• Utrecht
  • HBO bachelor
  • 36 uur
  • schaal 9
    €3.165 - €4.440 (bruto)
  • Facilitair / dienstverlening
  • Solliciteer voor 19 juni 2024 Nog 1 dag
  • Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Kenmerk: OM-3208, Plaatsingsdatum: 1 juni 2024

Dit is echt een baan voor jou! OMdat jij die spin in het web wil zijn die evenementen gaat organiseren voor het Openbaar Ministerie (OM). OMdat jij die linking pin bent tussen de leverancier en de klant. OMdat jij weet van aanpakken, uitstekende communicatieve vaardigheden hebt en gericht bent op een klantvriendelijke en efficiënte service?

Wat ga je doen?
In de functie van Evenementenmanager ben je een ‘spin in het web’ voor het organiseren van evenementen binnen het OM (al dan niet met ketenpartners). Op een projectmatige wijze pak je het logistieke proces rondom een evenement op en draag je hiervoor de verantwoordelijkheid. Als Eventmanager ben je goed op de hoogte van de OM-organisatie en welke vraagstukken hier spelen en welke regelgeving van toepassing is.

Je bent verantwoordelijk voor het gehele logistieke proces van een event: van intake tot uitvoering en evaluatie. Je bent de linking pin tussen de leverancier en de klant. Je bent in staat inhoudelijk mee te kunnen communiceren en creatieve ideeën aan te dragen. Je werkt veel zelfstandig, maar zeker niet alleen! Samen met 3 andere Evenementenmanagers en twee Evenementenondersteuners maak je onderdeel uit van een gedreven team. Waar nodig, sta je jouw collega’s bij in hun werkzaamheden.

Als Evenementenmanager heb je de volgende taken:

  • Je ondersteunt en coördineert diverse logistieke en ondersteunende werkzaamheden voor verschillende congressen en evenementen binnen het Openbaar Ministerie (eventueel met ketenpartners);
  • Je onderhoudt contacten en stemt af met onder andere gastsprekers, workshopleiders, deelnemers en leveranciers;
  • Je selecteert en benadert geschikte locaties en leveranciers, onder andere door het opvragen en vergelijken van offertes, eventueel via reeds bestaande contracten.
  • Je controleert bestellingen, leveringen en binnenkomende facturen op juistheid en gemaakte afspraken;
  • Je bewaakt de kwaliteitscriteria en tijdsplanning van verschillende projectwerkzaamheden;
  • Je verzorgt een draaiboek (projectplan) voor de gehele planning van het evenement en voor de dag zelf;
  • Je verzorgt, waar nodig, evenement- en/of congresbescheiden zoals badges en mappen;
  • Je bent indien noodzakelijk gastheer/gastvrouw tijdens het evenement of congres en zorgt dat alles op rolletjes loopt. Hierbij is flexibiliteit, representativiteit en stressbestendigheid jouw middle name;
  • Je maakt kostenoverzicht, houdt kosten/ budget in de gaten en hierover schakelt hierover met jouw opdrachtgever;
  • Je informeert jouw opdrachtgever tijdig en juist over de stand van zaken;
  • Je bent in staat een hybride/online evenement te organiseren.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Je komt te werken bij de Dienstverleningsorganisatie van het Openbaar Ministerie (DVOM) domein Facilitair Beheer in Utrecht. Maar gezien de functie zal je veelal ook in het land zijn waar de evenementen plaatsvinden. DVOM is de dienstverleningsorganisatie van het OM. Wij spelen, vaak ongemerkt, een grote rol in het dagelijkse werk van onze circa 6.000 OM-collega’s. Optimale ondersteuning, dat is wat ons drijft. Zodat iedere OM-collega probleemloos kan werken, elke dag opnieuw.

Bij de DVOM werken jonge professionals en ervaren krachten, met uiteenlopende achtergronden en werkervaring. We leveren een breed palet aan diensten waaronder financiële administratie, huisvesting en facilitaire ondersteuning, inkoop, projectleiding en HR. We hechten waarde aan een omgeving waar medewerkers zich gewaardeerd voelen, met plezier (samen)werken en volop ruimte krijgen voor hun professionele en persoonlijke ontwikkeling.

 

Ministerie van Veiligheid en Justitie, Openbaar Ministerie

Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Bij het OM werken ruim vijfduizend medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en kwaliteiten. Het is belangrijk dat alle collega’s zich bij het OM thuis voelen en gerespecteerd en gewaardeerd worden. Ook in talent en groei. Lees hier meer.

Contact

Voor meer informatie over deze vacature:

Maud Starink (Teamleider Facilitair Beheer)

06 – 21190831

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Otto Oskam (Recruiter DVOM)

06 – 29577602

Solliciteren?

Ministerie van Veiligheid en Justitie, Openbaar Ministerie nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Privacyjurist

Ministerie van Veiligheid en Justitie, Openbaar Ministerie
  • Utrecht
  • Universitair Master
  • 36
  • schaal 12
    €4.691 - €6.907 (bruto)

Senior Kennismedewerker ICT

Ministerie van Veiligheid en Justitie, Openbaar Ministerie
  • Utrecht
  • HBO bachelor
  • 36
  • schaal 9
    €3.119 - €4.374 (bruto)

Administratief medewerker

Ministerie van Veiligheid en Justitie, Openbaar Ministerie
  • Utrecht
  • MBO - 4
  • 36
  • schaal 6
    €2.866 - €3.564 (bruto)
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Youtube icon