaats van af te slanken. En daarbij extra (kantoor)ruimte nodig hadden. De behoefte aan huisvesting kan behoorlijk fluctueren, de dynamiek is groot. 'Hoe verhoudt zich dat tot onze opgave rondom het verminderen van die kantoorruimte?', zegt Silvia. 'Dit soort wicked problems in de vorm van tegenstrijdige belangen en meningen komen we voortdurend tegen. Een minister of Kamerlid kan iets vragen waardoor onze beleidsnota in een heel ander daglicht komt te staan.'

Duurzaamheid

Het Rijk maakt zich sterk voor duurzame bedrijfsvoering. Bij inkoop, huisvesting en faciliteiten houden we rekening met milieu-eisen en sociale en maatschappelijke voorwaarden. Van het besparen op energie tot het sturen op duurzaam gedrag van ambtenaren', licht Ivo toe. 'Het mooiste vind ik als alles samenkomt: optimalisatie van processen, kostenbesparing en het toepassen van het eigen overheidsbeleid.' Hij haalt als voorbeeld de verwerking van afgedankte bedrijfskleding van Defensie aan. Vroeger werden de oude kledingstukken uit veiligheidsoverwegingen verbrand, tegenwoordig worden ze gesorteerd door mensen met een arbeidsbeperking. Wat nog goed is, wordt hergebruikt. De rest wordt vervezeld. En die vezels worden op hun beurt gebruikt voor isolatiemateriaal en sinds kort ook handdoeken. 'De circulaire economie gedachte, arbeidsparticipatie en milieu: het komt allemaal terug in dit project'.
'Om hier te werken moet je, wat speelt in politiek en maatschappij, goed kunnen doorvertalen naar concrete oplossingen. Oplossingen, waarmee de mensen in het bedrijfsvoeringsdomein mee uit de voeten kunnen', besluit Silvia.