Managementassistent
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
- Standplaats Den Haag
- Werkplekken 2
- Contractduur 1 jaar, met uitzicht op onbepaalde tijd bij goed functioneren.
- Uren per week 32 - 36
- Maandsalaris €2.902 - €3.896
- Salarisniveau schaal 8
- Niveau HBO bachelor, MBO - 4, MBO
- Vakgebied Administratief / secretarieel
- Reageren voor 5 oktober Nog 2 dagen
- Vacaturenummer VWS23-1057(BPZ)
- Plaatsingsdatum 20 september 2023
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Functieomschrijving
Ingewikkelde agenda’s beheren, belangrijke stukken verzamelen, vergaderingen en bijeenkomsten organiseren. Als managementassistent zet jij je hard in om de leden van de ambtelijke leiding van het ministerie van VWS te ontzorgen. Door jouw inzet kunnen zij hun werk voor het ministerie zo goed mogelijk doen. Dat doe je voornamelijk vanuit Den Haag.
Wat ga je doen als managementassistent?
“Breed inzetbaar, breed netwerk, breed gewaardeerd!” - Debby Pieluzek-Woldendorp, managementassistent staatssecretaris VWS
Het grootste deel van jouw taken bestaat uit complex agendabeheer. Je organiseert bijvoorbeeld bijeenkomsten. Daar zijn soms veel verschillende partijen bij betrokken: samenwerkingspartners, derden en ministers. Jij stemt de agenda’s met de verschillende partijen af, reserveert de vergaderzaal, boekt een cateraar voor de lunch en regelt chauffeurs. En natuurlijk zorg je ervoor dat alle stukken voor de vergadering op tijd en bij de juiste personen zijn. Op drukke dagen ben je soms iets langer aan het werk. Daartegenover staat dat je op minder drukke dagen soms eerder naar huis kan.
De uitdaging van jouw rol zit in de afwisseling. Je ondersteunt namelijk meerdere secretariaten. Dat betekent dat je ondersteuning biedt waar je op die dag nodig bent. Dat doe je vaak samen met 1 van de 6 vaste managementassistenten. Gelukkig ben jij supersterk in het schakelen tussen onderwerpen. En omdat je soms veel hulpvragen krijgt, weet je duidelijke prioriteiten te stellen. Je werkt in een team van 4 flexondersteuners. In totaal bestaat het gehele secretariaat uit 20 managementassistenten. Ook heb je veel contact en een nauwe samenwerking met ambtelijk adviseurs en regelmatig ook met de Kamerbewaarders.
Functie-eisen
Herken jij jezelf hierin?
Jouw inzet zorgt ervoor dat het management hun werk zo goed mogelijk kan doen. Daarom is het belangrijk dat je zorgvuldig en geordend werkt. Ook kun je goed herkennen wanneer de processen vastlopen. Het lukt je om daar creatieve oplossingen voor te bedenken. Ook lukt het je om goed om te gaan met onverwachte vragen of problemen. Om succesvol te zijn in jouw rol neem je verder mee:
- minstens mbo-werk- en -denkniveau, bijvoorbeeld aantoonbaar door een diploma van een secretariële opleiding
- minstens 2 jaar werkervaring als directiesecretaris, managementassistent of managementondersteuner
- ervaring met Microsoft Office
- ervaring met vergader- en organisatiesoftware, zoals iBabs of Marjolein
- ervaring met het beheren van ingewikkelde agenda’s bij een grote organisatie
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 8
- Maandsalaris Min €2.902 – Max. €3.896 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur 1 jaar, met uitzicht op onbepaalde tijd bij goed functioneren.
- Minimaal aantal uren per week 32
- Maximaal aantal uren per week 36
Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Bijzonderheden
- Richt je sollicitatie aan Els Wilmer (interim manager secretariat BPZ. Noem het vacaturenummer: VWS23-1057 (BPZ).
- Je werkt in deze functie met vertrouwelijke informatie. Daarom kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ook heb je een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) nodig.
- Tijdens de sollicitatieprocedure bekijken we mogelijk jouw openbare informatie op LinkedIn. Omdat we zo nog een beter beeld krijgen van jouw ervaring, kennis en competenties.
Meer over de functiegroep Managementondersteuner
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
Meer over jouw toekomstige afdeling
De directie Bestuurlijke en Politieke Zaken is verantwoordelijk voor de ondersteuning en advisering van de politieke en ambtelijke top van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). BPZ heeft tot kerntaak om met de directies te zorgen voor tijdige en kwalitatief hoogwaardige advisering die leidt tot goede besluitvorming door de politieke en ambtelijke top. Als regisseur/procescoördinator is de directie BPZ een verbindende schakel tussen directies en concernorganisaties en van en naar bewindspersonen, de bondsraadsleden en ook intra- en interdepartementaal en het parlement. Daarnaast heeft de directie tot taak om de plaatsvervangend secretaris-generaal (pSG) en SG te ondersteunen in hun eigenaarsrol van de concernorganisaties.
BPZ is georganiseerd in vijf teams: Bestuurlijke en Politieke Advisering, Logistiek en Kabinet, Secretariaten, Stukkenstroom, Concernsturing en Bureau BVA/FG. Bij de directie werken ongeveer vierenzeventig mensen.
Team Secretariaten
Het Team Secretariaten bestaat uit ca. 19 personen en is onderverdeeld in de secretariaten van de Bewindspersonen, SG en pSG, DG's, Flex ondersteuners en Directie BPZ. Wij werken allen nauw samen in een open sfeer. Regelmatig zijn er activiteiten, die je ook mede helpt organiseren. We streven er continu naar om samen een hoge professionele standaard neer te zetten, waarbij de bewindspersonen en de bestuursraad zo optimaal mogelijk worden ondersteund.
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
Bij VWS zetten we ons in voor een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Met en voor iedereen. Wat we doen, doet ertoe en dat voel je. Je werkt samen met betrokken, bevlogen en deskundige mensen met een groot hart voor hun werk. Die elkaar zowel persoonlijke aandacht als professionele ruimte geven. Binnen een deskundige en daadkrachtige organisatie die voortdurend moet vernieuwen en in oplossingen denkt. Altijd vanuit zoveel mogelijk verschillende perspectieven. En in nauwe samenwerking met partners, collega-ministeries, zorgprofessionals en burgers.
Talent als basis, diversiteit als kracht
VWS stimuleert een inclusieve organisatiecultuur, waarin alle medewerkers actief betrokken en opgenomen worden in de groep. Waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.
Je komt te werken in een omgeving met een informele prettige werksfeer, waar we hard en serieus samenwerken, topkwaliteit willen leveren, waarin we waarde hechten aan (persoonlijke) ontwikkeling en reflectie, maar waar ook veel wordt gelachen. We vinden het belangrijk dat je ruimte ervaart in de wijze waarop je je werk uitvoert.
VWS telt ruim 5500 medewerkers. Zij zijn voor een belangrijk deel werkzaam bij agentschappen, raden en inspecties. Op het kerndepartement werken ruim 2000 mensen. Het ministerie is ook verantwoordelijk voor een aantal ZBO’s (zelfstandige bestuursorganen) zoals de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit), het CIZ (Centrum indicatiestelling zorg), het CAK (Centraal Administratie Kantoor) en het Zorginstituut Nederland.
Contact
Voor meer informatie over deze vacature:
Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
VWS Talentcenter
[email protected]Solliciteren?
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.
Relevante vacatures
Managementondersteuner directie Bestuurlijke en Politieke Zaken
- Standplaats Den Haag
- Uren per week 32-36
- Salarisniveau schaal 7
- Reageren voor 6 oktober
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Senior adviseur bestuurlijke zaken
- Standplaats Den Haag
- Uren per week 32-36
- Salarisniveau schaal 12
- Reageren voor 11 oktober
- Dienstverband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)
Adviseur bestuurlijke zaken
- Standplaats Den Haag
- Uren per week 32-36
- Salarisniveau schaal 11
- Reageren voor 11 oktober
- Dienstverband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)