Adviseur Evenementenbureau SZW

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur eind 2022
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.756 - €4.430
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Niveau HBO bachelor
  • Vakgebied Reclame / communicatie / marketing / PR / voorl.
  • Reageren voor 21 juni Nog 6 dagen
  • Vacaturenummer 44/21-12
  • Plaatsingsdatum 5 juni 2021
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Functie­omschrijving

Bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid in Den Haag werken we aan werk en bestaanszekerheid voor iedereen: samen werken voor samen leven. Het Evenementenbureau organiseert events over beleidsinhoudelijke onderwerpen. Als adviseur weet jij precies wat daarbij komt kijken en wat er nodig is om evenementen te laten slagen.

Samen met de andere adviseurs ben je verantwoordelijk voor het projectmatig organiseren van beleidsinhoudelijke evenementen die bijdragen aan het primaire proces van de directies binnen het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en de Inspectie SZW. Onder andere bepaal je een geschikte opzet — online, hybride of live — en zoek je een passende locatie. Ook regel en organiseer je de technische, logistieke en facilitaire kant van een evenement. Je bent in staat om de doelstelling te vertalen naar een aansprekend programma en heldere communicatie.

Jij fungeert als het aanspreekpunt voor de in- en externe klanten en de projectgroep die verantwoordelijk is voor de inhoudelijke kant van een evenement. Gaat er iets mis? Dan los jij de knelpunten op zonder dat de deelnemers of opdrachtgever hiervan hinder ondervinden. Dat doe je resultaatgericht en met ondernemerschap. Met jouw sterke communicatieve vaardigheden weet je om te gaan met de hectiek van de dag en strakke deadlines. Oplossingsgericht bedenk je creatieve concepten en voert die uit. En je ziet erop toe dat elk evenement aan onze hoge servicekwaliteit voldoet.

Jouw taken

  • Je voert intakegesprekken en denkt inhoudelijk mee over welke (werk)vorm en opzet het beste bij een evenement past. Bijvoorbeeld online, hybride of live.
  • Je geeft advies over de verschillende communicatiemogelijkheden voor hybride en online evenementen zoals (interactieve) online platformen.
  • Je zoekt en boekt locaties of studio’s en zorgt voor passende sprekers en/of dagvoorzitters.
  • Je woont (digitale) werkoverleggen bij met de inhoudelijk verantwoordelijke projectgroep en adviseert over het technische, logistieke en faciliterende deel van het proces in samenhang met de opzet en inhoud.
  • Je stemt technische, facilitaire en logistieke zaken af met de klant en de in- en externe leveranciers.
  • Je zorgt voor planningen, voortgangsdocumenten en draaiboeken.
  • Je zorgt voor de ontwikkeling van congresmaterialen zoals badges, visuals, banners, programmaboekjes en gadgets en brieft de interne (grafische) leverancier volgens de rijkshuisstijl.
  • Je redigeert en stelt teksten op voor het evenement.
  • Je zorgt voor de opmaak en realisatie van de website of aanmeldsite voor het evenement.
  • Je verstuurt uitnodigingen en houdt de deelnemersregistratie up-to-date.
  • Je beantwoordt logistieke en praktische vragen van deelnemers.
  • Je zorgt voor het briefen en aansturen van de hostesspool van SZW en het gezamenlijk ontvangen van deelnemers tijdens live- of hybride evenementen.
  • Je houdt tijdens evenementen zelfstandig de regie op logistiek en facilitair gebied.
  • Je evalueert evenementen en zorgt in samenwerking met de opdrachtgever voor eventuele nazorg.

Functie-eisen

  • Je hebt minimaal hbo-niveau, aangevuld met vakgerichte opleidingen.
  • Je hebt minimaal drie jaar ervaring in het zelfstandig organiseren van zakelijke evenementen.
  • Je hebt kennis van eventmanagement en affiniteit met informatie- en communicatietechnologie.
  • Je hebt kennis van en ervaring met het coördineren van projecten en ervaring met online en hybride evenementen.
  • Je hebt affiniteit met de maatschappelijke beleidsthema’s van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW).
  • Je weet hoe de overheid functioneert en kunt zelf je weg vinden binnen het ministerie van SZW.
  • Je kunt werken met Microsoft Office-toepassingen als Excel, Word en Outlook en met Adobe-software.
  • Je werkt proactief met een innovatieve mindset, denkt graag out of the box, kunt prioriteiten stellen en verliest daarbij het belang van de klant niet uit het oog.
  • Je hebt goede sociale en communicatieve vaardigheden en onderhoudt gemakkelijk interne en externe relaties.
  • Je kunt ook op afstand productief, doelgericht en zelfstandig werken en doet dat als het nodig is ook buiten werktijd.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 10
  • Salaris­omschrijving

    Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en ervaring, maximaal € 4430,90 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek, volgens schaal 10  van de CAO Rijk.

