Managementondersteuner

De Immigratie- en Naturalisatiedienst

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 12 maanden
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.471 - €3.220
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel, Facilitair / dienstverlening, Personeel en organisatie
  • Reageren voor 25 mei Nog 4 dagen
  • Vacaturenummer IND DH/DJZ/2022/424
  • Plaatsingsdatum 11 mei 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Juridische Zaken, bij de leiding en staf, één vacature voor de functie van Managementondersteuner (FGR: Managementondersteuner schaal S7). Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd.

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken met zich mee die vragen om aandacht.

Wat ga je doen:

‘Mijn diverse werkervaringen vormen een stevige basis om te zorgen dat op een hectisch secretariaat/afdeling de dagelijkse werkzaamheden, complexe agendaproblemen en de dienstverlening tevreden en succesvol worden afgerond, alleen of in samenwerking met collega’s. Ik spreek en schrijf de taal van managementondersteuners, kan prioriteiten stellen, ben dienstverlenend en kan toveren met complexe agenda’s. Het interessante aan mijn werk vind ik de mix van alledaagse en (on)mogelijke klussen. Elke dag is anders!’

Je draagt samen met je collega’s - zorg voor een vakbekwame en effectieve ondersteuning van de leiding van de directie JZ. Daarnaast werk je regelmatig samen met de managementondersteuners van de hoofddirecteur en de overige directies van de IND.

Als managementondersteuner vorm je als het ware de ‘toegangspoort’ tot de MT-leden voor de interne organisatie en partijen buiten de IND. Je beheert de complexe agenda van de MT-leden en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Je zet verzoeken tot annotaties voor de verschillende overleggen uit bij de betrokken adviseurs. Daarnaast beheer je de mailbox van de MT-leden en behandelt inkomende en uitgaande post. Daarbij schat je de urgentie van de berichten in en maakt daarvan eventueel samenvattingen. En handelt reisaanvragen en declaraties af in de daarvoor bestemde systemen. Je bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Je signaleert knelpunten en onjuistheden en draagt hiervoor verbeteringen aan.

Je verstrekt inhoudelijke informatie aan stakeholders over de stand van zaken van de in behandeling zijnde onderwerpen en je verwijst zo nodig door naar de medewerker die het onderwerp in behandeling heeft.

Je verzorgt de verwerking en afhandeling van vertrouwelijke stukken. Je zet de stukken voor de overleggen van de directeur en de MT-leden klaar in het administratieve systeem (iBABS).

Je voert documenten in het digitale postsysteem (Digijust) en bewaakt de voortgang van de documentenstroom.

Ter ondersteuning van de 13 operationeel managers van de locaties Den Haag, Zwolle en Den Bosch voer je administratieve taken uit, zoals o.a. het organiseren van in- en externe bijeenkomsten.

Je denkt proactief mee in verbetering van de administratieve processen, toont initiatief en hebt een dienstverlenende houding.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

  • In een ondersteunde rol te zorgen dat de MT-leden hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren;
  • Zorgen dat voortgang van gemaakte afspraken en besluiten worden bewaakt;
  • Dat het secretariaat als een goed geoliede machine functioneert.

Het leukste aan deze functie is dat een lastige opdracht vaak onmogelijk lijkt, totdat de grote klus gedaan is en je trots kunt zijn op jezelf

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Juridische Zaken heeft een belangrijke rol bij het bewaken en bevorderen van de juridische kwaliteit in al het handelen van de IND en het waarborgen dat daarvoor de passende condities aanwezig zijn. Zowel bij de uitvoering van het toelatingsbeleid als in de activiteiten binnen de eigen bedrijfsprocessen levert JZ juridische expertise. We doen dat op zaaksniveau door het bepleiten van en adviseren in individuele zaken. Zaaksoverstijgend doen we dit door advisering en kaderstelling. Daarnaast signaleren en monitoren we de (juridische) kansen & risico’s (legal management en compliance).

De juridische vertegenwoordiging van de IND en ketenpartners (zoals COA, DT&V) in (hoger) beroepsprocedures bij de rechtbank, de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State en in procedures bij de internationale gerechtshoven, vormt een groot deel van onze werkzaamheden. Onze kennis en expertise van het vreemdelingenrecht zetten we ook proactief in, zodat besluiten in één keer goed genomen kunnen worden en de vreemdeling snel duidelijkheid krijgt op zijn aanvraag. We signaleren trends en potentiële verbeteringen. Samen met onze partners zetten we die in voor een effectief (keten)proces en beleid, met oog voor de mens achter de zaak.

De directie JZ heeft daarnaast bedrijfsjuridische expertise in huis. De werkzaamheden van deze adviseurs richten zich op het borgen van de juridische kwaliteit van het handelen van de IND binnen de eigen bedrijfsprocessen. Dit doen we onder andere bij aanbestedingen, privacyvraagstukken en gegevensverkeer.

Als directie JZ staan we voor samenwerking en verbinding met onze ketenpartners en stakeholders, en gaan we voor een hoge kwaliteit. We vinden het belangrijk een moreel fitte organisatie te zijn met betrokken en gedreven professionals, waarbinnen een open en veilig werkklimaat bestaat en waar voldoende ruimte geboden wordt voor een eigen geluid.
De directie Juridische Zaken bestaat uit 16 generieke teams, 3 ondersteuningsteams, 1 desk juridische ondersteuning en 4 specialistische teams. De directie en het management worden ondersteund door een staf.

De Immigratie- en Naturalisatiedienst

Een vluchteling die niet veilig is in eigen land. Een ingenieur die zijn kennis in Nederland in de praktijk komt brengen. En een gezin dat elkaar na jaren weer in de armen kan sluiten. Wat ze met elkaar gemeen hebben? De IND beoordeelt hun verzoeken om in Nederland te mogen wonen of Nederlander te willen worden.

De IND voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dat betekent dat we alle verblijfsaanvragen beoordelen. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en daarom hier asiel aanvragen. Of om mensen die hier willen werken, studeren, of een gezin vormen met iemand die hier al woont. Maar het kan ook gaan om mensen die hier al zo lang wonen dat zij zich Nederlander voelen en die daarom via een naturalisatieverzoek een Nederlands paspoort aanvragen.

De IND wil een compacte en wendbare uitvoeringsorganisatie zijn met hoogwaardige kennis op het vreemdelingendomein en met oog voor de menselijke maat. De IND moet kunnen inspelen op wisselende eisen en omstandigheden en tegelijkertijd moet de kwaliteit van dienstverlening voorop blijven staan. Dit vraagt om een proactieve organisatie die zich voortdurend ontwikkelt. Daarvoor zijn medewerkers nodig die dit willen en kunnen ondersteunen. Medewerkers die breed inzetbaar zijn en die willen investeren in hun persoonlijke ontwikkeling. De IND investeert graag in deze medewerkers!

De Immigratie- en Naturalisatiedienst

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Susan Westerbeek, Operationeel Manager

06 - 50 09 40 24

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Anjena Chandoesing, Adviseur Werving en Selectie

06 - 50 09 41 89

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

De Immigratie- en Naturalisatiedienst nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Procesvertegenwoordiger (permanente werving)

De Immigratie- en Naturalisatiedienst
  • Stand­plaats Den Bosch, Den Haag en Zwolle
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 4 juni
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Teamondersteuner

De Immigratie- en Naturalisatiedienst
  • Stand­plaats Schiphol
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Reageren voor 25 mei
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Operationeel Manager

Immigratie- en Naturalisatiedienst
  • Stand­plaats Ter Apel
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 3 juni
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon