Coördinator Visumcluster Consulaire Service Organisatie (CSO)

Ministerie van Buitenlandse Zaken

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 24 maanden
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.957 - €4.707
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Niveau HBO oude stijl, HBO bachelor
  • Vakgebied Administratief / secretarieel, Facilitair / dienstverlening, Sociaal / maatschappelijk / welzijn, Internationaal
  • Reageren voor 1 september
  • Vacaturenummer 516
  • Plaatsingsdatum 27 juli 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Het ministerie van Buitenlandse Zaken behartigt de belangen van Nederland en haar burgers in het buitenland. Met alle recente ontwikkelingen belangrijker dan ooit en veelvuldig in de spotlights. Twee belangrijke taken zijn belegd bij de Consulaire Service Organisatie(CSO). Op de eerste plaats is dat het beoordelen van visumaanvragen van visumplichtige buitenlanders die naar Nederland willen reizen. Omdat er binnen het Schengengebied vrij verkeer is van personen, doen we dit namens alle Schengenlanden. Daarnaast beoordelen we aanvragen van reisdocumenten voor Nederlanders die in het buitenland wonen en werken.

Binnen de CSO zijn we op zoek naar een ervaren coördinator. Als leidinggevende van een team van 15-20 beslismedewerkers ben je – samen met een aantal andere collega’s – verantwoordelijk voor het aansturen van de operationele werkzaamheden binnen het visumcluster.

Als coördinator ligt de focus op het goed laten functioneren en steeds verder verbeteren van je team en je medewerkers. Je staat voor de balans tussen mens- en resultaatgerichtheid: je hebt oog voor de resultaten en KPI’s, én voor de vaardigheden en het gedrag van medewerkers.

Je zorgt dat medewerkers kwaliteit en productiviteit leveren conform de geldende processen en processtappen. Door de gesprekken die jij met de medewerkers voert, weten zij wat er van hen verwacht wordt en waar hun ontwikkelmogelijkheden liggen. Jij staat hen bij in het realiseren van de ontwikkelingsmogelijkheden. Je voert niet alleen op individuele basis gesprekken, zoals de wekelijks bilateralen en kwartaalgesprekken in het kader van de p-cyclus (start- voorgangs- en functioneringsgesprekken) maar ook teamgesprekken. Binnen de CSO wordt ook gewerkt met dagstarts waarin jij met jouw team stilstaat bij de kwalitatieve en kwantitatieve doelen van de dag en ontwikkelingen die van belang zijn.

Onze organisatie is voortdurend in ontwikkeling. Daarom is het essentieel dat de medewerkers van de afdeling duurzaam een breed inzetbaar zijn. Jij creëert een prettig samenwerkingsklimaat in het team, waarbij coaching en begeleiding voorop staan. Ook bouw je aan goede relaties met het hoofd visumcluster, de collega’s verantwoordelijk voor work force management en zoek je nadrukkelijk de samenwerking en afstemming met collega leidinggevenden.

Meer over de functiegroep Operationeel Manager

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De Consulaire Service organisatie (CSO) is een zelfstandige uitvoeringsdirectie die deel uitmaakt van het consulaire domein.

De CSO werkt nauw samen met de Directie Consulaire Zaken en visumbeleid (DCV). Met het postennet, de externe dienstverleners en de ketenpartners is de CSO verantwoordelijk voor een goede uitvoering van de consulaire processen.

De CSO bestaat uit 2 operationele clusters: Visa en Reisdocumenten/Specials, 2 ondersteunende

clusters: Kwaliteit & Regie en Operationele staf, een HR team en het tijdelijke transitieteam>

Het CSO MT bestaat uit de hoofden van deze clusters en teams en de directeur.

Tot de COVID-19 pandemie werden er wereldwijd ongeveer 700.000 visumaanvragen en 65.000 aanvragen voor Nederlandse reisdocumenten ingediend en verwerkt. De COVID-pandemie heeft ertoe geleid dat met name het visumproces grotendeels stil is komen te liggen. De processen worden nu weer opgestart en zijn sterk afhankelijk van de ontwikkelingen m.b.t. het virus waarbij met name op het gebied van visumverlening de instroom een steile opwaartse lijn kent.

De komende jaren is de CSO nog volop in ontwikkeling waarbij 4 sporen leidend zijn:

  1. Aanpassen huidige organisatie: robuust en ingericht op de toekomst, rekening houdend met mondiale ontwikkelingen;
  2. Transitie backoffices China naar de CSO;
  3. Implementatie digitale systemen, zowel binnen het visum- als het reisdocumentenproces;
  4. Runnen staande organisatie (veranderen terwijl de winkel open blijft).

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Diversiteit en Inclusie

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. En door een werkcultuur te scheppen waar iedereen zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in, onder meer, leeftijd, gender(identiteit), cultuur, religie, achtergrond, geaardheid, (arbeids)beperking, kennis en competenties.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Gerco Broekstra, Hoofd Visumcluster

070-3484359

Nicole Pineda, HR-Coordinator

06-52751247

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Joost van Daal, Senior Adviseur Werving & Selectie

+31 70 348 4000

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Planner Workforce management (WFM)

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 2 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Managementondersteuner / secretarieel medewerker

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 6
  • Reageren voor 1 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Clusterhoofd Bedrijfsvoering bij de Financiële Service Organisatie

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Schedeldoekshaven 101 te Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 29 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon