Managementondersteuner

Ben jij klantgericht en een teamplayer om samen het administratieve hart te vormen van de afdeling algemene zaken en de directie te ondersteunen? Denk jij altijd een stap vooruit en ben jij benieuwd hoe het werkt binnen een grote Rijksorganisatie als DJI? Herken jij jezelf in de woorden: betrokken, verantwoordelijk, nauwkeurig, klantgericht, flexibel en efficiënt? Wie weet ben jij degene die we nodig hebben!

De directie rekent op jouw organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning. Je krijgt hierbij veel zelfstandigheid, maar je werkt natuurlijk ook samen met je collega managementondersteuners. Daarnaast ben je digitaal zeer vaardig en krijg je er energie van als alles op rolletjes loopt.

Als managementondersteuner fungeer je als vraagbaak. Met je energieke en representatieve houding sta je iedereen vakkundig te woord. Jouw dag is geslaagd als je het management kan ondersteunen en ontzorgen. Jij stroomlijnt de agenda’s van de directie, beoordeelt en prioriteert de afspraakverzoeken en plant deze in. Je regelt en organiseert overleggen, borrels of lunchafspraken. Daarnaast reserveer je overlegruimtes, plan je digitale overleggen en notuleer je bij overleggen. Je vervult een representatieve rol voor de directie (denk hierbij aan ontvangen/begeleiden van bezoek). Ook verwerk je de in- en uitgaande mail, post en telefoon. Je handelt binnen het team de werkvoorraad efficiënt af, houdt overzicht en denkt proactief mee.
Je bent de vaste ondersteuning van meerdere managementleden.

Je bent een samenwerker en een verbinder, communiceert prettig en efficiënt met zowel collega’s en externe partijen. Je vervangt elkaar in geval van ziekte en verlof. Je draagt positief bij aan werkplezier op de afdeling en werkt intensief samen in een hecht team. Hier ben jij je bewust van ambtelijke, politieke en bestuurlijke verhoudingen en kan integer omgaan met personele en bestuurlijk gevoelige onderwerpen. Je bent organisatorisch sterk, kunt snel schakelen tussen onderwerpen en ziet wat voorrang heeft. Je blijft kalm in een dynamische omgeving. Natuurlijk heb je ervaring met complex agendabeheer. Je bent proactief en staat stevig in je schoenen. Ook beschik je over: 

• een afgerond mbo (niveau 4)-diploma, bij voorkeur in een secretariële richting;
• aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie;
• ruime ervaring met Microsoft Office en hebt bij voorkeur ervaring met archiefbeheersystemenen zoals JOIN; 
• digitale vaardigheden;
• gedegen kennis van administratieve en bedrijfsvoering processen;
• goede beheersing van de Nederlandse taal (schrijven en spreken).

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Een motivatiebrief is vereist.
• Gesprekken staan gepland op 05 december. 
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.