Adviseur financiële procesondersteuning en administratie C&D

Wil je bijdragen aan een succesvolle RIVM communicatie door collega’s en afdelingshoofden te ontzorgen op het gebied van financiële procesondersteuning en administratie, terwijl je zelf hybride werkt? In deze functie kan het!

De afdeling

Bij de afdeling Communicatie en Duurzame Informatievoorziening (C&D) kom je terecht in een informele werkomgeving. We werken vanuit de kernwaarden innovatief, beeldend en deskundig. We investeren in een prettige werksfeer, kennis van ons vak en persoonlijke ontwikkeling. Bij werving gaan we uit van je ontwikkelpotentie. Je ervaring uit het verleden doet er zeker toe, maar wat je in de komende jaren bij kunt dragen is voor ons belangrijker.

Plaats van de functie binnen de organisatie

De functie valt binnen het team Secretariaat & Procesondersteuning van C&D (4 fte). Je werkt voornamelijk zelfstandig. Daarnaast werk je samen met collega’s van andere afdelingen buiten C&D, zoals Administratie & Rapportage (A&R), Financiën, Procesverbetering en Control (FPC) en Inkoop (IUC). Je hebt voor het uitoefenen van je functie rechtstreeks contact met het managementteam van C&D. De functie valt onder het stafhoofd C&D.

Doel van de functie

C&D is een centraal geplaatste stafdienst binnen het RIVM. We leveren communicatiecapaciteit aan kennisdomeinen en veel projecten en programma’s. Het is belangrijk dat onze kritische processen, financiële en projectadministratie op orde zijn. Bijvoorbeeld het registreren van gewerkte uren, bewaken van uitgaven en het doorbelasten van kosten die C&D maakt ten behoeve van andere organisatieonderdelen. Het doel van deze functie is dit alles op orde te houden en het management te adviseren over stuurinformatie.

Dit gaat niet vanzelf. Dit vereist veel inzet van de Adviseur financiële procesondersteuning en administratie. Je werkt samen met de afdelingshoofden; vanaf de begroting tot de jaarafsluiting. Jij administreert, analyseert en adviseert het management over de financiële- en procesinformatie. We zoeken een zelfstandig werkende en ervaren adviseur met een praktische instelling en kennis van financiën. Je wilt, net als de leidinggevenden van C&D, de professionals van C&D ontzorgen op financieel administratief gebied. Zodat zij kunnen doen waar zij goed in zijn. En jij doet waar jij goed in bent: de interne processen, financiën en projectadministratie op orde houden. Je doet dit vanuit rust en continu overzicht.

Werkzaamheden en taken

• Inhoudelijke analyse en advies aan het MT op basis van C&D stuurinformatie, administratie en financiën.
• Oplossingsrichtingen/ alternatieven formuleren voor afwijkingen ten opzichte van geplande uitgaven en deze voorleggen aan het management. Afstemmen en input leveren aan de lijn- en project controller.
• Beoordelen van facturen geboekt ten laste van C&D op de geleverde diensten en/of goederen. Je adviseert over goedkeuring van een factuur en zorgt voor de eventuele interne doorbelasting van kosten.
• Presenteren en adviseren over de uitgaven aan de hand van financiële rapportages, zoals de C&D projectenbegroting.
• In een overzicht van de uren van de externe medewerkers laat je zien welke bedragen worden doorbelast, welke al zijn voorgefinancierd en welke kosten voor C&D zelf zijn.
• Je werkt samen met de Opdrachtmanager voor de capaciteitsplanning van C&D.
• Je houdt ook bij hoeveel declarabele uren de interne medewerkers schrijven en hoe zich dat verhoudt tot de verwachting in de personeelsbegroting.
• Inventariseren van, rapporteren en adviseren over de projectbudgetten die beschikbaar zijn voor de inzet van communicatieprofessionals op projecten binnen maar ook buiten het RIVM. Jij zorgt ervoor dat alle voor communicatie beschikbare budgetten die in de centrale administratie (SAP) staan, en bekend zijn bij de afdelingshoofden.
• Overige voorkomende werkzaamheden op het gebied van financiën en projectadministratie, zoals het aanvragen van inkoopordernummers, controles uitvoeren op de verantwoording van externe inhuur en instrueren van medewerkers en leidinggevenden voor o.a. SAP.

Uniek aan deze baan

Omdat C&D’ers bijdragen aan het inhoudelijk werk van het RIVM, zijn we bij veel projecten en programma’s betrokken. Dit brengt een hoge mate van dynamiek met zich mee. Vanuit deze functie breng je waar nuttig en nodig rust in de tent. Je krijgt veel autonomie en ruimte om je werkzaamheden in te delen op een manier die bij jou past. Soms vanuit huis, soms op kantoor. De balans privé – werk is daarin voor C&D heel belangrijk.

De zorg voor morgen begint vandaag

Wil jij hier aan meewerken als Adviseur financiële procesondersteuning en administratie voor de afdeling C&D? Stuur dan je sollicitatie aan Remko Steenbergen, Stafhoofd Communicatie & Duurzame Informatievoorziening. Heb je nog vragen over deze vacature dan kun je Remko bereiken op 06 5251 0467.