Managementondersteuner

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.224 - €2.891
  • Salaris­niveau schaal 6
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 2 maart Nog 1 dag
  • Vacaturenummer RVB/2021/51
  • Plaatsingsdatum 16 februari 2021
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Zorgen dat drie/vier managers van de directie Transacties & Projecten van het Rijksvastgoedbedrijf hun volle aandacht kunnen richten op uiteenlopende projecten. Van een grote renovatie aan een overheidsgebouw, de verkoop van een kazerne, tot hun zorg voor de medewerkers. Daar draag je als managementondersteuner in Den Haag aan bij. Want jij ontzorgt hen op administratief en secretarieel gebied.

Samen met een aantal collega’s vorm je het secretariaat voor de managers van de afdeling Architectuur & Techniek. Een belangrijk onderdeel van je werk is het agendabeheer. Je plant vergaderingen, maakt afspraken voor bijvoorbeeld personeelsgesprekken en houdt rekening met prioriteiten. Van alle managers ken je hun wensen. Hoeveel voorbereidingstijd ze nodig hebben voor een meeting. Of je gesprekken kort na elkaar kunt plannen. En hoe ze naar afspraken buiten de deur reizen. Met die kennis zorg je dat vergaderstukken op tijd beschikbaar zijn. En maak je bijvoorbeeld een reisschema. Ook heb je aan globale aanwijzingen genoeg om correspondentie en binnenkomende telefoongesprekken af te handelen.

Regelmatig notuleer je bij vergaderingen. Je werkt deze notulen uit, maakt dossiers en verzendt die naar de juiste mensen. Gevoelige informatie die daarin voorkomt, is bij jou in vertrouwde handen. Je organiseert ook vergaderingen. Op dit moment vooral digitaal. Het kan gaan om een meeting met tien mensen, maar ook met vijftig. Jij zorgt ervoor dat iedereen op tijd kan inloggen voor deelname. Maar je bepaalt ook of vanwege de dataveiligheid een videoconference wel verstandig is. Gaat het om een fysieke bijeenkomst, dan regel je in- of extern een geschikte vergaderzaal met de benodigde faciliteiten en verstuur je de uitnodigingen en routebeschrijvingen.

Als managementondersteuner weet je ook wat er in de secties van de managers speelt. Is er iemand ziek, dan stuur je een bloemetje namens de manager. En je regelt een leuk cadeautje voor bijvoorbeeld een collega die net vader of moeder is geworden. Voor de medewerkers heb je een vertrouwd luisterend oor. Signaleer je dat iemand het moeilijk heeft of ergens mee zit? Dan breng je dat onder de aandacht van de manager. Eventueel adviseer je om tijd vrij te maken voor een gesprek. Kortom: in deze supergevarieerde job ben je samen met je collega’s van het secretariaat de spin in het web van de afdeling.

Functie-eisen

  • Je hebt minimaal mbo-niveau en liefst een diploma richting managementondersteuner.
  • Je hebt minimaal twee jaar ervaring als managementondersteuner en bij voorkeur kennis van de besluitvorming bij de overheid.
  • Je kunt goed overweg met Microsoft Office.
  • Je spreekt en schrijft goed Nederlands en hebt goede sociale vaardigheden.
  • Je hebt snel inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen een organisatie.
  • Je kunt zowel goed zelfstandig werken als samen met managers en directe collega’s in een secretariaat en ziet snel welke zaken prioriteit hebben.
  • Je kunt je inleven in de manager voor wie je werkt, je directe collega’s en de medewerkers van een afdeling.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 6
  • Maand­salaris Min €2.224 Max. €2.891 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • De sollicitatiegesprekken zullen begin maart plaatsvinden.
  • Wil je meer weten over deze vacature? Neem dan contact op met Wim Jansen, afdelingshoofd Bedrijfsbureau, via 06 – 46 85 94 00. Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Linda Westerdiep, HRM-adviseur via 06 – 11 64 25 56.
  • De afdeling Bedrijfsbureau werkt voor de gehele directie T&P. Mogelijk word je in de toekomst gevraagd om je werkzaamheden voor een andere afdeling binnen de directie uit te voeren.
  • Op dit moment vinden de sollicitatiegesprekken digitaal plaats via videobellen. Bij de uitnodiging voor het sollicitatiegesprek ontvang je hiervoor een instructie.
  • Mogelijk is voor de uitoefening van je werkzaamheden bij het Rijksvastgoedbedrijf (in de toekomst) een veiligheidsonderzoek aan de orde. We gaan ervan uit dat je daaraan meewerkt.
  • Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto’s beschikbaar.
  • Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. Je overlegt met het leidinggevende hoe je hier invulling aan geeft. Het kan dus ook zijn dat je af en toe op een andere locatie of thuis werkt.
  • Een assessment kan deel uitmaken van de procedure.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Directie Transacties en Projecten
De schakel naar de vastgoed- en bouwmarkt: dat is de directie Transacties en Projecten. Wij voeren onder meer de portefeuillestrategie van het Rijksvastgoedbedrijf uit door middel van (her)ontwikkeling, transformaties en transacties. Zo zorgen we voor de realisatie van de omvangrijke verkoopopgave van vastgoed en het genereren van inkomsten door (tijdelijk) gebruik van vastgoed. Dat doen we door het afsluiten van contracten, zoals (erf)pacht, huur, medegebruik en bijzonder beheer.

Bedrijfsbureau
Het Bedrijfsbureau bestaat uit ongeveer 20 fte. Een aantal van je collega’s zijn inhoudelijke ondersteuners. De zeventien managementondersteuners waar jij deel van uitmaakt, zijn verdeeld over de secretariaten van de afdelingen binnen de directie Transacties en Projecten. We vormen een hecht collectief van vrouwen én mannen van begin twintig tot in de zestig.

De processen binnen elk secretariaat zijn hetzelfde. De mensen waar we voor werken en hun medewerkers maken het verschil. Daardoor kunnen we makkelijk bijspringen op een ander secretariaat. En onderling wisselen we informatie uit, zodat we de processen goed kunnen uitvoeren en we taken van elkaar kunnen overnemen als het bij iemand even wat minder loopt. We zorgen dus goed voor elkaar en creëren samen fijne werkplekken met een goede sfeer. Als de omstandigheden het toelaten, maken we ook weer ruimte voor een etentje of een drankje samen.

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)

Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.

Zie https://www.rijksvastgoedbedrijf.nl/over-ons/organisatie voor meer informatie over het Rijksvastgoedbedrijf.

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Wim Jansen

06-46859400

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Marilyn Antonia, Backoffice werving & selectie

06-50738020

Shamin Naipal, Backoffice werving & selectie

06-46748145

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Rijksvastgoedbedrijf (RVB) nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Acquisiteur Rijksvastgoed

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)
  • Stand­plaats Utrecht Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 10 maart
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Inkoper grond

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)
  • Stand­plaats Utrecht
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 15 maart
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Senior verkoper rijksvastgoed

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)
  • Stand­plaats Tilburg
  • Uren per week 32
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Reageren voor 11 maart
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon