Managementondersteuner

Ministerie van Buitenlandse Zaken

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 3 jaar
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.422 - €3.157
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 3 augustus Nog 4 dagen
  • Vacaturenummer 63612537
  • Plaatsingsdatum 19 juli 2021
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Functie­omschrijving

De directeur en collega’s van de directie Westelijk Halfrond bij het ministerie van Buitenlandse Zaken kunnen op je rekenen, dat is zeker. Als managementondersteuner focus je vanuit Den Haag op administratieve en ondersteunende taken. Een leuke uitdaging, want je communiceert met collega’s van verschillende ambassades en onderdelen van het ministerie in binnen- en buitenland.

Samen met jouw collega-managementondersteuner ben je de rechterhand van de directeur. Jullie verdelen het werk en ondersteunen ook de twee leden van het managementteam. Dat doen jullie door nauw samen te werken met collega’s die zich af en toe plaats- en tijdonafhankelijk inzetten.

Jouw taken

  • Je beantwoordt de telefoon en handelt vragen en informatieverzoeken waar mogelijk zelfstandig af.
  • Je gaat zelfstandig aan de slag met het invoeren, doorsturen en archiveren van digitale stukken.
  • Je ondersteunt bij vergaderingen en congressen door bezoekers te ontvangen, ruimtes te reserveren en catering te regelen.
  • Je ondersteunt bij dienstreizen door de administratieve afhandeling te regelen en lunches en diners te organiseren.
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor de directie en informeert interne en externe medewerkers en klanten.

Functie-eisen

  • Je hebt een mbo 4-diploma op secretarieel gebied, of mbo-niveau met minimaal vijf jaar ervaring als managementondersteuner.
  • Je hebt minimaal twee jaar ervaring als managementondersteuner, bij voorkeur in een internationale organisatie of bij de Rijksoverheid.
  • Je hebt kennis van secretarieel beheer en algemene secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
  • Je kunt werken met social media, digitale apparaten, Microsoft Office-programma’s, zoals Excel, Word en Outlook én standaardkantoorapplicaties en –systemen, zoals SharePoint.
  • Je hebt bij voorkeur kennis van het beleid en de bedrijfsvoering van centrale en decentrale overheden en de posten én kunt je de informatie rondom jouw afdeling en dossiers snel eigen maken.
  • Je begrijpt en doorziet politiek-bestuurlijke belangen, gevoeligheden en verhoudingen.
  • Je spreekt en schrijft Nederlands op C1-niveau, Engels op B2-niveau en bij voorkeur Spaans.
  • Je kunt goed plannen, organiseren, samenwerken en de voortgang bewaken.
  • Je stelt je klantgericht en integer op en blijft jezelf ontwikkelen.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Salaris­omschrijving

    Je salaris is afhankelijk van je kennis en ervaring. Voor collega’s binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband is alleen een detachering mogelijk.

  • Maand­salaris Min €2.422 Max. €3.157 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
  • Contract­duur 3 jaar
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • Je kunt uitsluitend solliciteren via de button ’direct solliciteren'.
  • De selectieprocedure omvat de briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een gamebased assessment. Na iedere fase bepalen we welke kandidaten we toelaten tot de volgende fase van de selectieprocedure.
  • De selectiegesprekken vinden plaats eind juli en/of begin augustus 2021. Gezien de huidige situatie kan het zijn dat de selectieprocedure langer duurt.
  • Voor deze vacature vragen we je een gamebased-assessment (GBA) te maken. Wat betekent dat? Met behulp van een GBA speel jij verschillende spellen (games) en kunnen wij zien of jij over de competenties en/of vaardigheden beschikt die nodig zijn om de functie goed te kunnen vervullen. Het leuke is dat jij na het afronden van het GBA ook een mooi rapport krijgt! Nadat je jouw sollicitatie hebt afgerond, ontvang je vanzelf een uitnodiging met een link naar het assessment. Je hebt tot 48 uur na het sluiten van de vacature om het assessment af te ronden.
  • Het resultaat van je assessment wordt na het voltooien van het GBA met het ministerie van Buitenlandse Zaken gedeeld. Je hebt altijd de mogelijkheid om je account te verwijderen.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Westelijk Halfrond is de centrale directie voor Nederlandse bilaterale betrekkingen met landen in het Westelijk halfrond. Politieke, diplomatieke, economische, culturele en consulaire zaken passeren bij ons de revue. Ook focussen we op multilaterale zaken, zoals de Organisatie van Amerikaanse Staten en het beleid van de Europese Unie over de regio.

Een belangrijk deel van ons werk is gericht op de belangen van het Koninkrijk, inclusief Aruba en Curaçao. We zetten ons in voor bewindslieden van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Hierbij hebben we contact met Defensie en het ministerie van Algemene Zaken, Economische Zaken en Klimaat, Infrastructuur en Waterstaat, en Justitie en Veiligheid.

Onze directie bestaat uit 4 beleidsclusters en telt zo’n 24 collega’s, waaronder 3 leden van het managementteam, een strategisch beleidsadviseur en 2 managementondersteuners. Ons secretariaat heeft veel contact met andere onderdelen van het ministerie van Buitenlandse Zaken, in Den Haag en op de posten. Ook communiceert het secretariaat met ambassades van de landen in het Westelijk halfrond, gevestigd in Brussel en Den Haag.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, kennis en competenties.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Suzan Rappoldt, Adviseur Werving en Selectie

070-3484000

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Beleidsmedewerker directie Consulaire Zaken en Visumbeleid

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 13 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Senior beleidsmedewerker economische samenwerking en ontwikkeling

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 19 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Managementondersteuner

Ministerie van Financiën
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Reageren voor 16 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon