Contractmanager

Zonder geavanceerde informatietechnologie is het Openbaar Ministerie nergens. Want stel je voor dat een Officier van Justitie niet kan inloggen, waardoor een zitting moet worden opgeschort. Of dat er een storing is in de DNA-database, nét als we een dader willen identificeren.

Wat ga je doen?
IVOM is de interne IT organisatie binnen het Openbaar Ministerie (OM). Met de komst van meerdere leveranciers en een diversiteit aan contracten wordt contractmanagement steeds belangrijker. Als contractmanager ben je, samen met je collega contractmanagers verantwoordelijk voor het managen van alle (ICT) contracten met de verschillende leveranciers van het IVOM. Daarbij werk je nauw samen met Leveranciersmanagement en ook met de afdelingen Inkoop en Team Beheer (financiële en administratieve ondersteuning. . Binnen het leveranciers- en contractmanagement team (“LCM-team”) ben jij met je collega’s verantwoordelijk voor de besturing, initiëring, facilitatie en coördinatie van zaken die zich afspelen op het snijvlak van de IT en IV organisatie en leverancier. Zo leg je met het LCM-team kpi’s vast per leverancier, controleer je of er binnen de contractuele kaders wordt geleverd en beheer je de kosten. Ook geef je adviezen op het gebied van contractmanagement, schakel je met inkoop en juridische zaken en treed je oplossingsgericht op bij problemen tussen leveranciers en afdelingen van het OM.

Als contractmanager heb je ook (een adviserende) rol in aanbesteding/-inkoop trajecten, jouw input bij het formuleren van de wensen en eisen is hierbij van grote waarde. Naarmate onze dienstverlening vanuit het domein IT zich ontwikkelt, denk je ook mee over jaarplannen en de ontwikkeling van de afdeling.

Als contractmanager sta je aan de start van een ingrijpende doorontwikkeling van leveranciers- en contractmanagement binnen de afdeling CIO-Office van het IVOM. We zijn op zoek naar iemand die de gewenste professionaliseringsslag van het contractmanagement binnen de afdeling CIO-office van het IVOM mede kan initiëren en vormgeven. Het CIO-office ontwikkelt, in samenspraak met de verschillende afdelingen, voor IVOM de strategie, maakt de vertaling naar beleid en doelstellingen en bewaakt de uitvoering hiervan in termen van eenheid, effectiviteit en voortgang. Je beschikt over ervaring met contractmanagement binnen complexe organisaties. Je hebt daarnaast ervaring met (het mede begeleiden van) outsourcingstrajecten (onder meer op het gebied van ICT), het onderhandelen met leveranciers en het helpen opstellen van specifieke contractvormen voor het eigen inkoopdomein.

In lastige situaties houd jij het hoofd koel. Je laat je door niemand van de wijs brengen en speelt het tactisch en strategische spel dat contract management soms is. Daarbij maak je gebruik van je kennis en ervaring. Als overtuigende gesprekspartner sta jij stevig in je schoenen, ga je proactief te werk en voel je goed aan welke belangen er binnen een politiek-bestuurlijke organisatie als het OM spelen. In politiek gedreven, complexe situaties houd jij het overzicht en je pakt door waar nodig. Ook durf je af te wijken van geëffende paden, heb je een innovatieve mindset en heb je een sterk probleemanalytisch vermogen. En met de ruimte, vrijheid en het ondernemerschap dat je krijgt, kun je goed overweg.

Een contractmanager van het IVOM:

• Bewaakt de naleving van de in contracten vastgelegde afspraken;
• Realiseert en bewaakt de financiële doelstellingen (Business Case) van de contracten;
• Bewaakt dat de afgesloten contracten continue aansluiten op actuele behoeften van het OM en op veranderende marktsituaties (zoals prijs of technologische mogelijkheden);
• Verstrekt in afstemming met interne klanten zelfstandig opdrachten aan leveranciers (binnen de vastgestelde financiële kaders, voor meerwerk, spoedopdrachten en aanvullende onvoorziene activiteiten);
• Voert in samenwerking met leveranciersmanagement de regie over de beschikbaarheid van bestaande producten en diensten door de leverancier en mogelijk de totstandkoming van nieuwe producten en diensten, die maximaal aansluiten op de behoefte van het OM en de door het OM gewenste specificatie;
• Bewaakt waar relevant de compliance aan regelgeving van toezichthouders;
• Levert een bijdrage aan de sourcingstrategie waarmee richting wordt gegeven aan de wijze waarop de uit te besteden beheers- en ontwikkelactiviteiten aansluiten op de ondernemingsstrategie van het OM;
• Houdt regie op de vraagstroom en opdrachtverstrekking richting de IT-leveranciers;
• Fungeert, afhankelijk van het onderwerp, als escalatiekanaal voor de andere Domein IT-afdelingen bij verzoeken, kansen, klachten en conflicten met tussen Domein IT en haar leveranciers;
• Maakt in samenspraak met de leveranciersmanager en de afdeling Inkoop afspraken over prijzen, tarieven en indexeringen.