Algemeen Managementondersteuner BPZ “Vliegende Keep”

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.623 - €3.546
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Niveau Bachelor - HBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 21 april Nog 6 dagen
  • Vacaturenummer VWS210057(BPZ)
  • Plaatsingsdatum 7 april 2021
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Hou jij het hoofd koel in hectische situaties? En weet jij alles in goede banen te leiden op verschillende secretariaten? Lees dan snel verder!


Werken bij het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) doet ertoe. Bij VWS werken we iedere dag aan een gezonde leefstijl, kwaliteit van leven en goede, betaalbare en toegankelijke zorg waar je op kunt vertrouwen. Met en voor iedereen. Samen voor de gezondheid van Nederland.


Bij de directie Bestuurlijke en Politieke Zaken (BPZ) is binnen het bureau Logistiek, Kabinet en Secretariaat (LKS) een vacature ontstaan voor een ervaren flex managementondersteuner.


Met jouw dosis aan ervaring ga je nauw samenwerken met de andere managementondersteuners “Vliegende Keep 1 en 2”, waarbij er in principe een verdeling van de te bedienen secretariaten wordt gemaakt. Uiteraard is dit ook flexibel wanneer nodig. Je ziet het als een uitdaging om geen vaste plek te hebben en geen ”eigen directeur”, maar om als vliegende keep de managementondersteuners van de directeuren-generaal, overige MT-leden en de bestuursraadleden te vervangen, bijv. bij ziekte of verlof. Ook bestaat de mogelijkheid op ‘vaste dagen’ in te vallen op de vrije dagen van de vaste managementondersteuners. Na de vervanging zorg je voor een goede overdracht aan de vaste managementondersteuner.


Jouw werk bestaat uit alle voorkomende secretariaatswerkzaamheden als complex agendabeheer, organiseren van besprekingen en de voorbereiding daarvan zoals het regelen van Webex-vergaderingen. De binnengekomen post en e-mail wordt door jou beoordeeld op urgentie en je bewaakt de voortgang van de afhandeling van de stukken. Verder zorg je ervoor dat de vergaderstukken dagelijks beschikbaar komen en je stelt daarbij zorgvuldig de dagmap op voor de volgende dag. Je werkt in de lijn van de managementondersteuner die je vervangt.


Ondanks de alledaagse hectiek breng je rust en overzicht in het werk en fungeer je als gastvrouw/man voor in- en externe bezoekers. Er wordt van jou verwacht dat jij je dienstbaar opstelt als er even geen flex managementondersteuner nodig is en dat je - waar nodig - helpt met diverse gevarieerde klussen. Daarnaast heb je ook je eigen werkzaamheden, zoals het bijhouden van het BPZ-jaaroverzicht.


Omgeving

Je werkt veel samen met de managementondersteuners van de bewindspersonen, de SG en pSG, DG’s en Directeur BPZ naast het flex team. Ook werk je nauw samen met de ambtelijk adviseurs, kamerbewaarders en de chauffeurs van de bestuursraad. Al die verschillende partijen en belangen vergen van jou dat je snel kan schakelen, communicatief vaardig bent en stevig in je schoenen staat.


Verder ben je onderdeel van het team Logistiek, Kabinet en Secretariaat (LKS) waar alle managementondersteuners onder vallen net zoals Team Bedrijfsvoering, Kabinet & Protocol en de Kamerbewaarders. Van jou wordt een actieve deelname verwacht bij gezamenlijke overleggen van Team LKS en het stimuleren van een uniforme werkwijze binnen de verschillende secretariaten van BPZ.

Functie-eisen

Wij zoeken een enthousiaste collega die:

  • Beschikt over een HBO werk- en denkniveau;
  • beschikt over meerdere jaren relevante secretariële ervaring op minimaal directeursniveau (bij de ambtelijke of politieke top is een pre);
  • beschikt over goede sociale en communicatieve vaardigheden, klantgerichtheid en organisatiesensitiviteit;
  • een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal heeft in woord en geschrift. Goede kennis van het Engels is een pré;
  • flexibel blijft in een zeer veranderende omgeving; je schakelt makkelijk om van het ene naar het andere secretariaat;
  • geordend is en rust brengt in stresssituaties;
  • anticipeert op allerlei situaties en hier proactief naar acteert;
  • beschikt over professionele integriteit;
  • bereid is op flexibele tijden te werken in overleg met collega managementondersteuners en geen 9 tot 5 mentaliteit heeft; indien nodig in te zetten van maandag tot en met vrijdag;
  • goed kan samenwerken; zowel met in- als externe partijen en op verschillende niveaus;
  • uitstekend kan plannen en organiseren en daarbij de voortgang niet uit het oog verliest; ervaring heeft met complex agendabeheer;
  • bij voorkeur VWS goed kent.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 8
  • Maand­salaris Min €2.623 Max. €3.546 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 36
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • Je kunt jouw sollicitatie onder vermelding van het vacaturenummer VWS210057(BPZ) richten aan de heer Jerry A. Chundro.
  • Indien je bent aangewezen als een verplichte Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat, dan verzoeken wij je een kopie van deze aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
  • Een functiegericht assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
  • Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen en heb je om in dienst te treden een Verklaring Omtrent het Gedrag nodig.
  • Een veiligheidsonderzoek B maakt onderdeel uit van de aanstellingsprocedure.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Bestuurlijke en Politieke Zaken (BPZ) is verantwoordelijk voor de ondersteuning en advisering van de politieke en ambtelijke top (Bestuursraad) als geheel en de BR-leden individueel. BPZ heeft tot kerntaak om met de directies te zorgen voor tijdige en kwalitatief hoogwaardige advisering die leidt tot goede besluitvorming door de politieke en ambtelijke top. Als regisseur/procescoördinator is de directie BPZ een verbindende schakel tussen directies en concernorganisaties en van en naar bewindspersonen, de bondsraadsleden en ook intra- en interdepartementaal en het parlement. Daarnaast heeft de directie tot taak om de plaatsvervangend secretaris-generaal (pSG) en SG te ondersteunen in hun eigenaarsrol van de concernorganisaties.

BPZ is georganiseerd in vijf teams: Bestuurlijke en Politieke Advisering, Logistiek, Kabinet en Secretariaat, Stukkenstroom, Concernsturing en Bureau BVA/FG. Bij de directie werken ongeveer vijfenzestig mensen.

Team LKS:

Het Team LKS bestaat uit ca. 30 personen en is onderverdeeld in de secretariaten van de Bewindspersonen, SG en pSG, DG's en Directeur BPZ. Verder bestaat het team uit een afdeling Kamerbewaarders, een afdeling Bedrijfsvoering en een afdeling Kabinet & Protocol. Wij werken allen nauw samen in een open sfeer. Regelmatig zijn er activiteiten en heisessies, die je ook mede helpt organiseren. We streven er continu naar om samen een hoge professionele standaard neer te zetten, waarbij de bewindspersonen en de bestuursraad zo optimaal mogelijk worden ondersteund.

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

“Nederland gezond en wel”; dat is het motto van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Het is de ambitie van VWS om iedereen zo lang mogelijk gezond te houden en zieken zo snel mogelijk beter te maken. Ook wil het ministerie mensen met een beperking in hun participatiemogelijkheden ondersteunen.

We zijn er als VWS van overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We willen daarom een veelzijdige werkgever zijn voor alle groepen in de samenleving en houden hiermee rekening tijdens de selectieprocedure.

VWS telt ongeveer 5000 medewerkers, die voor een belangrijk deel werkzaam zijn bij agentschappen, raden en inspecties. Op het kerndepartement werken ongeveer 1300 mensen. Daarnaast is het ministerie verantwoordelijk voor een aantal ZBO’s, zoals de NZa, het CIZ, het CAK en het Zorginstituut Nederland.

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Jerry A. Chundro (MT-Lid Directie BPZ)

06-20404302

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Debby Ketting-Langelaan

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

MT-lid Concernsturing/plv. Directeur BPZ bij VWS

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 15
  • Reageren voor 23 april
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Managementondersteuner directie Bestuursondersteuning

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Reageren voor 30 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Coördinator bestuursondersteuning

Ministerie van Financiën
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 28 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon