Directiesecretaresse bestuursraad

Stroomt de dienstverlening door jouw aderen? Haal jij energie uit het goed organiseren van zaken, orde aanbrengen en de voortgang bewaken? Een dynamische politiek-bestuurlijke omgeving, een bestuurder die op hoog niveau opereert, een complexe agenda die continu onder druk staat. Dit is de omgeving bij de directie Bestuursondersteuning in Den Haag, waarin jij als directiesecretaresse actief bent.

Het organisatorisch ontzorgen: dat is jouw belangrijkste kerntaak als directiesecretaresse Bestuursraad. Jij gaat werken voor de programmadirecteur-generaal WaU. Onder de programma-DG valt de programmadirectie Werk aan Uitvoering en de programmadirectie Vereenvoudiging Inkomensondersteuning. Deze programma's hebben als doel om overheidsbreed te komen tot nog betere publieke dienstverlening en eenvoudigere regelgeving.

Je werkt in een zeer dynamische, politiekgevoelige omgeving, waarbij het geregeld voorkomt dat zaken die je vanmiddag agendeert, vanavond in een actualiteitenprogramma de revue passeren. Je zit dus heel dicht op de politieke besluitvorming en dát is precies wat jouw functie zo interessant en uniek maakt.

Inhoudelijk laat jij je meerwaarde ook zien. Je bent geïnteresseerd, weet welke onderwerpen actueel zijn en kunt daardoor goed prioriteiten stellen.

Jij zet als ervaren directiesecretaresse net dat stapje extra, denkt mee én vooruit. Je draagt ideeën aan en deelt kennis om de samenwerking op de werkvloer te bevorderen. Zo werk je samen aan de doorontwikkeling en verbetering van de dienstverlening. Ook bouw je een goede verstandhouding op met de leden van de Bestuursraad en je collega-directiesecretaressen, zodat je bijvoorbeeld een collega kunt vervangen bij afwezigheid. Zo heb je na verloop van tijd aan een half woord genoeg en haal je nog meer voldoening en plezier uit je werk. Het geven en ontvangen van feedback is een natuurlijk onderdeel van jouw werk.

Verder zijn je taken:

• Je beheert en bewaakt de (complexe) agenda en de e-mailbox van jouw programmadirecteur-generaal. Je maakt en plant afspraken, ook voor de langere termijn, en signaleert eventuele knelpunten.
• Je bent effectief in het organiseren van vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten voor het management, meldt bezoekers aan en regelt de locaties en catering.
• Je zorgt voor een tijdige en klantvriendelijke afhandeling van vraagstukken via telefoontjes, e-mail en post, en jaagt uitgezette actiepunten na.
• Je verzamelt vergaderstukken, maakt zo nodig een dossier aan of zet de stukken in iBabs.
• Je ondersteunt bij het organiseren van evenementen

Wist je dat het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) onder 1 dak werken? We zetten onze gezamenlijke deur graag voor je open op donderdag 12 oktober 2023 tussen 16:00 en 19:00 uur. Zodat jij kan ontdekken of een carrière bij een van deze ministeries iets voor jou is. Lees hier meer informatie over de (m)eat and greet en meld je aan -> https://www.werkenvoornederland.nl/over-de-rijksoverheid/agenda/2023/meet-and-greet.