• Den Haag
  • MBO - 4, MBO - 3
  • 24 - 32 uur
  • schaal 6
    €2.866 - €3.564 (bruto)
  • Administratief / secretarieel
  • Solliciteer voor 1 juli 2024
  • Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Kenmerk: 52024, Plaatsingsdatum: 11 juni 2024

De managementondersteuners beheren het secretariaat van de organisatie en zijn verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de directeur, het hoofd opleidingen/plaatsvervangend directeur en de lijnmanagers bij vergaderingen en bijeenkomsten door het afstemmen en verspreiden van stukken en verslaglegging en te sturen op de tijdigheid en kwaliteit van stukken. 

Deze ondersteuning wordt ook verleend in andere gremia, stuurgroepen, medezeggenschap, sociaal medisch team. Beheren de agenda’s en plannen afspraken in afstemming met de managers en in samenspraak met andere secretariaten binnen en buiten de organisatie en houden hierbij rekening met de strategische en politieke belangen van de afspraak. Op vergelijkbare wijze wordt alle binnenkomende post en e-mail afgehandeld en verlenen zij administratieve ondersteuning aan de managers. De managersassistent(e) fungeert als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor in – en externe relaties en instanties. 

Het team bestaat uit 1 managementondersteuner voor de directie, en 1 managementondersteuner voor de afdelingshoofden en lijnmanagers. Waar nodig vervangen deze elkaar.


Taken: Hoofdtaken

  • Agendabeheer van directeur, plv directeur en lijnmanagers.
  • Verzorgen van correspondentie (zowel inkomend als uitgaand) vanuit het directiesecretariaat.
  • Afstemmen en opstellen agenda voor de verschillende formele overleggremia.
  • Ondersteunen van en bij vergaderingen van directieleden en lijnmanagers.
  • Opstellen verslagen en eventuele actielijsten en afstemmen van de voortgang van zaken.
  • Beheer archief van formele stukken die zijn/worden gebruikt bij besluitvorming.
  • Diverse administratieve handelingen uit ter ondersteuning van de directie en lijnmanagers.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het Opleidingsinstituut Dienst Justitiële Inrichtingen (OI DJI) is een specialistisch opleider en kennisinstituut op het gebied van detentie. Met opleidingen en kennisdeling dragen we bij aan het vakmanschap van medewerkers. De expertise van het opleidingsinstituut is onderverdeeld in vier vakgebieden: veiligheid, zorg, begeleiding en leiderschap. Voor alle opleidings- en ontwikkelvraagstukken van rijksorganisaties en de semipublieke sector zijn we gesprekspartner. 

Het secretariaat bestaat uit twee managementondersteuners. Samen zijn zij verantwoordelijk voor de organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de directeur, het hoofd opleidingen/plaatsvervangend directeur en de lijnmanagers van het Opleidingsinstituut. Een uitdagend en gevarieerd pakket aan administratieve en secretariële werkzaamheden. Je legt verantwoording af aan de manager Ondersteunende Diensten.

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Contact

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevrouw D. Smout, manager ondersteunende diensten

06-21488712

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Michiel Snoek, corporate recruiter

06-41548771

Solliciteren?

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Coördinerend financieel adviseur HK DJI

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 1 juli
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Managementassistent

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
  • Stand­plaats Zwolle
  • Uren per week 20-32
  • Salaris­niveau schaal 5,schaal 6
  • Reageren voor 24 juni
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Basispsycholoog PPC

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
  • Stand­plaats Westzaan
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 3 juli
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Youtube icon