Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Managementassistent bureau Secretaris-Generaal

Ministerie van Defensie, Bestuursstaf

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur Dit betreft een tijdelijke functie tot 31-11-2022
  • Uren per week 38
  • Maand­salaris €2.633 - €3.536
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Orde / vrede / veiligheid
  • Reageren voor 27 september Nog 4 dagen
  • Vacaturenummer 548282
  • Plaatsingsdatum 11 september 2020
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling

Functie­omschrijving

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Dat vraagt om doordacht beleid. Bij de Bestuursstaf zorgen we daarvoor. In deze dynamische werkomgeving speel jij als zelfstandige managementassistent daarbij een belangrijke rol.

Je komt terecht bij het bureau Secretaris-Generaal (BSG). Hier coördineren we alle zaken die belangrijk zijn bij het ondersteunen en adviseren van de politieke en ambtelijke leiding. Dit is inclusief de stukkenstroom en de overlegorganen waaraan zij deelnemen. Bij ons verricht jij als managementassistent verschillende organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden om het management en/of medewerkers van een organisatie-eenheid of project te ondersteunen.

Jouw taken

  • Je verleent managementondersteuning aan de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal.
  • Je voert het secretarieel (administratief) beheer, waarbij je rekening houdt met de prioriteiten.
  • Je handelt uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken af.
  • Je coördineert complexe informatiestromen.
  • Je fungeert als ‘buffer’ in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context, zowel intern als extern.
  • Je maakt een inschatting van het politieke en maatschappelijke afbreukrisico, het belang en de urgentie ervan, legt verbanden, weegt de consequenties van handelen af en bewaakt de voortgang.
  • Je verstrekt informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard, en je beheert administratieve en organisatorische processen.
  • Je zorgt voor de verslaglegging, het notuleren, uitwerken en opstellen van stukken en verzorgt de correspondentie op globale aanwijzingen.
  • Je biedt administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard.
  • Je ontvangt bezoekers en staat ze te woord.
  • Je zorgt voor het aanleggen en bijhouden van werkdossiers.

Functie-eisen

  • Je hebt mbo-niveau, en je hebt een secretariële opleiding afgerond en relevante opleidingen en cursussen gevolgd.
  • Je hebt werkervaring op een vergelijkbaar niveau en ruime administratieve en secretariële werkervaring.
  • Je zoekt als teamspeler actief de samenwerking en verbinding op met directe collega's en andere directies.
  • Je beheerst Windowsgestuurde Microsoft Office-programma's zoals Excel, Word en PowerPoint goed.
  • Je hebt een goede beheersing van de standaardkantoorapplicaties en (automatiserings)systemen voor de interne bedrijfsvoering, zoals de applicatie iBabs.
  • Je hebt kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringsregels en -procedures.
  • Je hebt kennis van de inrichting en werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden.
  • Je kunt werkbezoeken en kleinschalige evenementen organiseren en voorbereiden.
  • Je spreekt en schrijft goed Nederlands.
  • Je bent klantgericht en stressbestendig.
  • Je neemt initiatief en hebt oog voor de organisatie.
  • Je leert graag dingen bij en stelt je flexibel op.
  • Je kunt goed samenwerken, plannen en organiseren.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 8
  • Salaris­omschrijving

    Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

  • Maand­salaris Min €2.633 Max. €3.536 (bruto)
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling
  • Contract­duur Dit betreft een tijdelijke functie tot 31-11-2022
  • Minimaal aantal uren per week 38
  • Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 75% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

Bijzonderheden

  • Heb je nog niet het juiste veiligheidsscreeningsniveau? Houd er dan rekening mee dat een veiligheidsonderzoek deel uitmaakt van de selectieprocedure.
  • Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
  • De vacature wordt zowel intern als extern gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld voordat we de selectie uitbreiden met externe kandidaten.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Bureau Secretaris-Generaal (BSG) ondersteunt en adviseert de politieke en ambtelijke leiding. BSG coördineert alle aangelegenheden die hiervoor relevant zijn, inclusief de stukkenstroom en de overlegorganen waaraan de politieke en ambtelijke leiding deelneemt. BSG is verantwoordelijk voor de bewaking van de kwaliteit en de tijdigheid van aangeleverde stukken, controleert of stukken goed zijn afgestemd en bewaakt de voortgang. Ook ondersteunt BSG de departementsleiding in haar managementtaak.

Je wordt als managementassistent binnen de Bestuursstaf flexibel ingezet. De periodes van flexibele inzet en de omvang in uren zijn afhankelijk van de organisatiebehoefte.

Ministerie van Defensie, Bestuursstaf

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en de Defensie Materieel Organisatie.

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en de Defensie Materieel Organisatie lijken op werkmaatschappijen.

Bestuursstaf
De Bestuursstaf geeft hier namens de minister sturing aan door het formuleren van het Defensiebeleid, het toewijzen van middelen aan alle Defensieonderdelen, het toezicht houden op de besteding daarvan en het opstellen van kaders voor de Defensiebrede bedrijfsvoering. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 1.500 burgers en militairen.

Ministerie van Defensie, Bestuursstaf

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Afdeling Werving & Selectie - KD

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Afdeling Werving & Selectie - KD

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Adviseur parlementaire aangelegenheden

Ministerie van Defensie, Bestuursstaf
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 27 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Senior Business Controller

Ministerie van Defensie, Defensie Materieel Organisatie
  • Stand­plaats Utrecht
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 12 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Adviseur integriteit

Ministerie van Defensie, Bestuursstaf
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 4 oktober
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon