Coördinator bureau flex

Vanuit Den Haag zorg jij als Coördinator bureau flex voor een goede, tijdige inschakeling en selectie van flexwerkers voor de Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen (DUS-I). Zijn onze nieuwe collega’s  eenmaal aan de slag, dan bewaak jij de onboarding en hun werkperiode. In deze job werk je met veel verschillende mensen en partijen samen, zowel intern als extern. Het doel: snelle en adequate uitvoering van subsidies met behulp van de flexibele schil.

Wat ga je doen als Coördinator bureau flex?

“Je bent de brug tussen de interne organisatie en externe leveranciers. Je bent het kloppende hart van de organisatie”

Zodra er een subsidieregeling ingaat voor het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) of Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), komen we bij DUS-I in actie om de subsidies op tijd op tijd te beoordelen en bij de juiste klanten te krijgen. Onze klanten zijn onder andere scholen, sportverenigingen en zorginstellingen. Vaak zien we het extra werk van een subsidie al ruim op tijd aankomen, maar dat kan niet altijd: denk bijvoorbeeld aan de zorgbonus waarover heel snel werd besloten in de politiek. Om ons werk goed te kunnen doen hebben we uitzendkrachten, ZZP-ers of te detacheren flexwerkers nodig. Subsidiemedewerkers, projectcoördinatoren, heel specialistische of juist ondersteunende flex-collega’s helpen ons de klus te klaren. Jij houdt onder supervisie van team HR van DUS-I het lijntje met de afdelingshoofden kort om te kunnen inschatten wat de personele behoefte is en zorgt voor een heldere opdracht voor de mantelpartners: dat zijn de vaste bureaus waarmee we op basis van aanbestedingen samenwerken. Je houdt nauw contact met een tiental bureaus en bewaakt de regelgeving en de afspraken over tarieven en levertijden. Voor het afdelingshoofd doe je de eerste selectie van kandidaten. Daarnaast zorg je voor terugkoppeling van de selectie, vervolgafspraken en de administratieve afhandeling bij inhuur van de kandidaat. Zo kun je meer dan 100 flexwerkers in je portefeuille hebben. Bovendien bedenk en implementeer je procesverbeteringen en belegt waar nodig werkgroepen om die verbeteringen door te voeren. Kortom; snel schakelen en toch het overzicht bewaren is één van je grootste uitdagingen om een goed lopend inhuurproces te garanderen.

Je maakt als Coördinator bureau flex onderdeel uit van de afdeling HR&O, team HR. Dit team bestaat uit een senior adviseur leren en ontwikkelen, HRM adviseurs, HR-beleidsadviseur, en HR medewerkers.

Een medewerker van bureau flex ondersteunt je en helpt je wegwijs te maken. Daarnaast werk je intern veel samen met de afdeling bedrijfsvoering, en haar clusters zoals het financiële team als het gaat om bijvoorbeeld inkoop, stroomlijnen van de urenverantwoording en facturen. Ook lever je input bij nieuwe aanbestedingen rondom inhuur. Loop je ergens tegenaan, dan kan je terecht bij het afdelingshoofd van jouw team. Team HR van DUS-I geeft je goede begeleiding en een gedegen draaiboek rondom het takenpakket, waarbij er veel ruimte is voor eigen invulling. Het team is hecht en warm, veel collega’s doen ook samen activiteiten buiten het werk en ondersteunen elkaar in hun rol. De organisatie DUS-I groeit, die ontwikkeling is interessant. Ook jouw persoonlijke ontwikkeling staat bij ons nooit stil.