Directiesecretaris Managementteam

Op zoek naar een nieuwe uitdaging? Kom jij als directiesecretaris (senior beleidsadviseur) het managementteam van de directie Plantaardige Agroketens en Voedselkwaliteit (PAV) met raad en daad bijstaan? In deze functie ga je aan de slag met veel uiteenlopende onderwerpen en werk je met veel mensen en directies binnen LNV samen.

De directie PAV is een dynamische omgeving met ruim 90 medewerkers en een interessant en complex werkveld. We werken aan duurzame en gezonde plantaardige teelten en ketens met aandacht voor voedsel- en plantgezondheid, markttoegang plantaardige producten en nieuwe veredelingstechnieken. We zijn ook verantwoordelijk voor teelten in een goede milieukwaliteit en dragen dat uit in het bodem-, gewasbeschermings- en mestbeleid. Daarnaast zorgen we voor veilig en duurzaam voedsel op ieders bord.

We zoeken iemand, die adviseur is van en voor het managementteam, die het interessant vindt om zich te verdiepen in veel verschillende vraagstukken tegelijk, makkelijk kan schakelen op inhoud en proces, overzicht kan houden over de planning, de financiën en alle bedrijfsvoeringsprocessen. Een directiesecretaris die snel denkt en schakelt, pragmatisch en verbindend is, en initiatief neemt, samen met anderen. Bij ons krijg je de ruimte te laten zien wat je kan en je verder te ontwikkelen.

Je maakt planningen en houdt deze bij, je maakt voorbereidingen en verslagen van MT-bijeenkomsten, draagt zorg voor annotaties voor vergaderingen en biedt organisatorische ondersteuning waar nodig. Je helpt bij de implementatie van het nieuwe documentbeheersysteem en houdt zicht op de juiste archivering van informatie. Verder monitor je de managementafspraken, beheert de formatie en bezetting en het capaciteitsplan. Je zorgt voor de jaarlijks terugkerende processen vanuit de financiële planning en control cyclus (zoals ontwerpbegroting, suppletoire begrotingen en het jaarverslag). Daarnaast bewaak en monitor je het bestedingsplan en de budgetuitputting. Je adviseert en doet voorstellen voor alternatieve effectieve inzet van beleidsmiddelen, je wijst op financiële risico’s en doet voorstellen om die te verkleinen. Dit doe je samen met de directie Financieel Economische Zaken en de financieel portefeuillehouder in het MT.

Je coördineert (functioneel) een groep van beleidsondersteuners. Je zorgt voor een positieve werkomgeving en je bent samen met het MT verantwoordelijk voor de verdeling van het werk wanneer er geprioriteerd moet worden. Hiermee draag je er aan bij dat bijvoorbeeld het afhandelen van verzoeken om openbaarmaking (WOO), subsidieaanvragen en financiële opdrachten op een effectieve en efficiënte wijze worden gedaan.

Als directiesecretaris leg je inhoudelijke dwarsverbanden, je adviseert, brengt inhoudelijke informatie begrijpelijk over, bewaakt de opvolging van afspraken en toezeggingen. Je stelt conceptnota’s, knelpuntenanalyses en discussiestukken ter voorbereiding op discussie en /of besluitvorming op voor het management. Je voert daartoe overleg met betrokkenen en stemt stukken inhoudelijk af. Essentieel hiervoor is het bouwen, onderhouden en benutten van uiteenlopende netwerken binnen het departement. Je zorgt ervoor dat relevante thema’s binnen de directie in de besluitvorming komen en bewaakt de voortgang van de agenda. Je vervult een belangrijke rol voor het managementteam en voor de directeur: je ondersteunt en ontzorgt de directeur, voert voor en namens de directeur taken en werkzaamheden uit en je bent een sparringpartner. De ondersteuning bestaat uit financiële en praktische werkzaamheden. Je werkt in opdracht van directeur ook specifieke thema’s uit en geeft gevraagd en ongevraagd advies. In overleg met de directeur wordt je flexibel ingezet binnen de directie, waarbij natuurlijk rekening wordt gehouden met je eigen wensen en mogelijkheden.