Managementondersteuner

Wegens uitbreiding binnen de IND zijn we altijd op zoek naar nieuwe secretaresses/managementondersteuners bij verschillende directies. Denk hierbij aan een managementondersteuner voor (een Tactisch) Manager tot de directiesecretaresse van een van de directeuren.

Een afwisselende baan met een grote verantwoordelijkheid, eigen initiatief en een prettige en collegiale werkomgeving. Daarnaast bieden wij een salaris in schaal 6 of 7 conform CAO Rijk en een aanstelling voor 1 jaar. Die wij bij wederzijdse tevredenheid omzetten naar een vaste arbeidsovereenkomst.

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken met zich mee die vragen om aandacht.

Wat ga je doen:

“In the eye of the storm, iedere werkdag staan wij als team klaar om soms het onmogelijke, mogelijk te maken. De dynamiek dat geen enkele werkdag hetzelfde is en we vaak hoge golven van drukte hebben. Toch kunnen we de rust en stilte uitstralen voor onszelf en onze omgeving en dat maakt het werken bij de IND een bijzondere plek. We zijn er voor elkaar, verliezen de focus niet uit het oog en wat wij als IND’er doen, doet er toe!” Merci Zonnenberg, Directiesecretaresse

Je draagt samen met je collega’s - zorg voor een vakbekwame en effectieve ondersteuning van de leiding van jouw directie of managementteam. Daarnaast werk je regelmatig samen met de verschillende managementondersteuners binnen jouw directie en binnen de IND.

Als managementondersteuner vorm je als het ware de ‘toegangspoort’ tot de MT-leden voor de interne organisatie en partijen buiten de IND. Je beheert de complexe agenda van de MT-leden en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Je zet verzoeken tot annotaties voor de verschillende overleggen uit bij de betrokken adviseurs. Daarnaast beheer je de mailbox van de MT-leden en behandelt inkomende en uitgaande post. Daarbij schat je de urgentie van de berichten in en maakt daarvan eventueel samenvattingen. En handelt reisaanvragen en declaraties af in de daarvoor bestemde systemen. Je bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Je signaleert knelpunten en onjuistheden en draagt hiervoor verbeteringen aan.

Je hebt gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie en beschikt over vaardigheden in het behandelen van vertrouwelijk informatie en gegevens. Je weet informatie op urgentie in te schatten en bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Je signaleert knelpunten en onjuistheden en draagt hiervoor verbeteringen aan.
Je zet de stukken voor de overleggen van de directeuren klaar in het administratieve systeem (iBABS), voert documenten in het digitale postsysteem (Digijust) op en bewaakt de voortgang van de documentenstroom. Je ondersteunt de directeuren op het gebied van financiële administratie (LEONARDO) en organiseert externe locaties voor bijeenkomsten.
Je denkt proactief mee in verbetering van de administratieve processen, toont initiatief en hebt een dienstverlenende houding.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• In een ondersteunde rol te zorgen dat de directeur zijn taak zo goed mogelijk kan uitvoeren (agenda- en mailbeheer);
• Zorgen de administratieve processen zoals ibabs, digijust en leonardo op orde zijn
• Dat het secretariaat als een goed geoliede machine functioneert.

Het leukste aan deze functie is dat je zowel een manager of directeur zelfstandig ondersteunt als dat je onderdeel bent van een secretariaat waarin nauw met elkaar wordt samengewerkt om de directie zo goed mogelijk te ondersteunen. Daarom zijn we op zoek naar een echte teamplayer die ook zelfstandig goed zijn/haar mannetje weet te staan. Voor diverse directies zijn we op zoek, denk daarbij aan Asiel&Bescherming (A&B), Regulier Verblijf en Nederlandschap (RVN) en Strategie en Uitvoeringsadvies(SUA). Verder in de tekst kun je de verschillende directies terugvinden met een beknopte uitleg. Heb je een voorkeur dan horen we dit graag.

Voor vragen over bovenstaande functie kun je contact opnemen met een van de hieronder staande medewerkers:

Celestine Prins, teamleider directie SUA, 06-52792318;
Sabine van den Assem-Zaalberg, manager staf directie RVN, 06-83221718 (verlof 11-7 t/m 5-8);
Petra Kars, (operationeel) manager bij directie RVN, 06-11032481 (verlof 13-7 t/m 22-7);
Yinka Tempelman, manager bij directie A&B, 06-11075613 (verlof 20-7 t/m 12-8);
Sean van Dijk, secretaris bij directie A&B, 06-25735547.