Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Directiesecretaris

Dienst ICT Uitvoering (DICTU)

  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €3.815 - €5.671
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Niveau Master/doctoraal
  • Vakgebied ICT
  • Reageren voor 25 september Nog 2 dagen
  • Vacaturenummer DICTU_20200727_12
  • Plaatsingsdatum 11 september 2020
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

De directiesecretaris DT coördineert het besluitvormingsproces van het directieteam. De volgende activiteiten vallen hieronder:

  • Het verzorgen van de voorbereiding, agenda en afhandeling van het DT-overleg. Dit houdt onder andere in:
    - Opstellen van een agenda, actie-/besluitenlijst en verslag.
    - Borgen van de kwaliteit van nota’s of van andere aan te leveren stukken.
    - Bewaken van de voortgang van acties die voortvloeien uit het DT.
    - Zorgen voor eenduidige communicatie van besluitvorming naar de organisatie.
  • Het verzorgen van de DT stand-up’s. Dit houdt onder andere in het faciliteren van het gesprek tijdens de stand-up en het up-to-date houden van het DT Jirabord.
  • Het coördineren van de totstandkoming en het beheer van bedrijfsvoeringproducten, te denken valt aan de managementafspraken, roadmap, rapportages en mandaatlijsten.
  • Coördineren van secretariswerkzaamheden binnen het team van divisie- en directiesecretarissen (cascade vanuit de MT’s naar het DT en vice versa).
  • Het zorgen voor de communicatie en informatievoorziening binnen en buiten het DT.
  • Het voorbereiden van het BFI-gesprek met de eigenaar.
  • Het organisatie van combi directie-overleggen met andere organisaties.
  • Secretarisschap van het crisismanagementteam.
  • Het verzorgen van de voorbereiding van overige interne en externe overleggen waar de algemeen directeur initiatiefnemer van is of waar deze aan deelneemt. Dit in afstemming met inhoudelijk betrokkenen. 

Advisering:

De directiesecretaris DT:

  • Adviseert de algemeen directeur en de andere directeuren bij de besluitvorming, implementatie en uitvoering van processen–vanuit een organisatiebreed overzicht, om de samenhang hiervan te waarborgen. Op die manier wordt draagvlak gecreëerd bij stakeholders voor adviezen, nota’s en besluiten vanuit het directieteam.
  • Adviseert de algemeen directeur op een zelfstandige en proactieve wijze bij vraagstukken ten aanzien van het DT, van verschillende aard (bijvoorbeeld op het gebied van agile besturen).
  • Ondersteunt de algemeen directeur bij alle voorkomende werkzaamheden, zoals onder andere de voorbereiding en programmering van heisessies en kaderdagen.
  • Opereert in brede zin als sparringpartner voor de algemeen directeur. 

Verbinding:

Verbinding is een belangrijke pijler voor een succesvolle transitie. Verbinding van de inhoud is belangrijk omdat we nog lerend zijn in ketengericht denken en werken. Verbinding van mensen en hun expertise is belangrijk om optimaal te kunnen samenwerken. Het DT heeft hierin een richting- en voorbeeld gevende rol. Dat betekent voor de directiesecretaris DT:

  • Stemt de werkzaamheden af en deelt kennis met de directie- en divisiesecretarissen.
  • Draagt zorg voor verbinding en samenwerking binnen het (virtuele) team van divisie- en directiesecretarissen.
  • Fungeert als verbinder binnen de organisatie, door proactief te zijn en nauw samen te werken met zowel de andere directies als met de stafondersteuners vanuit de stafafdelingen (project-/businesscontrollers, HRM-adviseurs).
  • Stelt zich op als centraal aanspreekpunt van het DT voor zowel in- als externe relaties.

Functie-eisen

  • Een afgeronde WO opleiding.
  • Minimaal 3 jaar aantoonbare relevante ervaring in een vergelijkbare functie.
  • Ervaring als gespreksbegeleider.
  • Kennis van agile werken/besturen en visueel management.
  • Affiniteit met ICT.
  • Kennis van de (rijks)overheid en (rijks)uitvoeringsorganisaties is een pré. 

Daarnaast heb je een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Je bent integer en weet om te gaan met vertrouwelijke informatie. Je ben in staat en hebt de durf om de dialoog te faciliteren. Je beschouwend en analyserend vermogen helpen je daarbij. Je bent een doener die goed kan plannen en organiseren en snel kan schakelen. Je bent op overtuigende wijze in staat de verbinding te leggen met de andere directies. Van jou wordt verwacht dat je actief optreedt en zelf initiatieven neemt om de voortgang te bewaken en bij te sturen als dat nodig is. Je bent creatief in het bedenken van oplossingen en laat je zelf niet gemakkelijk uit het veld slaan.

Competenties

  • Organisatiesensitiviteit
  • Analyseren
  • Overtuigingskracht
  • Netwerken
  • Omgevingsbewustzijn
  • Plannen en organiseren
  • Creativiteit

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 12
  • Maand­salaris Min €3.815 Max. €5.671 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • Een assessment maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.
  • Reisbereidheid tussen de locaties in Den Haag en Assen.

Meer over de functiegroep Senior Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Je bent de directiesecretaris voor het directieteam van DICTU. Samen met de andere directie- en divisiesecretarissen zorg je voor een zorgvuldige besluitvorming en het bijbehorende proces. Je vervult een spilfunctie: je zorgt voor afstemming en brengt verbindingen aan in diverse informatiestromen. Je bent de rechterhand van de algemeen directeur. Je bent zichtbaar en benaderbaar voor het management en medewerkers. Samen met het directieteam werk je aan de realisatie van de meerjarige roadmap van DICTU en de stappen die daarvoor gezet moeten worden.

Dictu is continu in beweging om steeds wendbaarder te worden in de samenwerking met haar klanten. Dat vraagt veel van onze werkwijze, onze mensen, onze klanten en andere stakeholders. Jij bent de ‘ogen en oren’ van het directieteam in de transitie naar het agile besturen van Dictu.

Dienst ICT Uitvoering (DICTU)

De Dienst ICT Uitvoering (DICTU) is een van de grootste ICT-dienstverleners binnen de Rijksoverheid en maakt deel uit van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK). Naast EZK en de daaronder vallende diensten heeft DICTU ook opdrachtgevers bij andere ministeries (onder andere Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Infrastructuur en Waterstaat en Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit). We ontwikkelen en beheren systemen en applicaties en zorgen voor de bijbehorende dienstverlening. Daarbij beschikken we over specialistische ICT-kennis op het terrein van inspecties, subsidies, registers en geografische informatie (GIS), en van hoog beveiligde informatiesystemen, websites en apps.

In onze dienstverlening stellen we kwaliteit, betrouwbaarheid, continuïteit, innovatie, efficiency en veiligheid centraal. Informatiebeveiliging is topprioriteit. Niet voor niets voldoen onze processen en systemen aan de internationale beveiligingsnorm ISO 27001. De Nederlandse burger mag erop vertrouwen dat de data en systemen die DICTU beheert niet in verkeerde handen komen. Dagelijks werken ruim 1.400 gedreven professionals in Den Haag, Assen en Zwolle aan hoog beschikbare en innovatieve systemen en applicaties, het beheer van datacenters en de dienstverlening. Dit doen we voor ruim duizenden devices, vol enthousiasme en met focus op de klant.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevrouw Marion Hermans-Koelemij

06-11284325

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Dienst ICT Uitvoering (DICTU) nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Senior IT-auditor

Dienst ICT Uitvoering (DICTU)
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 9 oktober
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Microsoft SQL Server Specialist

Dienst ICT Uitvoering (DICTU)
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

ICT Expert

Dienst ICT Uitvoering (DICTU)
  • Stand­plaats Assen
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon