Clusterhoofd Bedrijfsvoering bij de Financiële Service Organisatie

Ministerie van Buitenlandse Zaken

  • Stand­plaats Schedeldoekshaven 101 te Den Haag
  • Contractduur 24 maanden
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €4.092 - €6.045
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Niveau Universitair oude stijl, Universitair Master, Master/doctoraal
  • Vakgebied Financieel / economisch
  • Reageren voor 29 augustus Nog 11 dagen
  • Vacaturenummer 531
  • Plaatsingsdatum 6 augustus 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Inspirerend en verantwoord leidinggeven. Een doener met denkkracht. Vanuit jouw functie als Clusterhoofd Bedrijfsvoering bij de Financiële Service Organisatie (FSO) van Buitenlandse Zaken ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen op jouw afdeling. Je komt te werken bij een gezellige afdeling waar hybride wordt gewerkt - deels op kantoor en deels thuis – in een dynamische en internationale omgeving. Je coacht medewerkers en zorgt voor een inspirerend en veilig werkklimaat; een uitdagende functie waar geen dag hetzelfde is!

Als Clusterhoofd Bedrijfsvoering houd je je voornamelijk bezig met het dagelijks management van de afdeling Bedrijfsvoering binnen FSO. Deze afdeling verwerkt de volledige financiële administratie voor alle Nederlandse ambassades over de hele wereld van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Dit doen zij volgens de LEAN Agile methodiek waarbij continue verbeteren van processen de norm is. De afdeling is opgedeeld in meerdere teams die werken volgens het principe taakspecialisatie en daarmee allemaal hun eigen taken hebben binnen het gehele proces van de financiële administratie. Samen met de leidinggevenden van de teams en het afdelingshoofd geef je inspirerend leiding aan de veranderingsprocessen waar de FSO zich in bevindt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de implementatie van een nieuw administratiesysteem.

In jouw rol geef je leiding aan 4 leidinggevenden. Je behoudt het overzicht en biedt hen structuur. Om je medewerkers optimaal te begeleiden en zorg te dragen voor een hecht team voer je met regelmaat tussentijdse- en functioneringsgesprekken. Of dit nu leuke gesprekken over de toekomst zijn of zakelijkere gesprekken over de verbetering van resultaten; jij doet dit op een constructieve manier die voor jou vanzelfsprekend is. Door je ruime ervaring als leidinggevende weet je als geen ander hoe je sturing geeft. Je begeleidt jouw medewerkers bij hun professionele ontwikkeling, afgestemd op de doelen en ontwikkeling van ons ministerie en jouw afdeling. Deze capaciteiten zet je ook in om hen te helpen eigen kwaliteiten optimaal in te zetten bij de begeleiding en sturing van hún medewerkers.

Je vertegenwoordigt de afdeling Bedrijfsvoering op strategisch niveau en bent uitstekend in staat om op “board” niveau netwerken te onderhouden en uit te breiden. Je weet standpunten in te nemen en daar zowel intern als extern draagvlak voor te creëren. Daarnaast ben je ook een echte doener. Zo vindt je het bijvoorbeeld leuk om af en toe in een complex dossier te duiken.

Door jouw goede communicatie naar de klanten en toezichthouders toe, draag je bij aan een geslaagd verandertraject. Je stimuleert en borgt, samen met het afdelingshoofd, de samenwerking met het postennetwerk en de andere stakeholders op het departement. Daarnaast ondersteun je het afdelingshoofd met behulp van de Lean methodiek op het gebied van procesoptimalisatie op het gebied van de werkprocessen m.b.t. de administratie van de bedrijfsvoeringbudgetten. Borging van een adequate administratie en de rechtmatigheid van verplichtingen en uitgaven zijn daarbij het resultaat.

Gamebased Assessment (GBA):
Voor deze vacature vragen we je een game-based assessment te maken. Wat betekent dat? In deze assessmentvorm speel je verschillende games. Aan de hand van jouw resultaten kunnen wij beoordelen of je over de competenties en/of vaardigheden beschikt die je nodig hebt om de functie goed te kunnen vervullen. Extraleuk voor jou: nadat je de game-based assessment hebt voltooid, krijg jij ook een mooi rapport.

Goed om te weten:
Nadat je jouw sollicitatie hebt ingestuurd, ontvang je (in de ontvangstbevestiging van je sollicitatie) een uitnodiging met een link naar het assessment. Je hebt tot 48 uur na het sluiten van de vacature de tijd om het assessment af te ronden.

Het resultaat van je assessment wordt gedeeld met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om je account te verwijderen, zodat je resultaten niet meer zichtbaar zijn voor het ministerie.

Meer over de functiegroep Manager

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De FSO, gevestigd in Terminal Zuid op de Schedeldoekshaven 101 in Den Haag, is een jonge shared service organisatie die binnen Buitenlandse Zaken de producten en diensten aanbiedt op het gebied van de financiële dienstverlening.

Met 180 fte is de FSO één van de grootste directies binnen Buitenlandse Zaken, die momenteel bestaat uit zes afdelingen: Departement, Posten, Inkoop, Organisatie & Control, Concernadministratie en Payments en Cash Management.

De FSO werd opgericht per 1 januari 2018 en is in de loop der jaren uitgebreid met de zeven Regionale Service Organisaties, onderdelen van de directie Financieel Economische Zaken (FEZ), de Shared Service Organisatie WereldWijd Werken (3W) en de Hoofddirectie Personeel en Organisatie (HDPO). Inmiddels zijn we in de tweede fase terecht gekomen van de taakspecialisatie, waarbij nog diverse organisatorische aanpassingen zullen plaatsvinden in 2022/2023. De FSO is onderdeel van het financiële domein bij Buitenlandse Zaken en op dagelijkse basis wordt nauw samengewerkt met FEZ.

De FSO gaat door diverse verandertrajecten heen, waaronder de inbedding van SAP, het harmoniseren van de werkprocessen, taakspecialisatie en automatiseringstrajecten. Alleen met een goed samenwerkend team van mensen, gericht op excellente dienstverlening volgens de producten- en dienstencatalogus, kan de organisatie succesvol worden en blijven.

Het Cluster Bedrijfsvoering bestaat uit ongeveer 70 medewerkers en is opgedeeld in meerdere regio- en themateams. Het managementteam van FSO Posten bestaat uit het afdelingshoofd, het clusterhoofd Bedrijfsvoering en het clusterhoofd Programma Management.

De sfeer bij FSO-Posten is informeel, er wordt hard gewerkt en regelmatig onder hoge tijdsdruk. We hechten waarde aan goede onderlinge contacten en een veilige werkomgeving. De afdeling is heel divers en inclusief en een mooie afspiegeling van de internationale context waar we in werken. Momenteel werken we hybride: een mix van thuis en op kantoor.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Diversiteit en Inclusie

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. En door een werkcultuur te scheppen waar iedereen zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in, onder meer, leeftijd, gender(identiteit), cultuur, religie, achtergrond, geaardheid, (arbeids)beperking, kennis en competenties.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Wendy van Meel, afdelingshoofd

070-348 7969

Jan Kennis, plaatsvervangend directeur

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Beleidsmedewerker diplomatieke veiligheid

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 5 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Senior beleidsmedewerker mensenrechten

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Rijnstraat 8 te Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 22 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Senior fiscaal adviseur lokale medewerkers Nederlandse ambassades

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 5 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon