Management assistant

Krijg je energie van een dynamische omgeving en pak jij daarnaast de mogelijkheden die zich voordoen? Werk je graag samen vanuit een hecht team en heb je klantwaarde hoog in het vaandel staan? We zoeken een management assistent die raad weet met complexe en steeds wijzigende agenda’s, die prioriteiten kan stellen, die open staat voor toekomstige nieuwe werkwijzen en goed vooruit (mee)denkt en niet bang is om beslissingen te nemen. Herken jij jezelf in dit plaatje? Dan ben jij de proactieve management assistent die wij zoeken!

Hoe jij bijdraagt in jouw rol
Het meest essentiële aan jouw baan als management assistent is dat jij de sparringpartner bent waar afdelingshoofden op kunnen bouwen. Binnen onze pool van management assistenten werk je nauw samen met je directe collega’s. Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van twee afdelingshoofden dan wel topadviseurs bij het organisatieonderdeel Water, Verkeer en Leefomgeving (WVL). Je beheert de agenda van degenen die je ondersteunt en daarbij onderhoud je een relevant relatienetwerk met interne en externe contacten. Vanuit gesprekken, post en mail filter je zelfstandig de informatie en contacten die voor jouw klantmanagers relevant zijn. De overige vragen handel je zelfstandig af. Je bewaakt de acties die jouw klantmanagers moet uitvoeren en zet deze zo mogelijk zelf in gang. Het voorbereiden van overleggen voor jouw klantmanagers maken onderdeel uit van jouw functie. Hierbij maak je veelal gebruik van digitale programma’s waardoor er sprake is van papierloos werken. Je organiseert (speciale) bijeenkomsten en zorgt voor de logistieke afhandeling van bijvoorbeeld digitale vergaderopties.

Dit is waar jij voldoening uit haalt
De agenda is echt jouw domein. Niks ontgaat je. Samenwerken, plannen en organiseren zijn jouw tweede natuur. Je ondersteunt wanneer nodig, met gemak, de overige klantmanagers behorende bij jouw ondersteuningspool. Ook los je problemen die zich voordoen zo veel mogelijk op eigen initiatief op. Daar waar nodig fungeer je als filter en bewaak je alle communicatie richting de afdelingshoofden. Daarbij is jouw motivatie onze kracht. Je houdt ervan om zelfstandig bezig te zijn, maar staat ook graag in contact met je collega’s. Je neemt verantwoordelijkheid en durft de juiste vragen te stellen waarbij je een prettige gesprekspartner bent op elk niveau.

Samen met de andere management assistentes in jouw pool vorm je een hecht team en samen zorg je er voor dat zaken soepel en goed verlopen en vervang je elkaar bij afwezigheid. Jullie geven samen vorm aan de dienstverlening die jullie bieden en bouwen deze verder uit. Daarnaast werk je nauw samen met de andere management assistentes binnen WVL. Je vervult dus een heel veelzijdige functie.

Wat wij aan jou waarderen
Als management assistent ben je klantgericht, ondernemend en verbindend. Je kunt goed schakelen en je herkent jezelf in de termen: resultaatgedreven, zelfstandig, aanspreekbaar en proactief. Je hebt inzicht in functionele verhoudingen, belangen, gevoeligheden en relevante administratieve processen binnen de organisatie. Ook ben je in staat een relevant netwerk te onderhouden, zowel binnen Rijkswaterstaat als met ketenpartners en maak je je zaken snel eigen. Je omgeving omschrijft jou als klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding. Daarnaast kun je proactief optreden en snel schakelen tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving. Je kunt goed samenwerken en je bent flexibel inzetbaar.

Kom jij met ons kennis maken?
Solliciteer dan direct! Wij zoeken voor deze vacature meerdere medewerkers. Daarom organiseren wij op 5 april 2023 een wervingsochtend. Hier krijg jij de kans kennis te maken met diverse collega's en geven we je graag een rondleiding door het pand. Op deze manier weet jij zeker dat jij op de juiste plek terecht komt!

Heb je nog vragen en wil je toch wat meer weten over de functie? Neem dan gerust contact op met Monique Groenewegen van der Weijden-Nieuwenhuizen, afdelingshoofd Werkenpakket RWS en Ondersteuning, via 06-23498593. Zij staat je graag te woord!