Management assistent / coördinator secretariaat

  • Utrecht  -  route
  • MBO
  • 32 - 36 uur
  • schaal 7
    €3.016 - €3.879 (bruto)
  • Administratief / secretarieel
  • Solliciteer voor 29 juli 2024 Nog 11 dagen
  • Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Kenmerk: 4886, Plaatsingsdatum: 9 juli 2024

De directeur helpen optimaal te functioneren. En een coördinerende rol vervullen binnen het secretariaat. Je doet het als managementassistent en coördinator secretariaat bij Datafundamenten & Analytics (DF&A) bij de Belastingdienst in Utrecht. Je werkt voor het secretariaat. Dit is onderdeel van 1 van de 5 teams van het Bureau Directeursondersteuning (BDO). Met jouw organisatietalent en omgevingsbewustzijn zorg jij voor een prettige werkomgeving. Zowel voor de managementassistenten zelf als voor degenen die zijn ondersteunen. 

Dit doe je bij de Belastingdienst

Jouw veelzijdige functie bestaat uit 2 onderdelen. Het eerste deel bestaat uit het helpen van de directeur om zo goed mogelijk te functioneren. Dit doe je door het werk efficiënt te organiseren. Zelfstandig én in samenwerking met anderen. Zo beheer je de agenda van de directeur, handel je e-mails af en organiseer je werkbezoeken. Zie je bijvoorbeeld e-mails waaruit actiepunten voortkomen? Dan neem je hiervoor zelf het initiatief en stel je prioriteiten. En vergaderingen en afspraken? Die bereid je tot in detail voor. Op deze manier is alles in orde, is iedereen volledig geïnformeerd en gaat jouw directeur goed voorbereid een vergadering in. 

Het tweede deel van jouw takenpakket bestaat uit het coördineren van het secretariaat. Dit bestaat, inclusief jou, uit 9 managementassistenten. In deze rol verdeel jij de taken en bewaar je het overzicht.  Het team is steeds meer zelfsturend als het gaat om het verdelen van het dagelijks werk. Een mooie ontwikkeling. Speelt er toch iets? Dan komt men als eerste naar jou toe. Ook denk je mee over de ontwikkeling van de managementassistenten en van het secretariaat. Jij stelt bijvoorbeeld jaardoelen op voor het secretariaat en je voorziet collega’s van actuele informatie die nodig is voor het werk. Verder zorg je ervoor dat de managementassistenten hun grenzen bewaken in wat ze wel en niet oppakken. Je geeft feedback wanneer dat nodig is en staat hier zelf ook voor open. Ook zorg je voor vervanging bij ziekte of verlof. 

Een bijzondere baan, omdat...

  • je een afwisselend takenpakket hebt.
  • de directeur volledig op jouw voorbereidende en ondersteunende werkzaamheden kan vertrouwen.
  • je als coördinator de schakel bent tussen het secretariaat en de rest van DF&A.
  • je bezig bent met het creëren van een fijne werkomgeving voor zowel de directeur als de managementassistenten van het secretariaat.
  • er binnen de Belastingdienst genoeg ruimte is om jezelf te blijven ontwikkelen, zowel op persoonlijk als professioneel vlak.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

'Als directiesecretaresse is geen dag het zelfde. De ene keer help ik mee in het organiseren van een werkbezoek, dan weer maak ik een complexe puzzel in de agenda van de directeur of regel ik dat  de heisessie van het MT tot in de puntjes verzorgd is. Als coördinator zorg ik er daarnaast samen met mijn collega MA’s voor dat het secretariaat goed draait. Als er iets aan de hand is, ben ik het eerste aanspreekpunt. Ja, ik overdrijf niet als ik deze gecombineerde functie erg afwisselend noem!'

Meer over jouw toekomstige afdeling

De Corporate Dienst Datafundamenten en Analytics (DF&A) werkt voor directies van de Belastingdienst die belast zijn met de fiscale behandeling van burgers en bedrijven én voor bedrijfsvoering. DF&A levert signaalmodellen en informatiedashboards die zijn gebaseerd op de analyse van ‘big data’ en die de organisatie inzicht geven in de mogelijkheden om werkzaamheden slimmer en beter uit te voeren. Zo kunnen op informatie-gestuurde wijze keuzes worden gemaakt in bijvoorbeeld handhavingsstrategieën, behandeladviezen en procesinrichtingen.
De signaalmodellen en dashboards worden gebouwd door gebruik te maken van innovatieve IT-ontwikkelingen en het koppelen van zeer divers aangeleverde data. DF&A maakt hiervoor gebruik van een zelfontwikkelde methodiek om data op te bouwen tot datafundamenten, die de basis zijn voor de producten.

Belastingdienst

Bij de Belastingdienst werken ongeveer 25.000 mensen verspreid over het hele land aan een financieel gezond Nederland. Dit doen we door eerlijk en zorgvuldig belastingen en premies volksverzekeringen te heffen, te innen en te controleren en fraude op te sporen. De Belastingdienst maakt het burgers en bedrijven zo gemakkelijk mogelijk om verplichtingen na te kunnen komen en gebruik te kunnen maken van rechten. Dat gebeurt met passende dienstverlening, door massale processen juist en tijdig uit te voeren én door adequaat toezicht uit te oefenen. De Belastingdienst is sterk in ontwikkeling en heeft de ambitie om de beste Belastingdienst voor Nederland te zijn met focus op fiscale taken en vakmanschap. Lees meer over de Belastingdienst op: https://over-ons.belastingdienst.nl

Stel gerust je vraag

Meer informatie over deze vacature

Jeroen Temmink, afdelingshoofd 06-15056386

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Ashley Clement, advsieur W&S 06-83853598

Solliciteren?

Belastingdienst nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Youtube icon