Managementassistent
Ministerie van Defensie, Bestuursstaf
- Standplaats Den Haag
- Contractduur 2
- Uren per week 38
- Maandsalaris €2.394 - €3.221
- Salarisniveau schaal 6
- Niveau MBO - 4
- Vakgebied Administratief / secretarieel
- Reageren voor 11 juni Nog 11 dagen
- Vacaturenummer 488654
- Plaatsingsdatum 19 mei 2023
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
Functieomschrijving
1. Verlenen van management- en secretariële ondersteuning
- Het behandelen van de ingekomen en uitgaande post (registreren, doorzenden, mede bewaken van de tijdige afdoening, verzenden e.d.
- Het in overleg indelen en bewaken van de agenda van de DDOPS en hem attenderen op het nakomen van gemaakte afspraken.
- Het behandelen van de inkomende telefoongesprekken en het doorverbinden of doorverwijzen naar andere personen.
- Het ontvangen en begeleiden van (buitenlandse) bezoekers.
- Het administratief/organisatorisch voorbereiden van vergaderingen, het archiveren van de vergaderstukken, het verzorgen van de verslaglegging van de vergaderingen en van de voortgangsbewaking van de daarin overeengekomen acties.
- Het in voorkomende gevallen naar onderwerp of project aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers t.b.v. het ressort of de stafafdeling.
- Het bewaken van de voor dienstreizen, relatiegeschenken en representatie aan het ressort, de afdeling toegewezen budgetten, w.o. het bijhouden van een overzicht van gemaakte dienstreizen, verstrekte relatiegeschenken en toegekende representatiekostenvergoedingen.
- Het coördineren van de bestellingen van de kantoorartikelen.
- Het verzorgen van de correspondentie en het op aanwijzing concipiëren van brieven over algemene aangelegenheden.
- Het controleren van uitgaande correspondentie op taalfouten, lay-out en huisstijl.
- Het optreden als aanspreekpunt/vraagbaak voor de medewerkers van directie m.b.t. administratieve en organisatorische zaken.
- Het bijhouden van een aan- en afwezigheidsoverzicht.
- Het verrichten van tekstverwerkings- en andere administratieve werkzaamheden (langs geautomatiseerde weg opmaken van slides en andere overzichten t.b.v. briefings, presentaties, typen, collationeren, controleren, kopiëren, etc.).
- Het bijhouden van bestanden voor relatiebeheer en mailings.
- Het aanvragen en boeken van dienstreizen, regelen van vervoer e.d.
2. (Mede)samenstellen van managementinformatie.
- Het toezien op het tijdig ontvangen van de noodzakelijke stukken.
- Het controleren van de door de verschillende medewerkers van het ressort en krijgsmachtdelen aangeleverde stukken op volledigheid, waar nodig corrigeren, aanvullen, uiteindelijk samenvoegen en zodanig vormgeven dat er één geheel ontstaat, mcl. inhoudsopgave.
- Het tijdig aanbieden van het document voor reproductie en verzending.
Functie-eisen
Vereist:
Mbo-werk- en -denkniveau, aangevuld met een secretariële opleiding. Het zelfstandig kunnen samenstellen van managementinformatie. Het prioriteren van inkomende en uitgaande managementinformatie. Het verlenen van (algemene) management- en secretariële ondersteuning. Een goede vaardigheid in de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
Gewenst:
- Inzicht in organisatorische en functionele verhoudingen binnen Defensie, de overheid en internationale organisaties.
- Recente werkervaring op een management ondersteunende functie.
De medewerker managementondersteuning neemt beslissingen en stelt prioriteiten bij het beoordelen van het belang en de urgentie van voor de DDOPS bestemde post, e-mail en telefoongesprekken, bij het maken van afspraken, bij het voorbereiden en maken van verslagen van vergaderingen, bij het (mede)samenstellen van managementinformatie en bij het bewaken van de vertrouwelijkheid van informatie.
Competenties:
- communiceren
- flexibel
- initiatief
- integer
- proactief
- zelfstandig
- plannen & organiseren
- analyseren
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 6
-
Salarisomschrijving
Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.
