Zorgen dat elke gast zich welkom, begrepen en geholpen voelt. Dát is werken als Eventmanager bij het Centrum voor Facilitaire Dienstverlening (CFD). Jij bent het visitekaartje voor onze gasten en je helpt opdrachtgevers een onvergetelijk evenement te organiseren. Gasten zijn o.a. collega’s en in- en externe klanten. Team evenementen bestaat uit 10 gedreven collega’s die ernaar streven om elk evenement tot in de puntjes te verzorgen. Wij zijn binnen de Belastingdienst de experts op het gebied van evenementen en wij nemen alle organisatorische en logistieke zaken uit handen van onze opdrachtgevers, zowel binnen als buiten de Belastingdienst. De evenementen variëren van 100 bezoekers tot 1800 bezoekers en vinden plaats in Nederland, waarbij er enkele een internationaal karakter hebben. Onze standplaatsen zijn Utrecht en Apeldoorn en de evenementen kennen een landelijke dekking op zowel interne als externe locaties.
Dit doe je bij de Belastingdienst
Samen met de opdrachtgever bedenk je de inhoud van het programma. Als Eventmanager ben je verantwoordelijk voor de totale organisatie van evenementen. Je organiseert dit in afstemming met de opdrachtgever. Je verzorgt de gehele logistieke organisatie van een evenement. Denk hierbij aan het regelen van een locatie, de catering, de technische benodigdheden, sprekers, de logistiek etc. Ook ben je verantwoordelijk voor het gehele communicatie en registratietraject via de website die wij als team zelf opmaken. Je voert intakegesprekken, geeft advies en vertaalt de wensen van de opdrachtgever naar een concreet plan en draagt zorg voor de uitvoering hiervan. Je beheert en bewaakt per evenement de toegekende budgetten en stelt de begroting op. Je houdt toezicht op de voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden. Daarnaast maak je een minutieus draaiboek en denk je mee over werkvormen en dagvoorzitters. Op de dag zelf zorg jij ervoor dat de opdrachtgever kan genieten en ben jij verantwoordelijk voor de uitvoering van het draaiboek.
Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en nauwkeurig werken is essentieel. Je werkt vaak aan meerdere evenementen tegelijkertijd, dus stressbestendigheid en meerdere ballen hoog kunnen houden is een must. Je durft initiatief te nemen, hebt een flexibele instelling en geen negen tot vijf mentaliteit. Er wordt van je gevraagd om snel te kunnen schakelen, dat je creatief en oplossingsgericht bent en het leuk vindt om met verschillende partijen samen te werken. Kaders stellen, soms op je strepen staan, maar tegelijkertijd servicegericht blijven zijn één van de uitdagingen in ons vak. Je bent je altijd bewust van de omgeving waarin je werkt en de verhoudingen binnen de organisatie.
Een bijzondere baan, omdat...
- Werken bij Team evenementen betekent dat je de ene dag op locatiebezoek kan zijn voor een groot congres, de andere dag ben je de registratiewebsite aan het bouwen voor een bijeenkomst en de derde dag sta je als logistiek coördinator op een evenement.
- Je met jouw rol de opdrachtgever gevraagd en ongevraagd adviseert van de tijdens het hele traject.
- Jij de kennis in huis hebt en weet waar een opdrachtgever allemaal aan moet denken als hij een evenement wil organiseren. Kortom, jouw doel is om de opdrachtgever volledig te ontzorgen en de gasten een mooie dag te bezorgen.
- Samen realiseren wij de meest uiteenlopende evenementen zoals congressen, beurzen en webinars. Soms van één dag, maar soms ook meerdaags.
Dit zegt een collega over jouw werkomgeving
"Elk evenement is anders en geen dag is hetzelfde. Je komt op veel leuke plekken en werkt steeds weer met een ander team samen aan een mooie bijeenkomst. Op de dag zelf zie je hoe alles op z'n plek valt, de gasten hebben een mooie dag en het team is dankbaar voor je hulp: daar doe je het voor!" Christy, Eventmanager.