Managementondersteuner

De Immigratie- en Naturalisatiedienst

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 12 maanden
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.269 - €3.220
  • Salaris­niveau schaal 6, schaal 7
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel, Documentatie en Informatievoorziening
  • Reageren voor 27 augustus Nog 9 dagen
  • Vacaturenummer IND DH/IND/2022/590
  • Plaatsingsdatum 30 juni 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Wegens uitbreiding binnen de IND zijn we altijd op zoek naar nieuwe secretaresses/managementondersteuners bij verschillende directies. Denk hierbij aan een managementondersteuner voor (een Tactisch) Manager tot de directiesecretaresse van een van de directeuren.

Een afwisselende baan met een grote verantwoordelijkheid, eigen initiatief en een prettige en collegiale werkomgeving. Daarnaast bieden wij een salaris in schaal 6 of 7 conform CAO Rijk en een aanstelling voor 1 jaar. Die wij bij wederzijdse tevredenheid omzetten naar een vaste arbeidsovereenkomst.

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken met zich mee die vragen om aandacht.

Wat ga je doen:

“In the eye of the storm, iedere werkdag staan wij als team klaar om soms het onmogelijke, mogelijk te maken. De dynamiek dat geen enkele werkdag hetzelfde is en we vaak hoge golven van drukte hebben. Toch kunnen we de rust en stilte uitstralen voor onszelf en onze omgeving en dat maakt het werken bij de IND een bijzondere plek. We zijn er voor elkaar, verliezen de focus niet uit het oog en wat wij als IND’er doen, doet er toe!” Merci Zonnenberg, Directiesecretaresse

Je draagt samen met je collega’s - zorg voor een vakbekwame en effectieve ondersteuning van de leiding van jouw directie of managementteam. Daarnaast werk je regelmatig samen met de verschillende managementondersteuners binnen jouw directie en binnen de IND.

Als managementondersteuner vorm je als het ware de ‘toegangspoort’ tot de MT-leden voor de interne organisatie en partijen buiten de IND. Je beheert de complexe agenda van de MT-leden en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Je zet verzoeken tot annotaties voor de verschillende overleggen uit bij de betrokken adviseurs. Daarnaast beheer je de mailbox van de MT-leden en behandelt inkomende en uitgaande post. Daarbij schat je de urgentie van de berichten in en maakt daarvan eventueel samenvattingen. En handelt reisaanvragen en declaraties af in de daarvoor bestemde systemen. Je bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Je signaleert knelpunten en onjuistheden en draagt hiervoor verbeteringen aan.

Je hebt gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie en beschikt over vaardigheden in het behandelen van vertrouwelijk informatie en gegevens. Je weet informatie op urgentie in te schatten en bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Je signaleert knelpunten en onjuistheden en draagt hiervoor verbeteringen aan.
Je zet de stukken voor de overleggen van de directeuren klaar in het administratieve systeem (iBABS), voert documenten in het digitale postsysteem (Digijust) op en bewaakt de voortgang van de documentenstroom. Je ondersteunt de directeuren op het gebied van financiële administratie (LEONARDO) en organiseert externe locaties voor bijeenkomsten.
Je denkt proactief mee in verbetering van de administratieve processen, toont initiatief en hebt een dienstverlenende houding.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

  • In een ondersteunde rol te zorgen dat de directeur zijn taak zo goed mogelijk kan uitvoeren (agenda- en mailbeheer);
  • Zorgen de administratieve processen zoals ibabs, digijust en leonardo op orde zijn
  • Dat het secretariaat als een goed geoliede machine functioneert.

Het leukste aan deze functie is dat je zowel een manager of directeur zelfstandig ondersteunt als dat je onderdeel bent van een secretariaat waarin nauw met elkaar wordt samengewerkt om de directie zo goed mogelijk te ondersteunen. Daarom zijn we op zoek naar een echte teamplayer die ook zelfstandig goed zijn/haar mannetje weet te staan. Voor diverse directies zijn we op zoek, denk daarbij aan Asiel&Bescherming (A&B), Regulier Verblijf en Nederlandschap (RVN) en Strategie en Uitvoeringsadvies(SUA). Verder in de tekst kun je de verschillende directies terugvinden met een beknopte uitleg. Heb je een voorkeur dan horen we dit graag.

Voor vragen over bovenstaande functie kun je contact opnemen met een van de hieronder staande medewerkers:

Celestine Prins, teamleider directie SUA, 06-52792318;
Sabine van den Assem-Zaalberg, manager staf directie RVN, 06-83221718 (verlof 11-7 t/m 5-8);
Petra Kars, (operationeel) manager bij directie RVN, 06-11032481 (verlof 13-7 t/m 22-7);
Yinka Tempelman, manager bij directie A&B, 06-11075613 (verlof 20-7 t/m 12-8);
Sean van Dijk, secretaris bij directie A&B, 06-25735547.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Directie Asiel & Bescherming (A&B)

De directie A&B beslist over asielaanvragen, over zaken waarin mensen met een asielstatus familieleden naar Nederland willen laten overkomen, en over herbeoordelingen van vergunningen. We gaan op een professionele, doelmatige en respectvolle manier te werk om onze klant duidelijkheid te geven over zijn toekomst. Tijdig en zorgvuldig beslissen: daar draait het om. Daarom vinden we het belangrijk dat we de klant en de (asiel)keten goed kennen, en werken we met gemotiveerde, integere en flexibele medewerkers. We werken dan ook nauw samen met partners zoals het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA), de politie en de Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V).

Een internationale omgeving
Wij werken in een internationaal georiënteerde omgeving. Wereldwijd speelt de verschuiving van de huidige situatie naar opvang in de regio. Mede daarom wordt in Europees verband toegewerkt naar een gemeenschappelijk asielbeleid. Door actief samen te werken en kennis te bundelen, dragen we bij aan een krachtige uitvoering van dit beleid.

Veranderen
Onze directie is flink aan het veranderen. Het doel is tweeledig: we willen de klant sneller en beter van dienst zijn én we willen het beslisproces efficiënter en goedkoper inrichten. Technologische ontwikkelingen spelen een belangrijke rol in het behalen van dit doel.

Directie Regulier Verblijf en Nederlanderschap

De directie RVN beslist over aanvragen voor regulier verblijf in Nederland, bijvoorbeeld vanwege opleiding, werk of huwelijk, en over verzoeken tot het verkrijgen van Nederlanderschap. In ons werk staat de klant centraal, met als uitgangspunt: de klant krijgt de aandacht die hij nodig heeft. Om dit goed te kunnen doen, is de directie verdeeld in vijf klantgroepen: EU en Internationaal, Familie & Gezin, Naturalisatie, Verlengingen en een superklantgroep Zakelijk (Arbeid, Kennis & Talent, Studie & Uitwisseling). RVN bestaat uit circa 40 teams verspreid over de locaties Den Bosch, Den Haag en Zwolle. Ten behoeve van de klant worden beslissingen snel, helder en juridisch juist genomen. Doel is dat elke klant op elk moment de juiste verblijfstitel heeft. Uitgangspunt is daarbij modern Migratiebeleid waarin de klant snel een antwoord krijgt en er veel aandacht is voor de handhaving na vergunningverlening. Behalve de vijf klantgroepen is per 1 mei 2021 binnen de directie RVN ook een afdeling BIS (Business Innovation & Support) ondergebracht met een organisatie-brede opdracht. Deze afdeling is onder meer verantwoordelijk voor innovatie, projectmanagement en het versterken van de aansluiting van de business op IV ten aanzien van zowel ontwikkeling als beheer.

De directie zet al enkele jaren in op digitalisering en automatisering van procedures en de daarvoor benodigde gegevensuitwisseling met andere instanties. De focus verschuift daarbij van het beoordelen van alle individuele voorwaarden van een aanvraag naar het beoordelen van die gegevens die afwijken van wat nodig zou zijn en het wegen of dat tot vergunning verlening of intrekking zou moeten leiden. Daarnaast optimaliseren we ons proces door meer te gaan werken vanuit de bedoeling van ons werk. De centrale vraag daarbij is: hoe maken we ons werk betekenisvoller, op een leuke en slimme manier? Het is een procesverbetering en behelst een andere manier van werken waarbij managers en medewerkers (waaronder medezeggenschap) op een inspirerende manier worden betrokken.

Directie Strategie en Uitvoeringsadvies

De directie Strategie en Uitvoeringsadvies (SUA) is het inhoudelijk kompas van de IND: SUA ondersteunt de IND in zijn ambitie om een vitale, moderne en deels datagestuurde organisatie te zijn. Het motto van SUA luidt: ‘SUA betrekt, helpt en richt met kennis en kunde.’

De directie Strategie en Uitvoeringsadvies (SUA) ondersteunt de IND met het uitzetten van een koers op kerntaken. En SUA begeleidt de IND om koers te houden. Ook richt de directie zich op integraal uitvoeringsadvies in het kader van het vreemdelingenbeleid. Hiervoor kijkt SUA vooruit en vormt ze strategie.

SUA is klantgericht en opereert proactief vanuit het principe signaleren, analyseren, integraal adviseren en evalueren. De directie is opgebouwd uit een afdeling Onderzoek en Analyse, twee integrale adviesafdelingen, de afdeling Nationale Veiligheid, Proces en Informatiebeheer en een afdeling Strategie en Thematisch advies.

De Immigratie- en Naturalisatiedienst

Een vluchteling die niet veilig is in eigen land. Een ingenieur die zijn kennis in Nederland in de praktijk komt brengen. En een gezin dat elkaar na jaren weer in de armen kan sluiten. Wat ze met elkaar gemeen hebben? De IND beoordeelt hun verzoeken om in Nederland te mogen wonen of Nederlander te willen worden.

De IND voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dat betekent dat we alle verblijfsaanvragen beoordelen. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en daarom hier asiel aanvragen. Of om mensen die hier willen werken, studeren, of een gezin vormen met iemand die hier al woont. Maar het kan ook gaan om mensen die hier al zo lang wonen dat zij zich Nederlander voelen en die daarom via een naturalisatieverzoek een Nederlands paspoort aanvragen.

De IND wil een compacte en wendbare uitvoeringsorganisatie zijn met hoogwaardige kennis op het vreemdelingendomein en met oog voor de menselijke maat. De IND moet kunnen inspelen op wisselende eisen en omstandigheden en tegelijkertijd moet de kwaliteit van dienstverlening voorop blijven staan. Dit vraagt om een proactieve organisatie die zich voortdurend ontwikkelt. Daarvoor zijn medewerkers nodig die dit willen en kunnen ondersteunen. Medewerkers die breed inzetbaar zijn en die willen investeren in hun persoonlijke ontwikkeling. De IND investeert graag in deze medewerkers!

De Immigratie- en Naturalisatiedienst

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Y. Tempelman, A&B, 06-11075613 (afw. 20/7-15/8) / S. v. Dijk, secretaris A&B, 06-25735547

Celestine Prins, teamleider SUA

06 52 79 23 18

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Petra Kars, manager RVN, (afw. 13/7-25/7)

06 11 03 24 81

Sabine van den Assem-Zaalberg, manager Staf RVN, (afw. 11/7-8/8)

06 83 22 17 18

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

De Immigratie- en Naturalisatiedienst nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

(Senior) Adviseur

Immigratie- en Naturalisatiedienst
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 22 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Adviseur (Data) Kwaliteit

De Immigratie- en Naturalisatiedienst
  • Stand­plaats Den Haag (Rijnstraat 8)
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 29 augustus
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Beslismedewerker

De Immigratie- en Naturalisatiedienst
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 1 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon