Managementondersteuner

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 24 - 28
  • Maand­salaris €2.471 - €3.220
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 13 december Nog 7 dagen
  • Vacaturenummer AWTI/2021/966
  • Plaatsingsdatum 26 november 2021
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Ben je op zoek naar een veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheid? Kan jij plannen en organiseren als een kei. Als dit zo is dan willen wij jou graag ontmoeten!

Een vliegende kiep: dat ben jij als directiesecretaresse bij de AWTI in Den Haag. Voor de secretaris-directeur, voorzitter, raadsleden, adviseurs én voor je collega-ondersteuners ben je onmisbaar. Je bent verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de AWTI, dit omvat onder andere het organiseren van diverse vergaderingen en het teamoverleg. Je bent organisatiesensitief en communicatief sterk en je zet dit in bij het schrijven van correspondentie voor de organisatie. Het onderhouden van contacten met zowel externe als interne stakeholders is een belangrijk onderdeel van de functie. Kortom, je hebt volop variatie in deze uitdagende functie.

Als directiesecretaresse ben je het centrale aanspreekpunt binnen het bureau van de AWTI; een klein team van hechte collega’s met een informele open sfeer. Je bent verantwoordelijk voor de administratieve en secretariële ondersteuning van de raad en het bureau.
Je beheert de agenda van de voorzitter en de secretaris-directeur en je bent verantwoordelijk voor de digitale verzending van de vergaderstukken van de raadsvergaderingen. Je organiseert vergaderingen, plant afspraken en (speciale) bijeenkomsten en je draagt zorgt voor de volledige logistieke afhandeling van deze processen.
Je bent verantwoordelijk voor het up-to-date zijn van het relatiebestand, voor de archivering, je verzorgt de correspondentie en doet de postbehandeling en -registratie. Je bent sterk in het verzorgen van de lay-out van teksten. Je werkt nauw samen met de officemanager en de communicatiemedewerker. Bij ziekte of afwezigheid wordt een aantal kerntaken over en weer waargenomen.
Verder ben je ook een sympathieke collega voor de staf en ondersteuning.
Daarnaast zijn wij ook benieuwd naar jouw ideeën over het verbeteren van de administratieve processen binnen de AWTI. We dagen je dan ook uit om hierover mee te denken!

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De AWTI is de onafhankelijke adviesraad van de regering en het parlement op het gebied van wetenschap, technologie en innovatie. De raad bestaat uit tien deskundigen afkomstig uit de wetenschap en het bedrijfsleven. Bij zijn werkzaamheden wordt de raad ondersteund door het bureau. Het bureau telt 12 medewerkers en wordt geleid door de secretaris-directeur.

AANVULLENDE INFORMATIE

  • grootte van het team: 10 tot 12 personen;
  • informatie over de werkomgeving(cultuur etc.): Informele cultuur met veel nadruk op flexibiliteit en kwaliteit;
  • wijze van begeleiding (zelfstandige functievervulling, werken onder begeleiding van een senior/leidinggevende etc.): Zelfstandige functie in nauwe samenwerking met officemanager (in geval van afwezigheid worden kerntaken overgedragen en overgenomen); ondersteuning staat onder leiding van officemanager;
  • kritische succes-/faalfactoren (wat moet de kandidaat minimaal kunnen (kennis/competenties) en wat mag de kandidaat aan kennis/competenties niet missen om de functie (binnen een jaar) voldoende te kunnen vervullen): Flexibiliteit, goede communicatie en samenwerken zijn absoluut essentieel in een klein team als dat van de AWTI. Resultaatgerichtheid, goed kunnen plannen en organiseren zijn ook onmisbaar;
  • doorstroommogelijkheden: De AWTI is een heel kleine, platte organisatie. Doorstroming kan alleen plaatsvinden naar andere organisaties.

De cultuur bij AWTI kenmerkt zich door een open sfeer. De organisatie is klein en de collega’s werken nauw met elkaar samen. Een goede match met het team is daarom noodzakelijk.

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

OCW werkt aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Het ministerie werkt voor mensen. Leerlingen, studenten en hun ouders. Kunstenaars, museumdirecteuren en leraren. Onderwijzers en docenten van primair tot hoger onderwijs. Wetenschappelijk onderzoekers. Medewerkers van radio en televisie, bibliotheken en kunstinstellingen. Deze opsomming is nog verre van compleet. Beleid wordt gemaakt vóór mensen, dóór mensen. De bewindslieden, bestuur, leidinggevenden en medewerkers van het ministerie werken er dagelijks hard aan.

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Patrick Essers

06-21344054

Annelieke van der Giessen

06-18838102

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie OCW

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Management/projectondersteuner

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 28-32
  • Salaris­niveau schaal 7,schaal 8
  • Reageren voor 8 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Onlineredacteur/Communicatiemedewerker

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 24
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 8 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Managementondersteuner

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 28-32
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Reageren voor 8 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon