Managementondersteuner

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

  • Stand­plaats DEN HAAG
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.224 - €2.891
  • Salaris­niveau schaal 6
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 21 juni Nog 5 dagen
  • Vacaturenummer 44/21-11
  • Plaatsingsdatum 5 juni 2021
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Functie­omschrijving

Zorgen dat de managers zich kunnen concentreren op hun eigen werk: weet jij als ervaren managementondersteuner als geen ander hoe dat werkt? Kom dan de managementpool binnen het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid in Den Haag versterken en de managers op allerlei gebieden van a tot z ontzorgen.

Je komt terecht in de managementpool van de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel. Samen met zo’n twintig andere managementondersteuners werk je hard aan het op een hoogwaardige manier ondersteunen van de managers van de directies en afdelingen van de kolommen plaatsvervangend secretaris-generaal en secretaris-generaal.

Vol energie ondersteun je een of meerdere managers. Daarbij kijk je over je grenzen heen. Zo beheer je complexe agenda's met externen die ook drukke agenda’s hebben. Ook voor het organiseren van een event draai jij je hand niet om. Wat jouw baan extra leuk maakt, is dat je ook actief bijdraagt aan een team dat volop in ontwikkeling is. Jouw collega’s steunen op jouw kennis en ervaring.

Jouw taken

  • Je beheert en bewaakt agenda's en inboxen van het managementteam.
  • Je maakt en plant afspraken, ook voor de langere termijn, en je signaleert eventuele knelpunten vroegtijdig.
  • Je bent effectief in het organiseren van vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten voor het management, meldt bezoekers aan en regelt de locaties en catering.
  • Je zorgt voor een tijdige en klantvriendelijke afhandeling van telefoons, e-mails en post, en je jaagt uitgezette actiepunten na.
  • Je organiseert en beheert de documentenstroom via DigiDoc en ondersteunt collega's bij het gebruik ervan.
  • Je verzamelt vergaderstukken, maakt zo nodig een dossier aan, of zet de stukken in het systeem iBabs.
  • Je regelt de e-mailaccounts en ICT-middelen voor nieuwe medewerkers, en sluit de accounts af bij het vertrek van collega's.
  • Je notuleert bij vergaderingen op verzoek van je manager.

Functie-eisen

Je kunt snel schakelen, anderen enthousiasmeren en zorgen dat de voortgang erin blijft. Ook ben je een uitstekende planner en kun je langere tijd op een hoog tempo werken. Verder denk je mee over verbeteringen, pak je hierin je verantwoordelijkheid en zorg je dat processen zo soepel mogelijk verlopen. Je werkt gestructureerd, stelt prioriteiten en bent creatief in het vinden van oplossingen. Ook ben je klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding, en weet je hoe je omgaat met vertrouwelijke informatie. Je kunt goed samen- maar ook zelfstandig werken. Daarnaast kun je goed luisteren, samenvatten en doorvragen. En heb je een natuurlijk gezag waarmee je anderen weet te overtuigen. Het geven en ontvangen van feedback vind je vanzelfsprekend. Verder vragen we het volgende van je:

  • Je hebt een mbo 4-diploma in een secretariële richting en enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie.
  • Je hebt ervaring met het ondersteunen van complexe projecten.
  • Je weet in no time feilloos je weg te vinden binnen (digitale) systemen en programma's zoals iBabs, DigiDoc, Outlook en Excel. Ook ben je de vraagbaak voor anderen op dat gebied.
  • Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands.
  • Je bent in staat een relevant netwerk te onderhouden, zowel binnen de directies die de pool ondersteunen als daarbuiten.
  • Je bent op de vrijdagen beschikbaar.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 6
  • Salaris­omschrijving

    Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en ervaring, maximaal € 2891,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek, volgens schaal 6 van de CAO Rijk.

  • Maand­salaris Min €2.224 Max. €2.891 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
  • Contract­duur 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) houdt van diversiteit. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten vergroten de denkkracht en handelingsperspectieven van SZW waardoor we optimaal aansluiten bij de behoeften uit de samenleving. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent en van wie je houdt. We zijn vooral nieuwsgierig naar jouw drive naar maatschappelijk effect.
  • Je bent niet verplicht om je geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
  • Ben je een Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Stuur dan jouw sollicitatie uitsluitend in via hrmwerving@minszw.nl. Overige sollicitanten kunnen solliciteren met behulp van het sollicitatieformulier via de sollicitatiebutton onderaan deze vacature.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De afdeling Ondersteuning, Beheer en Evenementen (OBE) is onderdeel van de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel (OBP). Bij de afdeling OBE zijn alle operationele taken gebundeld. Jij werkt binnen Management en Medezeggenschapsondersteuning (MMO). Wij verzorgen de managementondersteuning voor de (plaatsvervangende) secretaris-generaal-kolom en de ambtelijke ondersteuning van de medezeggenschap. De MMO-teams bestaan uit respectievelijk twintig en vijf collega's, en staan onder leiding van een teammanager.

Binnen de directie OBP werken we met ongeveer 125 collega’s in een collegiale werksfeer, waarin ruimte is voor humor, luchtigheid en waardering voor elkaar. Leren en experimenteren staan hoog in het vaandel waardoor er volop mogelijkheden zijn om jezelf persoonlijk en op inhoud te ontwikkelen.

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk in Nederland. Iedereen moet de kans krijgen om mee te doen en zich te ontwikkelen, zodat je zelf kunt bijdragen aan je eigen toekomst. Als het tegenzit zorgen we voor een vangnet, en als je met pensioen gaat voor een inkomen. Dat kan alleen in een land waar mensen er voor elkaar zijn.

Wij willen beleid maken dat voor iedereen werkt. We luisteren naar wat er speelt in de samenleving; werken nauw samen met partners, en spelen in op nieuwe ontwikkelingen, nationaal en internationaal. We buigen ons over vragen die niet bepaald tot de gemakkelijkste behoren. Over het sociaal beleid, de toekomst van de verzorgingsstaat en de betaalbaarheid van de oudedagsvoorziening. Maar ook over de vergrijzingsproblematiek en de veiligheid op de werkplek.

We stimuleren de naleving van regels en als er misstanden zijn, treden we op. Het ministerie geeft als werkgever het goede voorbeeld.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Wervingspool SZW (voor technische ondersteuning)

06 118 36 912

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Managementondersteuner

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Reageren voor 21 juni
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Adviseur Evenementenbureau SZW

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 21 juni
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Secretaris programma Maatwerk Multiprobleemhuishoudens

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 25 juni
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon