Notuleer, agendeer en registreer. Zo lever je als administratief medewerker de nodige ondersteuning van de pelotonscommandant. Jij verzorgt alle secretariële taken, waarmee je de pelotonscommandant ontzorgt. Zo kan die zich volledig richten op diens belangrijke taken. Vanuit jouw rol draag jij bij aan de missie van Defensie: beschermen wat ons dierbaar is. En jouw ontwikkeling? Daar krijg je alle ruimte voor.
Administratieve ondersteuning van de commandant
Je belangrijkste verantwoordelijkheid is het uitvoeren van administratief en secretarieel werk voor de pelotonscommandant en het team. Daar hoort bijvoorbeeld het verzamelen en registreren van gegevens bij. Maar ook het beheren van de agenda en het notuleren tijdens vergaderingen. Daarnaast documenteer je alle in- en uitgaande post, zorg je voor de verdeling en routing van poststukken, en houd je toezicht op de beantwoording. Verder houd jij je bezig met het:
• beheren van de agenda van de pelotonscommandant, zodat afspraken tijdig worden ingepland.
• samenstellen van vergaderstukken, waardoor de vergaderingen goed voorbereid zijn.
• notuleren tijdens vergaderingen, zodat belangrijke punten worden vastgelegd.
• distribueren van vergaderverslagen, zodat iedereen op de hoogte is van de uitkomsten.
• registreren van de aanwezigheid van personeel, zodat er een duidelijk overzicht is van wie aanwezig is.