Adviseur bedrijfsvoering

Ministerie van Buitenlandse Zaken

  • Stand­plaats Schedeldoekshaven 101 te Den Haag
  • Contractduur 24 maanden
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €3.028 - €4.247
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Niveau HBO oude stijl, HBO bachelor
  • Vakgebied Facilitair / dienstverlening, Internationaal
  • Reageren voor 10 oktober Nog 11 dagen
  • Vacaturenummer 576
  • Plaatsingsdatum 16 september 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

3W is de shared service organisatie voor personeelsadministratie van het ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag. Hier kunnen rijkscollega’s van over de hele wereld terecht voor vragen over zaken als diplomatieke koeriersdiensten, internationale dienstreizen en voorlichting over uitzendingen of vergoedingen. Als adviseur bedrijfsvoering behandel jij de inhoudelijk complexere verzoeken en ingewikkeldere kwesties.

De complexere processen die je als lid van het team HR-administratie behandelt, gaan over meer schijven en vragen om meer overleg tussen verschillende organisatieonderdelen. Daarbij ondersteun en adviseer je teamcollega’s die minder complexe processen behandelen. Je verzamelt gegevens, controleert output en signaleert knelpunten. En regelmatig stel je managementoverzichten en informatie op en adviseer je daarover.

Binnen het team zetten we je breed in op een of meerdere onderwerpen of processen. Bij piekmomenten en bij afwezigheid van collega’s neem je taken over. Omgekeerd zijn zij de achtervang voor jouw functie. Een overzicht van je werkzaamheden:

  • Je controleert, beheert en toetst processen op regelgeving en verwerkt personele beheersbesluiten op het gebied van arbeidsvoorwaarden en rechtspositie van reguliere medewerkers en uitzendkrachten. Het gaat bijvoorbeeld om in-, door- en uitstroomprocessen, verzuim, voorzieningen, de coördinatie van ov–abonnementen voor woon-werkverkeer, dienstverleningsovereenkomsten en toeslagen.
  • Je voert correcties door op foutieve invoer die tijdens controles naar voren zijn gekomen.
  • Je verzorgt als poortwachter zelfstandig de administratieve afwikkeling van loonbeslagen en UWV-gerelateerde zaken en monitort deze.
  • Je signaleert noodzakelijke proceswijzigingen, en analyseert en verwerkt deze. Ook neem je deel aan optimaliseringsprocessen en wijzigingen waarbij meerdere partners en klanten betrokken zijn.
  • Je inventariseert proactief wensen, behoeften en knelpunten binnen het team en komt zelfstandig met voorstellen voor verbeteringen en oplossingen.

Gamebased assessment
Voor deze vacature vragen we je een gamebased assessment te maken. Wat betekent dat? In deze assessmentvorm speel je verschillende games. Aan de hand van jouw resultaten kunnen wij beoordelen of je over de competenties en/of vaardigheden beschikt die je nodig hebt om de functie goed te kunnen vervullen. Extra leuk voor jou: nadat je de gamebased assessment hebt voltooid, krijg jij ook een mooi rapport.

Goed om te weten:
Nadat je jouw sollicitatie hebt ingestuurd, ontvang je (in de ontvangstbevestiging van je sollicitatie) een uitnodiging met een link naar het assessment. Je hebt tot 48 uur na het sluiten van de vacature de tijd om het assessment af te ronden.

Het resultaat van je assessment wordt gedeeld met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om je account te verwijderen, zodat je resultaten niet meer zichtbaar zijn voor het ministerie.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie 3W van het ministerie van Buitenlandse Zaken is een rijksbrede shared service organisatie. We ondersteunen medewerkers van ministeries die in het buitenland of het Caribisch gedeelte van het Koninkrijk wonen, werken of reizen, ongeacht hun standplaats. Zij kunnen bij ons terecht voor vragen over diplomatieke koeriersdiensten, paspoorten en visa, legalisaties, internationale dienstreizen, medische keuringen en verhuizingen en voorlichting over uitzendingen met of zonder gezin. Maar ook voor vragen over vergoedingen, diensten voor lokale medewerkers en overvliegvergunningen.

Team HR-administratie
Het team HR-administratie bestaat uit zestien collega’s. We verwerken de financiële personeelsadministratie van door de lijnorganisatie genomen HR-beslissingen. Nauwe onderlinge samenwerking en heldere communicatie vinden we daarbij enorm belangrijk. Vanzelfsprekend werken we resultaatgericht met oog voor onze klanten. Ook nemen we graag zelf initiatief.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, kennis en competenties.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Jacqueline Verweij-Kettenis, teammanager

06 525 03 228

Mirjam Afkir, Coordinator

06 525 03 840

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Marielle van Goch

+31 70 348 4000

Solliciteren?

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Administratief/hr-medewerker directie Azië en Oceanië

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Rijnstraat 8 te Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Reageren voor 10 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Hr-adviseur bedrijfsvoering

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Schedeldoekshaven 101 te Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Reageren voor 10 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Senior beleidsmedewerker gezondheid

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 10 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon