Coördinator projectadministratie

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)

  • Stand­plaats Utrecht
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €3.279 - €5.039
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Niveau Bachelor - HBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel, Auditing / accountancy, Juridisch, Inkoop / verkoop
  • Reageren voor 19 oktober Nog 4 dagen
  • Vacaturenummer RVB/2021/273
  • Plaatsingsdatum 4 oktober 2021
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Jaarlijks voert de directie Vastgoedbeheer honderden projecten uit in de diverse vastgoedportefeuille van het Rijksvastgoedbedrijf. Van onderhoud aan een klimaatinstallatie in een gevangenis tot het inrichten van een conferenceroom in een rijkskantoor. Als coördinator werk je vanuit kantoor (Den Haag/Utrecht) of vanaf huis. Jij begrijpt het belang van uniforme administratie bij de inkoopprocessen. Je vormt dan ook de helft van het inhoudelijke hart van de sectie Projectadministratie.

In nauwe samenwerking met je collega-coördinator zet je de lijnen uit in de sectie. Jouw collega focust daarbij op de projectadministrateurs. Jij verzorgt de functionele aansturing van zo’n tachtig projectassistenten. Verspreid over het hele land nemen zij projectleiders en objectmanagers van het Rijksvastgoedbedrijf al het administratieve werk uit handen bij inkopen tot € 150.000,-. Denk aan het opvragen van offertes, het versturen van opdrachtbrieven en het maken van inkoopformulieren.

Omdat het Rijksvastgoedbedrijf een complexe organisatie is, voeren de regio’s de verschillende inkoopprocessen nog niet altijd uniform uit. Aan jou de taak om te sturen op een eenduidige en efficiënte inrichting van de inkoopondersteuning met heldere werkinstructies die alle projectassistenten hanteren. De processen raken het werk van de projectadministrateurs, maar ook dat van andere afdelingen en directies binnen het hele Rijksvastgoedbedrijf. Denk aan de afdelingen Planning en Control, en Inkoop en Contractmanagement. Maar ook aan directies als Finance en Bedrijfsvoering. Ook zij voeren regelmatig procesverbeteringen door. Jij weet wat wel en niet kan in de systemen en welke onduidelijkheden er leven in je sectie. Om de belangen van je eigen directie te behartigen, schuif je daarom aan bij de organisatiebrede gebruikersoverleggen.

Zeker zo belangrijk zijn de projectassistentenoverleggen met de circa vijftien seniors uit de verschillende afdelingen. Hoewel je voor iedereen binnen deze afdelingen toegankelijk bent, voeden zij je met wat er speelt binnen hun afdeling en waar zij tegenaan lopen. Je bespreekt met hen de vraagstukken voor verandering die er liggen. Op basis van je kennis en dat van je netwerk binnen de organisatie kom je met voorstellen. Maar je inspireert ook de senior assistenten om mee te denken over de beste oplossing voor alle regio’s. Met oog voor het grote geheel, inzicht in de bijzonderheden van de regio’s en soms de nodige diplomatie creëer je draagvlak binnen de sectie voor vernieuwingen en efficiëntere processen. Ook helpen de seniors je om veranderingen te implementeren.

Wat jouw rol extra interessant maakt, is de ontwikkelopdracht om de projectadministratie te vereenvoudigen. Bijvoorbeeld door lean werkwijzen en automatisering. Je denkt mee in een projectgroep, geeft aan welke richting we op willen met processen en welke randvoorwaarden belangrijk zijn. Zo help je als coördinator om de projectadministratie binnen het Rijksvastgoedbedrijf te harmoniseren en naar de next level te brengen. Hierbij leg je verantwoording af aan het sectiehoofd, maar bovenal werken jullie nauw samen. Samen zetten jullie de lijnen uit en geven jullie richting. Het sectiehoofd vanuit waar de organisatie heen wil, jij vanuit de inhoud en wat praktisch kan.

Meer over de functiegroep Senior Medewerker Vastgoed en Infrastructuur

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Directie Vastgoedbeheer
De directie Vastgoedbeheer verzorgt het beheer van de gebouwen, gebouwgebonden (technische) installaties, terreinen en gronden van het Rijksvastgoedbedrijf. Sommige daarvan zijn specialties: panden, terreinen en gronden die onlosmakelijk verbonden zijn met het primaire proces. We verzorgen het beheer zowel in de fase van (tijdelijk) gebruik als leegstand. Ook realiseren we de kleinere projecten voor (her)ontwikkeling, transformatie of transacties.

De afdeling Planning, Werkverdeling en Administratie
De afdeling Planning, Werkverdeling en Administratie is ‘het stuur’ van onze ‘productiefabriek’. Welke schaarse (technische) capaciteit zetten we waar op in, zodat we zowel kwalitatief als kwantitatief het meeste uit onze organisatie halen? Over die vraag buigen wij ons. Zodat we veel steviger kunnen sturen op de planning en programmering van het werk voor de gehele directie. We brengen de vraag vanuit portefeuille- en assetmanagement en het aanbod van capaciteit vanuit de uitvoerende afdelingen met elkaar in verbinding en adviseren het MT over de toedeling van capaciteit en prioriteitstelling. Daarnaast zorgen we voor een eenduidige vastgoed- en projectadministratie en de monitoring van de uitvoering.

Sectie Projectadministratie
De sectie Projectadministratie bestaat uit ongeveer twintig projectadministrateurs die grotendeels gekoppeld zijn aan de realisatie afdelingen. Daarnaast worden vanuti de sectie projectadministratie zo’n tachtig projectassistenten functioneel aangestuurd die verspreid over het land de projectleiders en objectmanagers in de regio’s ondersteunen. Samen met je collega-coördinator bewaak je de inhoud van de administratieve processen en stuur je de sectie functioneel aan. Jij neemt de projectassistenten onder je hoede. De P-verantwoordelijkheid ligt bij de secties en clusters waar de assistenten voor werken. Voor iedereen ben je makkelijk benaderbaar. Maar in de basis voeden de vijftien seniors in de ploeg je met informatie over wat er speelt binnen de groep. Zij zorgen ook voor de terugkoppeling over veranderingen in processen. Daarnaast heb je regelmatig contact met de gebruikers die administratieve gegevens verwerken bij de verschillende afdelingen. En met beleidsmedewerkers die werken aan programma’s over bijvoorbeeld financiering.

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)

Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.

Zie https://www.rijksvastgoedbedrijf.nl/over-ons voor meer informatie over het Rijksvastgoedbedrijf.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Leon Kuijten, Sectiehoofd Projectadministratie

036-25333285

Cees van der Kroft

06-52713972

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Marilyn Antonia, Backoffice Werving & Selectie

06-50738020

Shamin Naipal, Backoffice Werving & Selectie

06-46748145

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Rijksvastgoedbedrijf (RVB) nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Manager Vastgoedadministratie

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12,schaal 13
  • Reageren voor 27 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Project-assistent Vastgoedbeheer

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)
  • Stand­plaats Arnhem
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Reageren voor 31 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Projectcontroller Rijksvastgoed

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 17 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon