managementondersteuner
Ministerie van Defensie
- Standplaats Den Haag
- Contractduur 2 jaar met uitzicht op vast
- Uren per week 38
- Maandsalaris €2.499 - €3.540
- Salarisniveau schaal 7
- Niveau MBO - 4
- Vakgebied Administratief / secretarieel
- Reageren voor 2 april Nog 8 dagen
- Vacaturenummer 487320
- Plaatsingsdatum 15 maart 2023
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
Functieomschrijving
Als managementondersteuner bij de Bestuursstaf coördineer je het secretariaat van de Directeur Bedrijfsvoering en Evaluatie, de Chief Information Officer en de afdelingshoofden. Je verzorgt eigenhandig de agendaplanning, de afspraken en het dienstvervoer en zorgt ervoor dat agendaproblemen opgelost worden en correspondentie op een correcte manier via het postregistratiesysteem aangeboden wordt. Je fungeert als 'buffer' naar de interne organisatie en externe omgeving. Je verstrekt informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen. Daarnaast kun je, indien nodig, zorgdragen voor verslaglegging en notulering. Je kunt prioriteiten stellen, zelfstandig werken en bent loyaal en dienstverlenend. Je kunt werken in een ambtelijke en politiek gevoelige en complexe dynamische omgeving.
Je krijgt te maken met een mix van werkzaamheden en fungeert als contactpersoon voor verschillende bedrijfsvoeringszaken zoals preventie en BHV, ICT (key-user), intranet, beveiligingsfunctionaris, hybride werken, onboarding, DEFDOC, etc. Je bent bereid eventuele aanvullende opleidingen hiervoor te volgen.
Werkzaamheden:
Secretarieel-, organisatorisch- en administratief ondersteunende werkzaamheden:
- Coördineert het secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten;
- (Coördineert) de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
- Coördineert complexe informatiestromen;
- Fungeert als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving;
- Het op basis van inschatting van het belang en de urgentie leggen van verbanden en afwegen van consequenties van handelen, het bewaken van de voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
- Het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
- Het zorgdragen voor verslaglegging, notuleren, uitwerken en opstellen van stukken en de verzorging van correspondentie op globale aanwijzing;
- Administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard;
- De ontvangst en het te woord staan van bezoekers;
- Het aanleggen en bijhouden van werkdossiers;
- Het samenstellen van (management)overzichten.
Functie-eisen
Kennis en vaardigheden
- Kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
- Algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;
- Algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in ambtelijk en politiek gevoelige actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;
- Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen;
- Vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties) en het daarbij inschatten van politiek en maatschappelijk afbreukrisico, daarop inspelen, rekening houdend met consequenties van eigen handelen;
- Vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie;
- Vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d;
- Goede beheersing van programma's, zoals Outlook, Excel, Word en PowerPoint en overige standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement.
- Kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures;
- Kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;
- Kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt;
- Kennis van de lopende dossiers en de bijbehorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Werk/denkniveau/werkervaring:
- Mbo-werk- en/of denkniveau;
- Relevante werkervaring.
Functiegerichte opleidingen:
- Secretariële opleiding (zoals Schoevers).
Competenties:
- klantgericht
- stressbestendig
- plannen en organiseren
- organisatiegericht
- samenwerken
- integer
- leervermogen
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 7
- Salarisomschrijving
Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.
- Maandsalaris Min €2.499 – Max. €3.540 (bruto)
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
- Contractduur 2 jaar met uitzicht op vast
- Minimaal aantal uren per week 38
- Maximaal aantal uren per week 38
Overige arbeidsvoorwaarden
Bovenop het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%. Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.
Bijzonderheden
- Heb je nog niet het juiste veiligheidsscreeningsniveau? Houd er dan rekening mee dat een veiligheidsonderzoek onderdeel uitmaakt van de selectieprocedure.
- Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
- De vacature wordt zowel intern als extern gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
- Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
Meer over jouw toekomstige afdeling
Binnen het DGB is de Directie Bedrijfsvoering & Evaluatie onder meer verantwoordelijk voor het defensiebrede beleid op het gebied van besturing, integrale beveiliging, evaluaties, inkoopmanagement en gegevensbescherming. De Chief Information Officer (CIO) voert de centrale sturing, coördinatie en monitoring op het IT- en Datadomein met inbegrip van cyber (defence). De CIO is voor de departementale leiding het eerste aanspreekpunt voor IT en vertegenwoordigt Defensie bij de (steeds verdergaande) interdepartementale en internationale samenwerking."
Ministerie van Defensie
Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het kerndepartement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).
Defensie vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen. Defensie heeft ongeveer 65.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 2.700 burgers en militairen.
De Bestuursstaf bestaat uit, onder andere, de Defensiestaf, de Hoofddirectie Financien en Control en het Directoraat Generaal Beleid (DGB). Het DGB ontwikkelt integraal beleid (incl. kaders) en plannen voor een krijgsmacht die ook in de toekomst kan beschermen wat ons dierbaar is. Het DGB is op een breed en divers terrein verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling en -advisering. Het doel van deze bundeling is het verbeteren van de samenhang, de kwaliteit en de doeltreffendheid van het defensiebeleid. Het DGB zorgt dat het beleid past binnen de politieke en financiële kaders.
Contactpersonen
Voor meer informatie over deze vacature:
Coordinatiecentrum P&O
[email protected]Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Coordinatiecentrum P&O
[email protected]Solliciteren?
Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.
Relevante vacatures
Managementassistent
- Standplaats Den Haag
- Uren per week 38
- Salarisniveau schaal 8
- Reageren voor 9 april
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Managementassistent
- Standplaats Utrecht
- Uren per week 32-38
- Salarisniveau schaal 6
- Reageren voor 4 april
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Junior projectleider
- Standplaats Soesterberg
- Uren per week 38
- Salarisniveau schaal 10
- Reageren voor 30 april
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd