• Den Haag  -  route
  • MBO
  • 32 - 36 uur
  • schaal 6
    €2.866 - €3.564 (bruto)
  • Administratief / secretarieel, Facilitair / dienstverlening, Inkoop
  • Solliciteer voor 22 juli 2024 Nog 5 dagen
  • Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Kenmerk: X-1122, Plaatsingsdatum: 3 juli 2024

Zoek jij een afwisselende en uitdagende functie in een dynamische, informele en prettige werksfeer? En ben jij een administratieve duizendpoot die goed kan samenwerken en accuraat is? Dan maken we heel graag kennis met jou!

Binnen ons team Inkoop en Contractbeheer zijn we op zoek naar een administratief medewerker inkoop. Je wordt onder andere verantwoordelijk voor het:
• beheer van de digitale afdelingspostbus waar vragen van collega’s/klanten en leveranciers binnenkomen. Enkelvoudige vragen beantwoord je zelf. Meer complexe vragen zet je door naar de juiste collega. Je houdt ook in de gaten dat acties opgevolgd worden;
• agendabeheer van de afdelingspostbus, je organiseert vergaderingen en reserveert de vergaderzalen;
• beheer van verschillende administraties (bijhouden, monitoren en aanpassen van data en openstaande acties in het contractregister);
• beheer van de digitale inkoop- en contractdossiers (verzamelen documenten, controleren, registreren) inclusief periodieke controles;
• verzorgen van correspondentie (opstellen correspondentie, zorgen voor ondertekening, versturen en archiveren);
• opleveren van managementinformatie uit de verschillende systemen;
• (laten) aanmaken van accounts voor de inkoop- en/of facturatiesystemen. Je voert ook een periodieke controle uit of de accounts nog conform de mandatering zijn;
• geven van instructies aan gebruikers over praktische zaken m.b.t. de systemen, zoals het verstrekken van handleidingen en beknopte instructies;
• signaleren als systemen niet werken conform afgesproken processen/procedures en/of als er systeemaanpassingen wenselijk zijn voor de gebruiksvriendelijkheid van de systemen.

De interne en externe contacten die je hebt, zijn voornamelijk gericht op informatieverstrekking over contract- en leveranciersgegevens, processen en procedures, formulieren en systemen. Het is belangrijk dat je een servicegerichte houding hebt en weet wanneer je welke hulp moet bieden aan een collega of leverancier.

Meer over de functiegroep Medewerker Administratie

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling


FMH bestaat uit de organisatie-eenheden Regie, Dienstverlening, Bedrijfsvoering en Advies en Projecten
De organisatie-eenheid Regie zorgt ervoor dat de producten en diensten van FMH geleverd worden volgens de voorwaarden, behoeftes en de nieuwste ontwikkelingen, die zijn afgesproken met de leveranciers, partners en de opdrachtgever(s), en vormt de centrale schakel tussen vraag en aanbod. De eenheid bestaat uit de afdelingen Relatiemanagement, Inkoop en Leveranciersmanagement, Producten en Dienstenmanagement en DBFMO-(contract)management.

De afdeling ILM heeft de volgende clusterindeling:
- ICB (inkoop en Contractbeheer).
- LCM (leveranciers- & contractmanagement).

Deze vacature valt binnen het cluster ICB.

FMHaaglanden (Ministerie van BZK)

Waar je komt werken
Kijkend naar de skyline van Den Haag zie je direct een groot deel van de panden die wij faciliteren. Wij leveren namelijk facilitaire producten en diensten in gebouwen binnen de Haagse regio. Dit doen we met 7 locatieteams en 600 medewerkers rondom de werkplekken van circa 40.000 Rijkscollega's.

Wat FMH doet
FMH zorgt ervoor dat rijksambtenaren comfortabel kunnen werken in een schoon, prettig en veilig rijkskantoor. Er verandert veel op het gebied van huisvesting. Steeds meer ministeries wonen samen onder één dak. Panden worden ontmanteld, gerenoveerd en weer ingericht. FMH zorgt voor de volledige dienstverlening in een pand. Van het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, receptie en catering, inrichten en beheren van werkplekken en meubilair, postvoorzieningen, vervoer van bewindslieden, tot het uitvoeren van verhuizingen en kunstbeheer. FMH’ers hebben veel contact met klanten en denken in oplossingen om te zorgen voor een prettige werkomgeving van onze klanten. FMH regelt het.

FMH is ondergebracht bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Rijk (BZK), onder het Directoraat-Generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (DGVBR).

Wat wij bieden
Bij ons krijg je alle ruimte om je verder te ontwikkelen, zowel binnen als buiten jouw functie. Onze organisatie is altijd in beweging en we blijven onze dienstverlening verbeteren en vernieuwen. Dat vragen wij ook van jou, zodat we onze klanten in ons verzorgingsgebied - dat groter wordt - optimaal kunnen bedienen.

Serviceconcept
Binnen FMH vinden wij het belangrijk om op een positieve wijze bij te dragen aan optimale klantbeleving. We werken dan ook op basis van vier kernwaarden aan herkenbaar en gastvrij gedrag, naar onze klanten maar uiteraard ook intern. De kernwaarden zijn de basiseigenschappen die laten zien waar wij als organisatie voor staan: enthousiasme, eigenaarschap, samen en herkenbaar.

Integriteit
Integer handelen vinden wij belangrijk. Je neemt verantwoording voor je eigen handelen en je bent aanspreekbaar op je gedrag. Je spreekt anderen aan of deelt je eventuele zorgen met een collega, leidinggevende of een derde. Je oordeelt op basis van sociaal en ethisch aanvaarde normen.

Voor het goed functioneren van de overheid is de samenkomst van verschillende perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis een belangrijke randvoorwaarde. Dat maakt ons team namelijk sterker. We vinden het belangrijk dat medewerkers zich gewaardeerd en op hun plek voelen. Bij de FMH hechten we dan ook aan een diverse en inclusieve organisatiecultuur waarin we zichtbare en onzichtbare verschillen respecteren, waarderen en omarmen.

Wil je meer over FMH weten? Bekijk dan onze website: www.fmhaaglanden.nl en onze bedrijfsfilm: FMHaaglanden: facilitaire dienstverlener van het Rijk.

Stel gerust je vraag

Meer informatie over deze vacature

Wendy IJsenbout

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Solliciteren?

FMHaaglanden (Ministerie van BZK) nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Youtube icon