Managementassistent Bestuursraad

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

  • Stand­plaats Den Haag
  • Werkplekken 2
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.675 - €3.617
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 4 juli Nog 4 dagen
  • Vacaturenummer 48/22-11
  • Plaatsingsdatum 16 juni 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Stroomt de dienstverlening door jouw aderen? Haal jij energie uit het goed organiseren van zaken en orde aanbrengen? In een dynamische politiek-bestuurlijke omgeving, met een bestuurder die op hoog niveau opereert en een complexe agenda die continu onder druk staat? Dit is de omgeving bij de directie Bestuursondersteuning in Den Haag, waarin jij als managementassistent actief bent.

Het organisatorisch ontzorgen: dat is jouw belangrijkste kerntaak als managementassistent Bestuursraad. Daarbij werk je intensief samen met jouw collega-managementassistent, met wie jij een uitstekend op elkaar ingespeeld duo vormt. Je werkt in een zeer dynamische, politiek gevoelige omgeving, waarbij het geregeld voorkomt dat zaken die je vanmiddag agendeert, vanavond in een actualiteitenprogramma de revue passeren. Je zit dus heel dicht op de politieke besluitvorming en dát is precies wat jouw functie zo interessant en uniek maakt.

Inhoudelijk laat jij je meerwaarde ook zien. Je bent geïnteresseerd, weet welke onderwerpen actueel zijn en kunt daardoor goed prioriteiten stellen. Is een van de bewindslieden verhinderd voor een afspraak en is vervanging door een bestuurslid nodig? Dan pas jij de agenda daarop aan en zorg jij dat de juiste dossiers (digitaal) zijn voorbereid en in het systeem zijn ingericht.

Jij zet als ervaren managementassistent net dat stapje extra, denkt mee én vooruit. Je draagt ideeën aan en deelt kennis om de samenwerking op de werkvloer te bevorderen. Zo werk je samen aan de doorontwikkeling en verbetering van de dienstverlening. Ook bouw je een goede verstandhouding op met de leden van de Bestuursraad en je collega- managementassistenten, zodat je bijvoorbeeld een collega kunt vervangen bij afwezigheid. Zo heb je na verloop van tijd aan een half woord genoeg en haal je nog meer voldoening en plezier uit je werk.

Jouw overige taken

  • Je beheert en bewaakt (complexe) agenda's en de e-mailboxen van bestuursleden, directie en MT-leden. Je maakt en plant afspraken, ook voor de langere termijn, en signaleert eventuele knelpunten.
  • Je bent effectief in het organiseren van vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten voor het management, meldt bezoekers aan en regelt de locaties en catering.
  • Je zorgt voor een tijdige en klantvriendelijke afhandeling van telefoontjes, e-mail en post, en jaagt uitgezette actiepunten na.
  • Je verzamelt vergaderstukken, maakt zo nodig een dossier aan of zet de stukken in iBabs.

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie
Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen.

Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Bestuursondersteuning (BO) werkt vanuit de volgende doelstellingen:

  • We zorgen voor een goede, tijdige en betrouwbare ondersteuning van de ambtelijke en politieke leiding. Daarvoor is hoogwaardige politiek-bestuurlijke advisering nodig, ondersteund met een vlotte en accurate procesondersteuning.
  • We dragen daarmee bij aan goede, integrale en tijdige politieke en bestuurlijke besluitvorming.
  • We dragen bij aan de samenhang en verbinding tussen de verschillende onderdelen van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW).
  • We staat ten dienste van de SZW-organisatie als geheel.
  • We hebben uit hoofde van de centrale positie in het departement bijzondere taken als het gaat om crisisbeheer, advisering calamiteiten en kabinetszaken (onderscheidingen en predicaten, protocollaire evenementen en bijzondere taken).

Daarnaast speelt Bestuursondersteuning een rol bij het opzetten en uitvoeren van departementsbrede projecten en programma's, zoals het supportteam Innovatie.

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk in Nederland. Iedereen moet de kans krijgen om mee te doen en zich te ontwikkelen, zodat je zelf kan bijdragen aan je eigen toekomst. Als het tegenzit zorgen we voor een vangnet, en als je met pensioen gaat voor een inkomen. Dat kan alleen in een land waar mensen er voor elkaar zijn.

Wij willen beleid maken dat voor iedereen werkt. We luisteren naar wat er speelt in de samenleving; werken nauw samen met partners, en spelen in op nieuwe ontwikkelingen, nationaal en internationaal. We buigen ons over vragen die niet bepaald tot de gemakkelijkste behoren. Over het sociaal beleid, de toekomst van de verzorgingsstaat en de betaalbaarheid van de oudedagsvoorziening. Maar ook over de vergrijzingsproblematiek en de veiligheid op de werkplek.

We stimuleren de naleving van regels en als er misstanden zijn, treden we op. Het ministerie geeft als werkgever het goede voorbeeld.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Alice Lauwers van Wouw

Renate Heij

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Dataspecialist/adviseur

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 11 juli
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

ICT Adviseur / Leveranciersmanager

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 26 juli
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Afdelingshoofd Werkloosheid, tevens plv directeur directie Werknemersregelingen

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 15
  • Reageren voor 1 juli
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon