Adviseur financiële procesondersteuning en administratie C&D

Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)

  • Stand­plaats Bilthoven
  • Contractduur Voor de duur van 12 maanden
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.811 - €4.519
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Niveau Bachelor - HBO
  • Vakgebied Financieel / economisch
  • Reageren voor 27 juni Nog 1 dag
  • Vacaturenummer #257
  • Plaatsingsdatum 11 juni 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Wil je bijdragen aan een succesvolle RIVM communicatie door collega’s en afdelingshoofden te ontzorgen op het gebied van financiële procesondersteuning en administratie, terwijl je zelf hybride werkt? In deze functie kan het!

De afdeling

Bij de afdeling Communicatie en Duurzame Informatievoorziening (C&D) kom je terecht in een informele werkomgeving. We werken vanuit de kernwaarden innovatief, beeldend en deskundig. We investeren in een prettige werksfeer, kennis van ons vak en persoonlijke ontwikkeling. Bij werving gaan we uit van je ontwikkelpotentie. Je ervaring uit het verleden doet er zeker toe, maar wat je in de komende jaren bij kunt dragen is voor ons belangrijker.

Plaats van de functie binnen de organisatie

De functie valt binnen het team Secretariaat & Procesondersteuning van C&D (4 fte). Je werkt voornamelijk zelfstandig. Daarnaast werk je samen met collega’s van andere afdelingen buiten C&D, zoals Administratie & Rapportage (A&R), Financiën, Procesverbetering en Control (FPC) en Inkoop (IUC). Je hebt voor het uitoefenen van je functie rechtstreeks contact met het managementteam van C&D. De functie valt onder het stafhoofd C&D.

Doel van de functie

C&D is een centraal geplaatste stafdienst binnen het RIVM. We leveren communicatiecapaciteit aan kennisdomeinen en veel projecten en programma’s. Het is belangrijk dat onze kritische processen, financiële en projectadministratie op orde zijn. Bijvoorbeeld het registreren van gewerkte uren, bewaken van uitgaven en het doorbelasten van kosten die C&D maakt ten behoeve van andere organisatieonderdelen. Het doel van deze functie is dit alles op orde te houden en het management te adviseren over stuurinformatie.

Dit gaat niet vanzelf. Dit vereist veel inzet van de Adviseur financiële procesondersteuning en administratie. Je werkt samen met de afdelingshoofden; vanaf de begroting tot de jaarafsluiting. Jij administreert, analyseert en adviseert het management over de financiële- en procesinformatie. We zoeken een zelfstandig werkende en ervaren adviseur met een praktische instelling en kennis van financiën. Je wilt, net als de leidinggevenden van C&D, de professionals van C&D ontzorgen op financieel administratief gebied. Zodat zij kunnen doen waar zij goed in zijn. En jij doet waar jij goed in bent: de interne processen, financiën en projectadministratie op orde houden. Je doet dit vanuit rust en continu overzicht.

Werkzaamheden en taken

  • Inhoudelijke analyse en advies aan het MT op basis van C&D stuurinformatie, administratie en financiën.
  • Oplossingsrichtingen/ alternatieven formuleren voor afwijkingen ten opzichte van geplande uitgaven en deze voorleggen aan het management. Afstemmen en input leveren aan de lijn- en project controller.
  • Beoordelen van facturen geboekt ten laste van C&D op de geleverde diensten en/of goederen. Je adviseert over goedkeuring van een factuur en zorgt voor de eventuele interne doorbelasting van kosten.
  • Presenteren en adviseren over de uitgaven aan de hand van financiële rapportages, zoals de C&D projectenbegroting.
  • In een overzicht van de uren van de externe medewerkers laat je zien welke bedragen worden doorbelast, welke al zijn voorgefinancierd en welke kosten voor C&D zelf zijn.
  • Je werkt samen met de Opdrachtmanager voor de capaciteitsplanning van C&D.
  • Je houdt ook bij hoeveel declarabele uren de interne medewerkers schrijven en hoe zich dat verhoudt tot de verwachting in de personeelsbegroting.
  • Inventariseren van, rapporteren en adviseren over de projectbudgetten die beschikbaar zijn voor de inzet van communicatieprofessionals op projecten binnen maar ook buiten het RIVM. Jij zorgt ervoor dat alle voor communicatie beschikbare budgetten die in de centrale administratie (SAP) staan, en bekend zijn bij de afdelingshoofden.
  • Overige voorkomende werkzaamheden op het gebied van financiën en projectadministratie, zoals het aanvragen van inkoopordernummers, controles uitvoeren op de verantwoording van externe inhuur en instrueren van medewerkers en leidinggevenden voor o.a. SAP.