  • Maand­salaris Min €2.756 Max. €4.430 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
  • Contract­duur eind 2022
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) houdt van diversiteit. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten vergroten de denkkracht en handelingsperspectieven van SZW waardoor we optimaal aansluiten bij de behoeften uit de samenleving. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent en van wie je houdt. We zijn vooral nieuwsgierig naar jouw drive naar maatschappelijk effect.
  • Je bent niet verplicht om je geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
  • Ben je een Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Stuur dan jouw sollicitatie uitsluitend in via hrmwerving@minszw.nl. Overige sollicitanten kunnen solliciteren met behulp van het sollicitatieformulier via de sollicitatiebutton onderaan deze vacature.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel (OBP) maakt werken en ontwikkelen mogelijk! Vanuit deze missie werken wij dagelijks aan een professionele en inclusieve werkomgeving waarin iedere medewerker van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) prettig kan werken, leren en zich ontwikkelen. Onze aandachtsgebieden zijn alle aspecten rondom organisatie, bedrijfsvoering en personeel.

De bedrijfsvoering binnen het Rijk is sterk in beweging en gericht op ‘één bedrijfsvoering Rijk’. Veel operationele taken en werkzaamheden zijn uitbesteed aan (rijks)bedrijven. Directie OBP is de intermediair die zowel onze eigen organisatie als de dienstverleners goed kent en verbindt. Wij leveren zelf ook diensten, implementeren nieuw (rijks)beleid en adviseren medewerkers en bestuurders. Ook vertegenwoordigen wij op ons domein de externe belangen van SZW, bijvoorbeeld richting (rijks)leveranciers en (rijks)beleidsmakers.

We gaan proactief en creatief te werk, zoeken naar verbetering van de dienstverlening binnen óf buiten bestaande kaders en richtlijnen. We experimenteren met nieuwe dienstverlening, en bij veranderingen en vernieuwingen in de bedrijfsvoering organiseren wij draagvlak door medewerkers, bestuurders en medezeggenschap te betrekken. Binnen onze directie werken we met ongeveer 125 collega’s in een collegiale werksfeer, waarin ruimte is voor humor, luchtigheid en waardering voor verschillen. Leren en experimenteren staan hoog in het vaandel; hierdoor zijn er volop mogelijkheden om je persoonlijk en inhoudelijk te ontwikkelen.

Evenementenbureau SZW
Het Evenementenbureau van het ministerie van SZW is onderdeel van de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel. Door het coronavirus heeft het Evenementenbureau (team van drie eventmanagers) haar dienstverlening uitgebreid naar online en (op termijn) hybride evenementen. Op het moment dat het veilig en verantwoord is, organiseert het Evenementenbureau op basis van aangepaste maatregelen ook weer live evenementen.

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk in Nederland. Iedereen moet de kans krijgen om mee te doen en zich te ontwikkelen, zodat je zelf kunt bijdragen aan je eigen toekomst. Als het tegenzit, zorgen we voor een vangnet, en als je met pensioen gaat voor een inkomen. Dat kan alleen in een land waar mensen er voor elkaar zijn.

Wij willen beleid maken dat voor iedereen werkt. We luisteren naar wat er speelt in de samenleving; werken nauw samen met partners, en spelen in op nieuwe ontwikkelingen, nationaal en internationaal. We buigen ons over vragen die niet bepaald tot de gemakkelijkste behoren. Over het sociaal beleid, de toekomst van de verzorgingsstaat en de betaalbaarheid van de oudedagsvoorziening. Maar ook over de vergrijzingsproblematiek en de veiligheid op de werkplek.

We stimuleren de naleving van regels en als er misstanden zijn, treden we op. Het ministerie geeft als werkgever het goede voorbeeld.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Yvette Schimmel-Stoker

06 514 30 900

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Wervingspool SZW (voor technische ondersteuning)

06 118 36 912

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Managementondersteuner

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
  • Stand­plaats DEN HAAG
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 6
  • Reageren voor 21 juni
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Managementondersteuner

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Reageren voor 21 juni
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Centrale adviseur privacy

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 18 juni
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon