Directiesecretaresse Directie Participatie

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 2 jaar
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.422 - €3.157
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 13 augustus
  • Vacaturenummer IW DP 2021-166
  • Plaatsingsdatum 9 juli 2021
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Het optimaal ondersteunen van de dagelijkse werkzaamheden van de directie Participatie en Overlegorgaan Fysieke Leefomgeving (OFL): dat is wat jij doet als directiesecretaresse. Je werkt vanuit Den Haag. Kenmerkend voor jou? Je enthousiaste houding, positieve mindset en grote verantwoordelijkheidsgevoel.

Wat ga je doen als Directiesecretaresse?
Als directiesecretaresse verzorg je onder meer het agendabeheer van de directeur en incidenteel van andere MT-leden en regel je vergaderlocaties, catering en vervoer. Ook het plannen en organiseren van overleggen en tele- en videoconferenties laten we met een gerust hart aan jou over. Net als het aannemen en afhandelen van telefoongesprekken. Daarnaast verwerk je de inkomende (digitale) post en zorg je voor de juiste verspreiding ervan.

Verder stel je (digitale) dossiers samen en controleer je uiteenlopende documenten op vorm- en typefouten. Voor de directie Participatie ben je ook de ICT-contactpersoon. Je vraagt IT-middelen en toegangsrechten aan. Verder zorg je dat digitale problemen worden opgelost en draag je bij aan digitaal werken binnen de directie. Dit doe je door toe te zien op kennisoverdracht en de optimale inzet van ICT-voorzieningen.

In gekomen correspondentie en de contacten daarover met collega’s verwerk je in de het documentmanagementprogramma. Hierbij houd je de deadlines scherp in de gaten en onderneem je waar nodig actie. Verder verzorg je kleine financiële opdrachten en je ondersteunt medewerkers hierbij. Voor de MT-leden vraag je binnen- en buitenlandse dienstreizen aan. Je werkt in een directiebreed team van ondersteuners (9 medewerkers). Je werkt primair voor de directeur Participatie.
Het mag duidelijk zijn: dankzij jou, als spin in het web, kunnen de MT-leden binnen de directie Participatie hun taken soepel oppakken en uitvoeren.

Wat verwachten wij van jou
Wij verwachten van jou als directiesecretaresse dat je uitstekend verbanden kunt leggen en een goede schatting kunt maken van belangen waarbij je consequenties goed weet af te wegen. Je bent in staat een netwerk op te bouwen, te onderhouden en dit efficiënt te benutten zowel intern als extern. Procesverbetering en efficiëntie van onze werkprocessen vinden wij belangrijk. Daarom doen wij graag een beroep op jou om hieraan bij te dragen. Verder ben jij je bewust van de regels, verschillende posities en krachtenvelden in de organisatie. Hier kun je goed mee omgaan.

Als directiesecretaresse kun je zowel zelfstandig als samenwerken met anderen. Dit gaat je goed af en je hebt hierin een flexibele houding. Plannen en organiseren kun je uitstekend, je bent proactief en kunt goed overzicht houden als het gaat om voortgang van de werkzaamheden.
Je hebt gevoel voor humor, snapt dat de hectiek soms met zich meebrengt dat dingen vaak anders lopen dan van tevoren afgesproken of gepland en vindt dat uitdagend. Je bent klantvriendelijk met een goede balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding.

Functie-eisen

  • MBO werk- en denk niveau en minimaal drie tot vijf jaar werkervaring
  • Uitstekende schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden zowel in het Nederlands als in het Engels.
  • Je hebt een goede beheersing van MS Officeprogramma’s, zoals Excel, Word en PowerPoint.
  • Kennis van IT, document management informatiesystemen en verschillende automatiseringssystemen

Competenties die helpen om de functie goed uit te oefenen

  • Je bent stressbestendig, in staat je eigen grenzen te bewaken;
  • Je voelt je thuis in een dynamische omgeving en kunt goed omgaan met hectiek;
  • Je bent flexibel, kunt je snel aanpassen aan veranderende omstandigheden en snel schakelen tussen verschillende onderwerpen;
  • Je bent gericht op verbinding en samenwerking met de collega’s;
  • Je benadert zaken met een positieve instelling, kunt goed luisteren en je bent empathisch;
  • Je bent punctueel en accuraat, wij kunnen op jou rekenen en bouwen.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Maand­salaris Min €2.422 Max. €3.157 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur 2 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op dinsdag 24 augustus 2021

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Nederland heeft vorm gekregen in ontelbare vormen van samenwerken, uitproberen en oplossen. De Directie Participatie doet mee in het hart van die co-operatie-geschiedenis en geeft daar van binnenuit vorm aan. Ze ondersteunt, adviseert en helpt directies en programma’s die het spel met de samenleving opzoeken, vernieuwen en verbeteren. In al onze processen is het keer op keer zoeken naar de juiste manier van participeren, twee kanten op: hoe kunnen belanghebbenden meebouwen aan betere overheidsplannen en een leefbaarder Nederland, en hoe kan lenW of het Rijk goed inspelen op maatschappelijke initiatieven en krachtige bewegingen van burgers, bedrijven en belanghebbenden?

Onze adviseurs en ondersteuners werken elke dag aan maatwerkoplossingen in complexe beleidsdossiers, aan degelijk advies- en secretariaatswerk ten dienste van het Overlegorgaan Fysieke Leefomgeving (OFL), en aan de soepele inrichting en afhandeling van wettelijke zienswijzenprocedures en internetconsultaties.
Ons advies- en projectwerk is niet vrijblijvend, maar moet impact hebben en van betekenis zijn voor een beter Nederland. Vanuit de Directie Participatie bieden wij hiervoor een heel palet aan diensten aan, waardoor we flexibel kunnen schakelen en op de vraag kunnen inspelen. Het palet loopt van advies- en projectdienstenx, zoals procesontwerp, learning journey’s en bestuurlijke reflecties, tot wettelijke zienswijzeprocedures en geformaliseerde, onafhankelijke adviezen aan de bewindspersonen via het OFL.
De directie maakt organisatorisch onderdeel uit van de stafafdelingen van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen. Wij zetten de kracht van diversiteit in om onze doelen te realiseren. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, culturele achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!

IenW zet in op een veilig, bereikbaar en leefbaar Nederland. Daarom werkt het ministerie aan krachtige verbindingen over de weg, spoor, het water en door de lucht. En IenW beschermt tegen wateroverlast, zorgt voor de kwaliteit van lucht, water en bodem en aan het realiseren van een circulaire economie. Zie verder https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-infrastructuur-en-waterstaat

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

De heer drs. N. Boxem MSc

06-15692500

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Mevrouw N.R. Tolud (Naomi)

06-21184262

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Senior beleidsmedewerker waterkwaliteit

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12,schaal 13
  • Reageren voor 9 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Beleidsmedewerker Kennis en Innovatie

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 23 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Programmasecretaris

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 16 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon