Management assistent

Een goedlopende organisatie vraagt om goedlopend management. Dit vraagt om de juiste ondersteuning. En daar ga jij voor zorgen! Als management assistent van onze directeur-generaal voel jij je thuis in een veeleisende werkomgeving op politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau. Jouw positieve energie en vooruitziende blik zorgen voor de optimale managementondersteuning. Klinkt dit als jouw nieuwe uitdaging? Solliciteer dan snel!

Hoe jij bijdraagt in jouw rol

In deze rol maak jij letterlijk en figuurlijk 'de weg vrij' voor onze nieuwe directeur–generaal (DG). Daardoor kan deze de focus leggen op de diverse en actuele vraagstukken van Rijkswaterstaat en taken als bestuurder. Dit doe je samen met een collega-MA

Vaak ben jij het eerste aanspreekpunt voor interne en externe partijen. Je houdt je bezig met het zeer complexe agendabeheer en de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer. Verder ben je bezig met het aanmaken van (digitale) dossiers en zorg je ervoor dat de DG tijdens overleggen over relevante informatie en dossiers beschikt. Hiervoor zorg je dat tijdig de juiste annotaties worden aangeleverd.

Je bewaakt acties die moeten worden uitgevoerd, indien nodig zet je deze alvast in gang. Je weegt belangen en consequenties van ontwikkelingen met een groot politiek en maatschappelijk afbreukrisico zelf af. Daarnaast ben je bezig met het telefonisch te woord staan van contacten zoals medewerkers en relaties tot senior management, hierbij filter je informatie en contacten op relevantie en handel je uiteenlopende vragen zelfstandig af. Naast bovenstaande zaken ben je ook vaak bezig met het boeken van (buitenlandse) dienstreizen, organiseren van bijeenkomsten en regelen van de logistieke afhandeling van bijvoorbeeld digitale meetings en fysieke bijeenkomsten.

Dit is waar jij voldoening uit haalt

Jij haalt je voldoening uit ontzorgen, organiseren en het creëren van verbinding.

Zo zorg jij met plezier voor een altijd actuele agenda. Op die manier ontzorg jij de directeur-generaal en kan hij op het juiste moment met de juiste mensen in gesprek. Jouw organisatietalent zet je graag in voor het organiseren van bijeenkomsten en het regelen van de logistieke afhandeling van bijvoorbeeld digitale meetings en fysieke bijeenkomsten. Ook ben jij een echte gastheer/-vrouw. Jij ontvangt namelijk niet alleen de bezoekers, maar wisselt ook direct informatie uit over lopende zaken. Hierdoor creëer je hechte banden, vooral met de directeur-generaal.

Wat wij aan jou waarderen

De dynamische en bij tijden hectische omgeving vraagt van je dat je snel kunt schakelen en stressbestendig bent. De vertrouwelijke informatie die je tijdens je werk onder ogen krijgt, is bij jou in goede handen. Daarnaast ben je goed in het onderhouden van een relevant relatienetwerk.

Het agendabeheer is zeer complex en vraagt het vermogen om hoofdzaken van details te onderscheiden, om inzicht in het netwerk waarin de) directeur-generaal werkt en inschattingsvermogen wat daarin meteen moet of kan wachten. Dat vraag om een proactieve houding met passend inlevingsvermogen en een hoge mate van flexibiliteit, overzicht, rust en een goede dosis standvastigheid.

De politiek-gevoelige context waarbinnen je werkt, doet een beroep op jouw klantgerichtheid en integriteit. Uiteraard voel je je verantwoordelijk voor de kwaliteit van ondersteuning aan de directeur-generaal en draag je continu bij aan de verbetering van de werkprocessen.

Is jouw interesse gewekt? Solliciteer direct!

En wil je alvast meer informatie over deze functie? Bel dan gerust met Selina Schabracq, adviseur bedrijfsvoering Bestuursstaf, via 06-27916193. Zij staat je graag te woord!