- Maandsalaris Min €2.394 – Max. €3.221 (bruto)
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
- Contractduur 2
- Minimaal aantal uren per week 38
- Maximaal aantal uren per week 38
Overige arbeidsvoorwaarden
Bovenop het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%. Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.
Bijzonderheden
Indien u op voorhand niet beschikt over het juiste veiligheidscreeningsniveau dient u er rekening mee te houden dat een veiligheidsonderzoek onderdeel uitmaakt van de selectieprocedure.
Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Gewezen militairen kunnen worden aangesteld als burgermedewerker met een tijdelijke aanstelling voor de duur van maximaal drie jaren met een arbeidsduur van maximaal 19 uur per week.
Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via:
https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit
Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
Meer over jouw toekomstige afdeling
De werkzaamheden worden verricht binnen de Directie Operaties (DOPS) in de Defensiestaf. De DOPS ondersteunt de CDS bij de invulling van zijn verantwoordelijk¬heden als hoogste militaire adviseur en corporate operator. De staforganisatie DOPS CDS neemt niet de lijnverantwoordelijkheid van de CDS over, maar bestuurt namens de CDS het operationele proces. De Directeur OPS CDS is daarmee gerechtigd om namens de CDS opdrachten te geven aan C-OPCO¿s en C-ingezette eenheid en kaderstellende opdrachten aan de dienstverleners. De DOPS CDS is gehuisvest op het Plein Kalvermarktcomplex in Den Haag.
De directie bestaat uit een directeur en zijn plaatsvervanger, een Chef Staf, het Militair Strategisch Element en de administratieve ondersteuning. Verder bestaat de DOPS uit de afdelingen J1 (personeel), J2 (inlichtingen), J3 (operaties), J4 (logistiek), JMed (medisch), J5 (plannen), J6 (CIS & IV), J7 (Lessons Learned), J8 (financiën), J9 (CIMIC) en JSO (special ops). De DOPS wordt bij haar activiteiten ondersteund door functionarissen van andere directies, defensieonderdelen en externe (inter-)nationale instanties.
De managementassistent is belast met het verlenen van management- en secretariële ondersteuning, alsmede het (mede) samenstellen van managementinformatie t.b.v. de Directeur Operaties (DDOPS) en de administratieve ondersteuning van DOPS-medewerkers. De managementassistente werkt voor DDOPS en wordt daarbij aangestuurd door de Stafofficier Integratie.
Ministerie van Defensie, Bestuursstaf
Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie uitvoeringscommando en de Defensie Materieel Organisatie.
Defensie vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het Defensie Uitvoeringscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO) lijken op werkmaatschappijen. Defensie heeft ongeveer 68.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 3.200 burgers en militairen.
De doelstelling van de Defensiestaf is het ondersteunen van de CDS als hoogste militaire adviseur van de Minister. Daarnaast heeft de CDS specifieke verantwoordelijkheden in het bestuurlijke proces van Defensie (de rol van de corporate planner, behoeftesteller en beleids-verant¬woordelijke voor het operationele domein) en in het operationele proces. De CDS is als corporate operator integraal verantwoordelijk voor het gehele operationele proces (gereedstelling en inzet) en de coördinatie van de ondersteuning daarvan. Hij stuurt als Commandant der Strijdkrachten de commandanten van de Operationele Commando¿s (C-OPCO¿s) aan en heeft 'Full command¿ over de ingezette eenheden.
Contactpersonen
Voor meer informatie over deze vacature:
Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Werving & selectie
[email protected]Solliciteren?
Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.
Relevante vacatures
Managementassistent
- Standplaats Den Haag
- Uren per week 38
- Salarisniveau schaal 6
- Reageren voor 11 juni
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Stafofficier VN algemeen
- Standplaats Den Haag
- Uren per week 38
- Salarisniveau schaal 11
- Reageren voor 11 juni
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Medewerker informatiemanagement
- Standplaats Den Haag
- Uren per week 38
- Salarisniveau schaal 9
- Reageren voor 18 juni
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd