Managementassistent
Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
- Standplaats DenHaag
- Contractduur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd.
- Uren per week 32 - 36
- Maandsalaris €2.471 - €3.220
- Salarisniveau schaal 7
- Niveau MBO
- Vakgebied Administratief / secretarieel
- Reageren voor 5 juli Nog 8 dagen
- Vacaturenummer IWFIB 22-202
- Plaatsingsdatum 14 juni 2022
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Functieomschrijving
Als managementassistent draag jij bij aan het effectief functioneren van de afdeling. Dit doe jij met de juiste administratieve, logistieke en organisatorische support vanuit de standplaats in Den Haag. Je bent dan ook een belangrijke spin in het web bij de ondersteuning van het managementteam van de directie.
Wat ga je doen als managementassistent?
Je gaat werken vanuit het Directiesecretariaat van Financiën en Integrale Bedrijfsvoering. Binnen dit team van managementassistentes werk je hoofdzakelijk voor de concerndirectie Financieel Economische Zaken (FEZ) maar ben je ook breder inzetbaar. In een dynamische en soms hectische context ben je een vast aanspreekpunt voor twee afdelingshoofden van Concerndirectie Financieel Economische Zaken (FEZ). Verder werk je nauw samen en ben je achtervang voor je collega managementassistent van CDFEZ en waar nodig van je collega-MA’s van de overkoepelende directie FIB.
Binnen het team vervul je een belangrijke rol. Je stemt zaken af met de verschillende in- en externe partijen. Ook zorg je voor het managen van de diverse informatiestromen ter ondersteuning van het managementteam. Je beheert de agenda en de mailbox van de toegewezen afdelingshoofden en staat mensen telefonisch te woord. Indien er op locatie gewerkt wordt, ontvang je ook de bezoekers.
Verder bewaak je de acties die de afdelingshoofden moet uitvoeren en zet ze zo nodig zelf in gang. Je bent daardoor de spil in de informatiestroom waarbij je op de juiste manier, onder andere nota’s, brieven en (algemeen overleg) dossiers afhandelt en samenstelt. Ook help je bij het plannen en organiseren van overleggen, directie uitjes, catering, vergaderlocaties en vervoer. Jouw expertise is onmisbaar bij het continu verbeteren van de ondersteunende en administratieve werkprocessen van de directie. Als managementassistent lever jij een belangrijke bijdrage aan het effectief functioneren van de directie.
Hoe werken wij?
Je wordt ingewerkt door een andere managementassistent. Los van wat jij van ons meekrijgt, staan wij ook open voor jouw verfrissende ideeën en werkmethodes. Ben je ingewerkt dan kan je zowel zelfstandig als in teamverband aan de slag. We streven naar een hybride werkwijze waarbij we thuis werken én elkaar met regelmaat op ons kantoor in Den Haag treffen.
Functie-eisen
- Je hebt bij voorkeur een afgeronde secretariële opleiding op MBO-4 niveau;
- Ervaring als managementassistent is een pre;
- Je hebt een goede beheersing in het werken met kantoorapplicaties en MS-Office programma’s zoals; Windows, Outlook, Word, Excel en PowerPoint;
- Je kunt je goed mondeling en schriftelijk uitdrukken in het Nederlands.
Naast de eisen herken jezelf in de volgende eigenschappen:
Je staat stevig in je schoenen en weet de rust te bewaken, je laat je niet gek maken door alle zaken die op je afkomen in een soms hectische omgeving. Je bent communicatief vaardig en samenwerken vind je belangrijk. Je hebt oog voor details en let op de kleinste puntjes, ook in jouw eigen werk. Collega’s omschrijven jou als proactief en iemand die tijdig signaleert als zaken niet lopen zoals ze zouden moeten.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 7
- Maandsalaris Min €2.471 – Max. €3.220 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd.
- Minimaal aantal uren per week 32
- Maximaal aantal uren per week 36
Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Bijzonderheden
- Het inwinnen van referenties maakt deel uit van het sollicitatieproces. Een (online) voorselectietest, een assessment, het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces.
- Inschaling gebeurt op basis van opleiding en ervaring.
- De eerste selectiegesprekken vinden plaats in de week van 4 tot 8 juli.
- Bel voor meer informatie over de sollicitatieprocedure met Baris Karabulut, Senior Adviseur Werving en selectie, via 06 – 44 95 27 67.
- Heb je inhoudelijke vragen over deze functie? Bel of app dan met Koos Borkent, Manager Directiesecretariaat, via 06 – 21 95 93 11
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.
Meer over de functiegroep Managementondersteuner
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
IenW zet in op een veilig, bereikbaar en leefbaar Nederland. Daarom werkt het ministerie aan krachtige verbindingen over de weg, spoor, het water en door de lucht. En IenW beschermt tegen wateroverlast, zorgt voor de kwaliteit van lucht, water en bodem en aan het realiseren van een circulaire economie. Zie verder https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-infrastructuur-en-waterstaat
Talent als basis, diversiteit als kracht
IenW is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen. Daarom nodigen we alle kandidaten die aan de in deze vacature gestelde eisen kunnen voldoen nadrukkelijk uit om te solliciteren.
Contactpersonen
Voor meer informatie over deze vacature:
Koos Borkent, Manager Directiesecretariaat
06 - 21 95 93 11Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Baris Karabulut, adviseur werving en selectie
06 - 44 95 27 67Solliciteren?
Digitaal solliciteren
Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.
Relevante vacatures
Coördinerend Beleidsmedewerker Duurzaam Productbeleid
- Standplaats Den Haag
- Uren per week 36
- Salarisniveau schaal 13
- Reageren voor 8 juli
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Senior Beleidsmedewerker Verpakkingenbeleid
- Standplaats Den Haag
- Uren per week 36
- Salarisniveau schaal 12
- Reageren voor 8 juli
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Taakveldcoördinator Duurzame Agro
- Standplaats Den Haag
- Uren per week 32-36
- Salarisniveau schaal 14
- Reageren voor 7 juli
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd