Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Afdelingssecretaresse

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

  • Stand­plaats Den Haag / Utrecht / Assen / Zwolle / Roermond
  • Contractduur 2 jaar
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.405 - €3.135
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel, Facilitair / dienstverlening, Personeel en organisatie
  • Reageren voor 24 september Nog 1 dag
  • Vacaturenummer RVO_20200702_7
  • Plaatsingsdatum 10 september 2020
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Functie­omschrijving

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland zet zich dagelijks in voor een duurzame, economische samenleving. Spreekt dat jou als ervaren afdelingssecretaresse aan? Bij ons kun je aan de slag als steun en toeverlaat voor de afdelingsmanager van Concernstaf, Personeel en Organisatie. In deze functie ben je bovendien een spin in het web voor de hele afdeling.

Je bent afdelingssecretaresse voor Concernstaf, Personeel en Organisatie (CP&O) van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Als ‘ogen en oren’ van de afdelingsmanager en teammanagers signaleer je waar extra aandacht gewenst is. En als het nodig is, ben je het aanspreekpunt voor de teammanagers en controller en andere collega’s voor vragen uit de afdeling. Soms handel je die vragen zelf af. Of je kijkt in overleg met de afdelingsmanager wie een vervolgactie moet nemen. Dit beoordeel je zelfstandig.

Je maakt deel uit van het directiesecretariaat van RVO. Binnen dit team heeft elke directeur een eigen eerste aanspreekpunt, maar iedere afdelingssecretaresse kan de algemene en specifieke werkzaamheden voor elke directeur vervullen. De afdelingsmanager CP&O maakt als lid van het managementteam (MT) deel uit van het directieteam (DT) van RVO en neemt deel aan de wekelijkse DT-overleggen. De ondersteuning van de afdelingsmanager CP&O vraagt deels om andere werkzaamheden dan de ondersteuning van de directie van RVO. Je zoekt hierin de samenwerking op met je collega-secretaresses, bijvoorbeeld door gezamenlijk agendabeheer. Daarnaast neem je deel aan het overleg met collega’s om informatie en kennis te delen.

Jouw focus ligt op CP&O en je werkt veel samen met de twee afdelingssecretaresses binnen de afdeling. Jullie vervangen elkaar bij vakantie en ziekte en pakken afdelingsbrede werkzaamheden samen op. Je komt te werken in een dynamische omgeving. Het is voor jou dan ook geen bezwaar om af en toe buiten kantoortijden te werken.

Jouw taken

  • Je beheert proactief en effectief de agenda van de afdelingsmanager en een of meerdere teammanagers. Je attendeert hen op nog uit te voeren acties en doet waar nodig suggesties.
  • Je bewaakt de voortgang en organiseert vergaderingen, bilaterale overleggen en andere afspraken.
  • Je stelt zelfstandig concepten op voor te versturen e-mails vanuit de afdelingsmanager.
  • Je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen en kiest een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie.
  • Je hebt een belangrijke rol voor het MT en stelt in overleg met de afdelingsmanager de agenda voor de tweewekelijkse overleggen op.
  • Je zorgt voor tijdige aanlevering van de stukken, notuleert de vergaderingen en ziet toe op verspreiding van de verslagen en stukken aan de afdeling.
  • Je handelt e-mails en telefoontjes die uit de MT-vergaderingen voortkomen zelfstandig en proactief af.

Functie-eisen

  • Je hebt ruime, relevante ervaring en kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken.
  • Je hebt kennis van secretarieel-administratief beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
  • Je hebt algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen.
  • Je hebt kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken.        
  • Je kunt goed omgaan met Microsoft Officeprogramma’s als Excel, Word en PowerPoint.
  • Je hebt een goede beheersing van de standaardkantoorapplicaties en -(automatiserings)systemen.
  • Je bent vaardig in het coördineren van complexe informatiestromen en -processen en weegt consequenties, belangen, prioriteiten en dergelijke op juiste wijze af.
  • Je weet een goede balans te vinden tussen een dienstverlenende en assertieve houding.
  • Je spreekt en schrijft goed Nederlands.
  • Je kunt goed samenwerken en bent flexibel en klantgericht.
  • Je bent integer en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
  • Je kunt goed plannen en organiseren.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Maand­salaris Min €2.405 Max. €3.135 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
  • Contract­duur 2 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • Na de sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Wij verzoeken je om die reden de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Vanuit de Concernstaf, Personeel en Organisatie helpen we de directie en het management bij het besturen van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Dit doen we proactief én interdisciplinair vanuit onze vakgebieden. Wij leveren overzicht, inzicht, analyses en advies voor de organisatie. Strategisch, tactisch én hands-on. Wij verbinden mensen en expertises, en begeleiden ontwikkelingen in de organisatie.

Samen zijn we een groep vakmensen die RVO helpt in het realiseren van de missie, visie, strategie en bedrijfsvoering. Dat doen we door elkaar gezamenlijk en doelgericht vooruit te helpen in de opdrachten die we uitvoeren. Door kritisch te zijn op onze eigen kwaliteit blijven we onszelf verbeteren; we geven elkaar feedback en zetten ons zo in voor de kwaliteit van onze ondersteuning.

We delen onze kennis waardoor we bijblijven, leren en onze klanten optimaal kunnen bedienen. We werken vanuit vertrouwen in elkaar en onderhouden actief onze werkrelaties met directe collega's en interne klanten. Samenwerken vanuit kracht en talent is ons credo, zodat plezier en prestatie hand in hand gaan.

Onze kerntaken zijn:

  • advies geven over de visie, strategie en organisatie van RVO;
  • inlichtingen verzamelen en analyses maken, en op basis daarvan het directieteam, de organisatie en opdrachtgevers adviseren;
  • optimale invulling geven aan de netwerkfunctie (relatiebeheer, positionering en communicatie);
  • operationeel sturen en ondersteunen van onze directie;
  • verder ontwikkelen en inrichten van de organisatie;
  • (maatschappelijke) ontwikkelingen vertalen naar de RVO-situatie;
  • koppelen en vertalen van de koers van onze organisatie naar de inrichting ervan (advisering in structuur, procesinrichting en organisatiecultuur) en de kwantitatieve en kwalitatieve bemensing;
  • vertalen en operationeel maken van (strategisch) P&O-beleid;
  • in samenspraak met het ministerie van Economische Zaken en Klimaat de onderdelen van het (strategisch) P&O-beleid mede-ontwikkelen en vertalen naar onze situatie;
  • op strategisch, tactisch en operationeel niveau adviseren van directie, managementteamleden en teammanagers over het P&O-beleid in relatie tot onze doelen en ambities;
  • het leveren van standaardmanagementinformatie;
  • expert zijn op het gebied van de wet Poortwachter en de makelaarsfunctie tussen P&O, RVO en P-Direkt.

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) is onderdeel van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Het ministerie streeft ernaar om een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Aan de slag gaan met maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons ministerie effectiever en innovatiever. En het werk leuker.

Kansen voor Nederland, kansen voor jou.

Een duurzame, economisch sterke samenleving: daar werken we aan bij RVO. We zorgen voor een soepele en optimale dienstverlening. Met nationale en internationale programma’s; van de energietransitie en voedselproductie tot ontwikkelingsprojecten in Afrika. Met voorlichting, advies, financiering, subsidies en hulp bij het vinden van zaken- of kennispartners. Door slim te organiseren en maximaal gebruik te maken van digitale communicatie. En we bieden nieuwe inzichten en mogelijkheden door elkaar op te zoeken en verbindingen te leggen. Voor en achter de schermen zetten 4500 mensen zich op verschillende vestigingen in voor een economisch sterk, innovatief en duurzaam Nederland.

Onze adviseurs weten als geen ander wat er nodig is om ondernemende Nederlanders vooruit te helpen. Beoordelaars nemen subsidie- en andere verzoeken onder de loep en helpen de aanvragers om nieuwe stappen te zetten. Inkopers benutten de inkoopkracht van de Rijksoverheid, ook om maatschappelijke doelen te bereiken. De medewerkers van de frontoffice staan iedereen te woord die vragen heeft. Functioneel beheerders ontwikkelen en onderhouden digitale loketten. Projectmanagers onderzoeken wat de mogelijkheden van big data zijn. Juristen zorgen dat we ons houden aan wet- en regelgeving. En communicatieadviseurs ontwikkelen toegankelijke websites voor voorlichting en advies. 

Wie ondernemend Nederland een warm hart toedraagt, kan bij onze organisatie dus alle kanten op.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevrouw Marloes Droog, Teammanager

06-50738000

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

P&O-adviseur talentontwikkeling en loopbaanadvies

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland
  • Stand­plaats Utrecht
  • Uren per week 28-32
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 7 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Registeraccountant Adviseur Kwaliteitsborging

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 14 oktober
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Adviseur geothermie

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)
  • Stand­plaats Roermond
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 30 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon