Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Managementassistent

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 1 jaar met mogelijkheid tot verlengen.
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.405 - €3.135
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 10 april Nog 9 dagen
  • Vacaturenummer VWS200073(BPZ)
  • Plaatsingsdatum 27 maart 2020
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Functie­omschrijving

Ziektekosten, wachtlijsten in de zorg, jeugdbeleid, corona-crisis. Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport gaat over vaak gevoelige zaken die impact hebben op iedereen in Nederland. De directie Bestuurlijke en Politieke Zaken ondersteunt en adviseert de bewindspersonen en de Bestuursraad als geheel en de Bestuursraad-leden individueel. Het doel? Adviezen geven die leiden tot een goede besluitvorming. Als managementondersteuner van het directiesecretariaat verleen jij secretariële en administratieve ondersteuning aan de directeur en drie MT-leden in Den Haag. Zo zorg je dat zij te allen tijde hun werk goed kunnen doen.

Je bent een ervaren managementondersteuner. Jij verzorgt en bewaakt de complexe agenda’s en mailboxen van de MT-leden, zorgt dat ze vergaderstukken op tijd ontvangen en ondersteunt ze door een goede ordening en structurering van de mailboxen. Daarnaast verzorg je de eerste opmaak en correctiestap van stukken, nota’s en brieven die behandeld worden. Je hebt contact met andere directies over de aanlevering van stukken en over de agendering daarvan in de te plannen overleggen.

Als managementondersteuner zie je ook toe op eindredactie, lay-out en parafering van de brieven en andere stukken. Je verstrekt informatie met betrekking tot de organisatie en procedures aan medewerkers, behandelend ambtenaren en in- en externe relaties. Je coördineert de administratieve verwerkingen voor de MT-leden en hebt een belangrijke signaleringsfunctie richting hen en je collega's. Daarnaast verwerk je diverse bedrijfsvoeringaanvragen, zoals het aanvragen van ICT-middelen (telefoon/laptop) en het aanvragen van autorisaties met betrekking tot alle bedrijfsvoeringapplicaties (bijvoorbeeld iBabs) voor de medewerkers. Ook doe je de bestellingen voor kantoorartikelen en alle voorkomende facilitaire werkzaamheden. Verder ondersteun je in deze functie het team Concernsturing voor wat betreft het organiseren en plannen van overleggen.

Je werkt samen met twee andere managementondersteuners en jullie zorgen onderling voor een adequate bezetting op alle werkdagen van de week en een juiste verdeling van de werkzaamheden. Tevens vervang je in voorkomende gevallen de collega-managementondersteuners van de ambtelijke leiding. Je brengt ondanks de alledaagse hectiek rust en overzicht in het werk en fungeert als gastvrouw/man voor in- en externe bezoekers voor de MT-leden. Je maakt onderdeel uit van het team Logistiek, Kabinet en Protocol en Secretariaat (LKS).

Naast jouw directe collega’s werk je ook nauw samen met de secretaresses van de bewindspersonen van VWS, de secretariaten van de SG en de pSG, de secretariaten van de DG’s, de “vliegende keep” secretaresse, andere ondersteuners van Afdeling Bedrijfsvoering en Afdeling Kabinet & Protocol en de ambtelijk adviseurs van de bestuursraadleden. Er wordt een actieve deelname verwacht bij gezamenlijke overleggen van de secretariaten en het stimuleren van een uniforme werkwijze binnen BPZ.

Functie-eisen

  • Je hebt minimaal een havodiploma, aangevuld met een secretariële opleiding. Als je een hbo-opleiding volgt, is dat een pre.
  • Je hebt ruime ervaring als managementondersteuner.
  • Je hebt kennis van management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer, procedures en voorschriften.
  • Je beschikt over algemeen inhoudelijke kennis van ambtelijke en politiek-gevoelige beleidsonderwerpen.
  • Je spreekt en schrijft goed Engels en Nederlands.
  • Je vindt het leuk om in een hectische, turbulente en soms ook complexe omgeving te werken en kunt goed plannen en organiseren.
  • Je hebt relevante kennis van digitale processen en systemen.
  • Je bent communicatief sterk en sociaalvaardig.
  • Je bent organisatiesensitief, klantgericht, integer, betrokken en goed in het houden van overzicht.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Maand­salaris Min €2.405 Max. €3.135 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
  • Contract­duur 1 jaar met mogelijkheid tot verlengen.
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • Richt je sollicitatie onder vermelding van vacaturenummer VWS200073 (BPZ) aan Jerry Chundro.
  • Ben je aangewezen als verplichte Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Stuur dan een kopie van de aanwijzingsbrief mee met je sollicitatie.
  • Een functiegericht assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
  • Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Bestuurlijke en Politieke Zaken (BPZ) is verantwoordelijk voor de ondersteuning en advisering van de politieke en ambtelijke top van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). BPZ heeft tot kerntaak om met de directies te zorgen voor tijdige en kwalitatief hoogwaardige advisering die leidt tot goede besluitvorming door de politieke en ambtelijke top. Als regisseur/procescoördinator is de directie BPZ een verbindende schakel tussen directies en concernorganisaties en van en naar bewindspersonen, de bondsraadsleden en ook intra- en interdepartementaal en het parlement. Daarnaast heeft de directie tot taak om de plaatsvervangend secretaris-generaal (pSG) en SG te ondersteunen in hun eigenaarsrol van de concernorganisaties.

BPZ is georganiseerd in vijf teams: Bestuurlijke en Politieke Advisering, Logistiek, Kabinet en Secretariaat, Stukkenstroom, Concernsturing en Bureau BVA/FG. Bij de directie werken ongeveer vijfenzestig mensen.

Team LKS

Het Team LKS bestaat uit ca. 30 personen en is onderverdeeld in de secretariaten van de Bewindspersonen, SG en pSG, DG’s en Directeur BPZ. Verder bestaat het team uit een afdeling Kamerbewaarders, een afdeling Bedrijfsvoering en een afdeling Kabinet & Protocol. Wij werken allen nauw samen in een open sfeer. Regelmatig zijn er activiteiten en heisessies, die je ook mede helpt organiseren. We streven er continu naar om samen een hoge professionele standaard neer te zetten, waarbij de bewindspersonen en de bestuursraad zo optimaal mogelijk worden ondersteund.

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

“Nederland gezond en wel”; dat is het motto van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Het is de ambitie van VWS om iedereen zo lang mogelijk gezond te houden en zieken zo snel mogelijk beter te maken. Ook wil het ministerie mensen met een beperking in hun participatiemogelijkheden ondersteunen.

We zijn er als VWS van overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We willen daarom een veelzijdige werkgever zijn voor alle groepen in de samenleving en houden hiermee rekening tijdens de selectieprocedure.

VWS telt ongeveer 5000 medewerkers, die voor een belangrijk deel werkzaam zijn bij agentschappen, raden en inspecties. Op het kerndepartement werken ongeveer 1300 mensen. Daarnaast is het ministerie verantwoordelijk voor een aantal ZBO’s, zoals de NZa, het CIZ, het CAK en het Zorginstituut Nederland.

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Jerry Chundro

06-20404302

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Natasja Vissers

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Algemeen Management-ondersteuner BPZ "Vliegende Keep"

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Reageren voor 10 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

(Senior) financieel adviseur zorguitgaven

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11,schaal 12
  • Reageren voor 10 mei
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Senior beleidsadviseur personeel en organisatie

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 2 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon