Ben jij een organisatietalent dat floreert in een dynamische werkomgeving? Zoek je een betekenisvolle functie waarin je jouw vaardigheden kunt inzetten om anderen te ondersteunen? Dan is de rol van Management Ondersteuner bij de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) iets voor jou! Bij ons werk je in een omgeving waar informatiehuishouding en innovatie centraal staan, en waar je een cruciale rol speelt in de dagelijkse ondersteuning van ons managementteam.
Wat ga je doen?
Als Management Ondersteuner bij RvIHH ben je de onmisbare schakel binnen ons stafbureau. Je bent verantwoordelijk voor zowel de secretariële als de logistieke ondersteuning: zo beheer je de agenda’s, organiseer je vergaderingen en bijeenkomsten, en fungeer je als het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe contacten.
Jouw takenpakket is divers en biedt veel afwisseling. Je bent betrokken bij het opstellen van brieven en nota’s, het beheren van (digitale) dossiers, en het verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie. Daarnaast draag je bij aan de continue verbetering van onze secretariële processen door knelpunten te signaleren en verbetervoorstellen te doen.
Een greep uit jouw werkzaamheden:
- Beheren van agenda’s, post, mail en telefoontjes voor het managementteam, inclusief het plannen van complexe afspraken;
- Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het vastleggen van vergaderlocaties en verzorgen van verslaglegging;
- Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie, met oog voor urgentie en belang;
- Onderhouden van (digitale) dossiers en archieven, en beheren van vergaderstukken in iBabs;
- Assisteren bij het in- en uitdiensttreden van medewerkers en regelen van facilitaire en ICT-gerelateerde zaken;
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en bezoekers, en zorgen voor een warm welkom.