Uniek aan deze baan

Omdat C&D’ers bijdragen aan het inhoudelijk werk van het RIVM, zijn we bij veel projecten en programma’s betrokken. Dit brengt een hoge mate van dynamiek met zich mee. Vanuit deze functie breng je waar nuttig en nodig rust in de tent. Je krijgt veel autonomie en ruimte om je werkzaamheden in te delen op een manier die bij jou past. Soms vanuit huis, soms op kantoor. De balans privé – werk is daarin voor C&D heel belangrijk.

De zorg voor morgen begint vandaag

Wil jij hier aan meewerken als Adviseur financiële procesondersteuning en administratie voor de afdeling C&D? Stuur dan je sollicitatie aan Remko Steenbergen, Stafhoofd Communicatie & Duurzame Informatievoorziening. Heb je nog vragen over deze vacature dan kun je Remko bereiken op 06 5251 0467.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)

RIVM: deskundig, betrouwbaar en onafhankelijk

Als Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) zijn we een deskundige, betrouwbare en onafhankelijke adviseur voor overheid, professionals en burgers. Ons doel: een gezonde bevolking en een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving. We bewaken gezondheid, ziekten, de kwaliteit van de leefomgeving én het milieu. Daarvoor doen we onderzoek en we verzamelen kennis voor toegankelijke informatie en toepasbare adviezen. Het RIVM zorgt voor een goede geboortescreening, het bestrijden van infectieziekten en heeft een centrale rol bij het Rijksvaccinatieprogramma en de bevolkingsonderzoeken. We onderzoeken wat er nodig is voor goede zorg, een gezonde leefstijl, veilige producten en een veilige en gezonde leefomgeving. Ook dragen we bij aan het voorkomen, bestrijden en beheersen van incidenten en crises.
Vanuit ons hoofdkantoor in Bilthoven en vanaf 2023 vanuit een prachtig nieuw gebouw op het Utrecht Science Park, werken we met ongeveer 2100 collega’s aan al onze adviezen, rapporten, factsheets en publicaties. Daarbij laten we ons leiden door de vragen van vandaag én morgen. We doen ons werk midden in de maatschappij. Trots zijn we op onze organisatie waar iedereen welkom is. Als kennisinstituut van de overheid willen we een afspiegeling van de samenleving zijn. Naast talent, ervaring en motivatie maken ook aspecten van identiteit zoals leeftijd, geaardheid, culturele achtergrond of arbeidsbeperking, onze organisatie rijker, innovatiever én leuker. Met deze verschillende achtergronden, perspectieven en inzichten werken wij samen aan een nog beter resultaat!
RIVM – De zorg voor morgen begint vandaag

Ook benieuwd naar hoe anderen het werken bij het RIVM ervaren? Bekijk het op RIVM-ers aan het woord | RIVM

Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Yol Jansen

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Brigitte van Tergouw

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Adviseur interne communicatie

Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)
  • Stand­plaats Bilthoven
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 28 juni
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

AIO/Promovendus antimicrobiële resistentie

Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)
  • Stand­plaats Bilthoven
  • Uren per week 32-36
  • Reageren voor 15 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Productmanager COVID-19 vaccins en medische hulpmiddelen

Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)
  • Stand­plaats Bilthoven
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 1 juli
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon