Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Management Ondersteuner / Secretaresse (schaal 7)

Ministerie van Buitenlandse Zaken

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur Nader te bepalen
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.422 - €3.157
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 25 januari
  • Vacaturenummer MO2021 s7
  • Plaatsingsdatum 20 november 2020
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

In de dynamische omgeving van het ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag ben jij als managementondersteuner de onmisbare schakel voor een directeur of afdeling. Of binnen een project.

Jouw takenpakket is enorm divers. Je voert het agendabeheer, verzorgt verslaglegging en organiseert (de logistiek voor) bijeenkomsten. Ook stel je correspondentie op en registreer je gegevens in verschillende systemen. En niet onbelangrijk: voor interne en externe klanten ben je het eerste aanspreekpunt.

Snel en efficiënt werken om concrete resultaten te bereiken: dat is jou wel toevertrouwd. Je draagt bijvoorbeeld bij aan dossiers die bewindslieden vaak binnen korte tijd nodig hebben. Ook als de tijdsdruk hoog is, blijf je nauwkeurig werken. Soms, als het nodig is, ga je wat langer door dan je had gepland. Daartegenover staat dat je in de rustige periodes je tijd flexibel kunt indelen. Een workload met pieken en dalen dus. Over het algemeen kun je dat vooraf goed inschatten.

Je werkt vaak zelfstandig, maar dat wil niet zeggen dat je er alleen voor staat. Je bent onderdeel van een team van enthousiaste collega’s die rekening houden met elkaar en voor elkaar klaarstaan. Als het nodig is, bijvoorbeeld bij iemands afwezigheid, vervangen jullie elkaar.

Functie-eisen

  • Je hebt een mbo 4-diploma in een secretariële richting en minimaal twee jaar ervaring als managementondersteuner.
  • Je hebt kennis van en ervaring met automatiseringssystemen, zoals Microsoft Office en SharePoint.
  • Je hebt kennis van en ervaring met social media en apparaten als tablets en smartphones.
  • Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift en de Engelse taal zeer goed.
  • Je hebt affiniteit met tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken.
  • Je kunt goed plannen en organiseren, vlot schakelen tussen verschillende dossiers en de voortgang bewaken.
  • Je kunt zowel zelfstandig werken als samenwerken, helder communiceren met oog voor de klant en op een correcte manier ‘nee’ zeggen als dat nodig is.
  • Je kunt goed netwerken en bent goed op de hoogte van wat er in de organisatie speelt.
  • Je neemt graag het initiatief, werkt met een nieuwsgierige en leergierige instelling, en vindt integriteit belangrijk in je werk.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Salaris­omschrijving

    Je salaris en schaalniveau is afhankelijk van je kennis en ervaring.

  • Maand­salaris Min €2.422 Max. €3.157 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur Nader te bepalen
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • Je kunt uitsluitend solliciteren via de button ’direct solliciteren'.
  • Deze functie is ingedeeld in schaal 7 (BBRA)
  • De selectieprocedure bestaat uit de briefselectie, een of meerdere gesprekken, en eventueel een assessment en talentoetsen in het Nederlands (op C1-niveau) en Engels (op B2-niveau met ontwikkelbaarheid naar C1-niveau).
  • Na ieder onderdeel beslissen we welke kandidaten we toelaten tot de volgende fase van de selectieprocedure.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, kennis en competenties.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Suzan Rappoldt-de Groot, Selecteur Werving en Selectie

070-3484000

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Suzan Rappoldt-de Groot, Selecteur Werving en Selectie

070-3484000

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Management Ondersteuner / Secretaresse (schaal 6)

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 6
  • Reageren voor 25 januari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Senior beleidsmedewerker Ethiopië en Djibouti

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 30 november
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Manager P&O

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat / Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 15
  • Reageren voor 2 december
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon