Jouw meerwaarde als managementassistent Griffies Commissies
Als managementassistent bij de Tweede Kamer speel je een cruciale rol in het ondersteunen van de hoofden van twee van de drie Griffies Commissies. Jouw inzet zorgt ervoor dat onze parlementaire processen soepel verlopen en dat belangrijke zaken altijd op rolletjes lopen. Je beheert de agenda’s van de hoofden van de Griffies Commissies en zorgt voor een optimale planning van hun tijd. Ook organiseer je teamvergaderingen maar ook grote bijeenkomsten, jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld. Je bereidt werkoverleggen voor en maakt nauwkeurige verslagen zodat iedereen altijd op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen.
Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor algemene afdelingsaangelegenheden en ondersteunt andere managementassistenten binnen de organisatie, zoals bij de Beveiligingsdienst, het Restaurantbedrijf en Bureau Evenementen.
Belangrijkste taken
Je:
zorgt voor het bijhouden van de mailbox(en), het uitvoeren/uitzetten van acties, het prioriteren van mails en het maken van afspraken voor het diensthoofd;
signaleert eventuele knelpunten in administratief-secretariële werkwijzen en processen en doe je verbetervoorstellen;
houd je bezig met de financiële administratie: je coördineert administratieve en financiële verwerkingen, bewaakt budgetten en beheert (inkoop)contracten en maak je onder andere bestelaanvragen aan en verzorg je declaraties;
organiseert en coördineert de cursussen en opleidingen van de medewerkers;
ondersteunt bij het regelen en organiseren van activiteiten rondom de in-, door- en uitstroom van medewerkers en zorgt voor de administratieve verwerking in de personeelsadministratie.